Crear eventos

Puede crear eventos que le permitan invitar a uno o varios invitados a un sitio para una visita programada.

Crear un evento de invitación rápida

Un evento de invitación rápida le permite crear un evento y enviar una invitación por correo electrónico a un invitado.

1. Desde la barra lateral izquierda en VisitorOS, haga clic en Eventos, 
2. Haga clic en Invitar visitante.
3. En los campos Hora de inicio y Hora de finalización, seleccione la fecha y hora para elegir cuándo comienza y termina el evento.

4. En el menú desplegable Sitio, seleccione el sitio donde se llevará a cabo el evento.

   Nota:

   Si no ve el sitio que busca, es porque no le ha sido asignado.

5. En el menú desplegable Tipo de visitante, seleccione el tipo de visitante que está invitando. El tipo de visitante determina qué documentos revisan los invitados durante el registro y qué listas de vigilancia se verifican.
6. En el menú desplegable Anfitrión , seleccione la persona a la que el invitado va a visitar. Si no tiene permiso para gestionar todos los eventos, solo podrá seleccionarse a sí mismo.
7. En el campo de búsqueda Información del visitante , ingrese el nombre del invitado y luego realice una de las siguientes acciones:

   • Si ve al invitado en los resultados de búsqueda, seleccione su nombre para completar su información a partir de su última visita. Esto también asegura que no tenga que completar documentos que ya haya revisado, siempre que no hayan expirado.

     Nota:

     La información del visitante solo se completará a partir de una visita anterior del invitado si Recordar última entrada para visitantes recurrentes estaba activado. Para aprender cómo activar esta opción, consulte Gestionar campos de datos.

   • Si el invitado no aparece en los resultados de búsqueda, haga clic en Nuevo visitante y luego ingrese su Correo electrónico. Según cómo esté configurado su sitio, puede que vea campos adicionales bajo Información del visitante. Puede completarlos ahora o dejarlos para que el invitado los complete cuando se preregistre o registre.
8. En el campo Instrucciones para el invitado , ingrese información adicional que desee incluir en la invitación por correo electrónico.
9. En el campo Notas (internas) , ingrese notas internas. Estas notas son visibles para usted, los usuarios que pueden gestionar todos los eventos y los usuarios que tienen acceso a los registros de visitantes. Cualquiera de estos usuarios también puede editar las notas.

10. Haga clic en Invitar para enviar el correo electrónico de invitación.

    Nota:

    La invitación se añadirá como un evento y se mostrará en la página de Eventos.

Crear un evento con múltiples invitados

Un evento con múltiples invitados le permite invitar a varios invitados al mismo evento y, si es necesario, configurar que el evento se repita según un horario.

1. Desde la barra lateral izquierda en VisitorOS, haga clic en Eventos.
2. Haga clic en Nuevo evento.
3. En el campo Nombre del evento , ingrese un nombre que identifique claramente el evento.
4. En el menú desplegable Sitio, seleccione el sitio donde se llevará a cabo el evento.
5. En el menú desplegable Anfitrión , seleccione la persona a la que el invitado va a visitar. Si no tiene permiso para gestionar todos los eventos, solo podrá seleccionarse a sí mismo.

6. En el menú desplegable Tipo de visitante, seleccione el tipo de visitante que está invitando. El tipo de visitante determina qué documentos revisan los invitados durante el registro y qué listas de vigilancia se verifican.

   Importante:

   Este será el Tipo de visitante predeterminado si no especifica uno al agregar invitados al evento mediante una importación CSV. Para más información, consulte Crear un archivo CSV para importar invitados a un evento.

7. Si el evento dura todo el día, seleccione Evento de todo el día.
8. En los campos Hora de inicio y Hora de finalización, seleccione la fecha y hora para elegir cuándo comienza y termina el evento.
9. Si desea programar que el evento se repita, active Evento recurrente o de varios días, luego configure el horario. Para aprender cómo, consulte Programar eventos recurrentes.
10. En el menú desplegable Permitir registro anticipado , seleccione con cuánta anticipación pueden los invitados registrarse usando su código QR.
11. En el campo Instrucciones para el invitado , ingrese cualquier información que desee incluir en el correo electrónico de invitación.
12. Para enviar un resumen al anfitrión después del evento, seleccione Enviar “Informe resumen” al anfitrión cuando el evento haya concluido.
13. Para evitar que los anfitriones reciban notificaciones cuando los invitados se registren, seleccione Suprimir notificaciones de registro.
14. Haga clic en Guardar para crear el evento.

Próximos pasos

Una vez que haya creado un evento, deberá agregar invitados al evento. Para más información, consulte Agregar invitados a un evento.

Error: No se encontró coincidencia. Por favor, proceda con el registro estándar

Este error ocurre cuando los visitantes intentan registrarse para un evento que ya ha finalizado. Puede seguir los pasos a continuación para actualizar la "Hora de finalización" del evento.

1. Desde la barra lateral izquierda en VisitorOS, haga clic en Eventos.
2. Seleccione el evento.
3. Actualice la Hora de finalización a una fecha futura.
4. Haga clic en Guardar.