Crear eventos

Puedes crear eventos que te permiten invitar a uno o varios invitados a un sitio para una visita programada.

Crear un evento de invitación rápida

Un evento de invitación rápida te permite invitar rápidamente a un solo invitado a un evento.

1. Desde la barra lateral izquierda en VisitorOS, haz clic en Eventos.
2. Haz clic en Invitar Visitante.
3. En Hora de inicio y Hora de finalización, selecciona cuándo comienza y termina el evento.
4. En el menú desplegable Sitio, selecciona el sitio donde se llevará a cabo el evento. Si no ves el sitio que buscas, tu administrador deberá asegurarse de que el sitio esté asignado a tu cuenta de usuario.
5. En el menú desplegable Tipo de visitante, selecciona el tipo de visitante para el invitado.
6. En el menú desplegable Anfitrión, selecciona al empleado que recibirá al invitado. Si no tienes permiso para gestionar todos los eventos, solo podrás seleccionarte a ti mismo.
7. En el campo de búsqueda de Información del visitante, ingresa el nombre del invitado y luego realiza una de las siguientes acciones:

   • Si el invitado aparece en los resultados de búsqueda, selecciona su nombre para completar la información guardada de su última visita. Esto también garantiza que no tenga que completar documentos que ya haya revisado, siempre que no hayan expirado.

     Nota:

     La información de la visita previa de un invitado se completa solo si tu administrador ha configurado tu sitio para visitantes recurrentes.

   • Si el invitado no aparece en los resultados de búsqueda, haz clic en Nuevo visitante.
8. Bajo Información del visitante, ingresa la información requerida sobre el invitado. La información requerida depende de cómo tu administrador haya configurado tu sitio.
9. (Opcional) Completa cualquiera de los siguientes campos: 
   • Instrucciones para el invitado: Ingresa información adicional que deseas incluir en la invitación por correo electrónico.
   • Notas (Internas): Ingresa cualquier nota interna. Estas notas son visibles y editables por ti, usuarios que pueden gestionar todos los eventos y usuarios que tienen acceso a los registros de visitantes.
10. Para enviar el correo electrónico de invitación, haz clic en Invitar. La invitación se añadirá como un evento y aparecerá en la página de Eventos.

Crear un evento con múltiples invitados

Un evento con múltiples invitados te permite invitar a varios invitados al mismo evento y, si es necesario, configurar el evento para que se repita según un calendario.

1. Desde la barra lateral izquierda en VisitorOS, haz clic en Eventos.
2. Haz clic en Nuevo evento.
3. En Nombre del evento, ingresa un nombre que identifique claramente el evento.
4. En el menú desplegable Sitio, selecciona el sitio donde se llevará a cabo el evento. Si no ves el sitio que buscas, tu administrador deberá asegurarse de que el sitio esté asignado a tu cuenta de usuario.
5. En el menú desplegable Anfitrión, selecciona al empleado que recibirá a los invitados. Si no tienes permiso para gestionar todos los eventos, solo podrás seleccionarte a ti mismo.
6. En el menú desplegable Tipo de visitante, selecciona el tipo de visitante para los invitados. Este será el tipo de visitante predeterminado al invitar a los invitados y puede cambiarse para invitados individuales.
7. Si el evento dura todo el día, selecciona Evento de todo el día.
8. En Hora de inicio y Hora de finalización, selecciona cuándo comienza y termina el evento.
9. Si deseas programar que el evento se repita, activa Evento de varios días o recurrente, luego configura el calendario. Para aprender cómo, consulta Programar eventos recurrentes.
10. (Opcional) Configura cualquiera de las siguientes opciones: 
    • Permitir registro anticipado: Selecciona cuán temprano pueden registrarse los invitados para el evento.
    • Instrucciones para el invitado: Ingresa cualquier información que desees incluir en el correo electrónico de invitación.
    • Enviar “Informe resumen” al anfitrión cuando el evento haya concluido: Selecciona esta opción para enviar un resumen por correo electrónico al anfitrión después del evento.
    • Suprimir notificaciones de registro: Selecciona esta opción para evitar que los anfitriones reciban notificaciones cuando los invitados se registren.
11. Para crear el evento, haz clic en Guardar.

Próximos pasos

Después de crear un evento con múltiples invitados, necesitas agregar invitados al evento. Para aprender cómo, consulta Agregar invitados a un evento.

Error: No se encontró coincidencia. Por favor, proceda con el registro estándar

Este error ocurre cuando los visitantes intentan registrarse en un evento que ya ha finalizado. Sigue los pasos a continuación para cambiar la Hora de finalización del evento a una fecha futura.

1. Desde la barra lateral izquierda en VisitorOS, haz clic en Eventos.
2. Selecciona el evento que necesitas actualizar.
3. Actualiza la Hora de finalización a una fecha futura.
4. Haz clic en Guardar.