Crear eventos

Puedes crear eventos que te permitan invitar a uno o varios visitantes a un sitio para una visita programada.

Crear un evento de invitación rápida

Un evento de invitación rápida te permite invitar rápidamente a un solo visitante a un evento.

1. En la barra lateral izquierda de VisitorOS, haz clic en Eventos.
2. Haz clic en Invitar visitante.
3. En Hora de inicio y Hora de finalización, selecciona cuándo comienza y termina el evento.
4. En el menú desplegable Sitio, selecciona el sitio donde tendrá lugar el evento. Si no ves el sitio que buscas, el administrador deberá asegurarse de que el sitio esté asignado a tu cuenta de usuario.
5. En el menú desplegable Tipo de visitante, selecciona el tipo de visitante del invitado.
6. En el menú desplegable Anfitrión, selecciona al empleado que recibirá al invitado. Si no tienes permiso para administrar todos los eventos, solo podrás seleccionarte a ti mismo.
7. En el campo de búsqueda Información del visitante , ingresa el nombre del invitado y, a continuación, realiza una de las siguientes acciones:

   • Si el invitado aparece en los resultados de búsqueda, selecciona su nombre para completar la información guardada de su última visita. Esto también garantiza que no tenga que completar documentos que ya haya revisado, siempre que no hayan caducado.

     Nota:

     La información de la visita anterior de un invitado solo se completa si el administrador ha configurado tu sitio para visitantes recurrentes.

   • Si el invitado no aparece en los resultados de búsqueda, haz clic en Nuevo visitante.
8. Ingresa cualquier información adicional requerida sobre el invitado. La información requerida depende de cómo el administrador haya configurado tu sitio.
9. (Opcional) Completa cualquiera de los siguientes campos: 
   • Instrucciones para el invitado: Ingresa la información adicional que quieras incluir en el correo electrónico de invitación.
   • Notas (internas): Ingresa cualquier nota interna. Estas notas son visibles y editables para ti, los usuarios que pueden administrar todos los eventos y los usuarios que tienen acceso a los registros de visitantes.
10. Para enviar el correo electrónico de invitación, haz clic en Invitar. La invitación se agregará como un evento y se mostrará en la página Eventos.

Crear un evento para varios invitados

Un evento para varios invitados te permite invitar a varios invitados al mismo evento y, si es necesario, configurar el evento para que se repita según una programación.

1. En la barra lateral izquierda de VisitorOS, haz clic en Eventos.
2. Haz clic en Nuevo evento.
3. En Nombre del evento, ingresa un nombre que identifique claramente el evento.
4. En el menú desplegable Sitio, selecciona el sitio donde tendrá lugar el evento. Si no ves el sitio que buscas, el administrador deberá asegurarse de que el sitio esté asignado a tu cuenta de usuario.
5. En el menú desplegable Anfitrión, selecciona al empleado que recibirá a los invitados. Si no tienes permiso para administrar todos los eventos, solo podrás seleccionarte a ti mismo.
6. En el menú desplegable Tipo de visitante, selecciona el tipo de visitante de los invitados. Este será el tipo de visitante predeterminado al invitar a los invitados y se puede cambiar para cada invitado.
7. Si el evento dura todo el día, selecciona Evento de todo el día.
8. En Hora de inicio y Hora de finalización, selecciona cuándo comienza y termina el evento.
9. Si quieres programar que el evento se repita, activa Evento de varios días o recurrente y, a continuación, configura la programación. Para saber cómo hacerlo, consulta Programar eventos recurrentes.
10. (Opcional) Configura cualquiera de las siguientes opciones: 
    • Permitir el registro anticipado: Selecciona con cuánta anticipación pueden registrarse los invitados para el evento.
    • Instrucciones para el invitado: Ingresa la información que quieras incluir en el correo electrónico de invitación.
    • Enviar el “Informe de resumen” al anfitrión cuando finalice el evento: Selecciona esta opción para enviar al anfitrión un resumen por correo electrónico después del evento.
    • Suprimir las notificaciones de registro: Selecciona esta opción para evitar que los anfitriones reciban notificaciones cuando los invitados se registren.
11. Para crear el evento, haz clic en Guardar.

Pasos siguientes

Después de crear un evento para varios invitados, debes agregar invitados al evento. Para saber cómo hacerlo, consulta Agregar invitados a un evento.

Error: No se encontró ninguna coincidencia. Continúa con el registro estándar

Este error ocurre cuando los visitantes intentan registrarse en un evento que ya terminó. Sigue los pasos que se indican a continuación para cambiar la hora de finalización del evento a una fecha futura.

1. En la barra lateral izquierda de VisitorOS, haz clic en Eventos.
2. Selecciona el evento que necesitas actualizar.
3. Actualiza la Hora de finalización a una fecha futura.
4. Haz clic en Guardar.