Resumen
Para comenzar, inicie sesión en FacilityOS aquí: portal.facilityos.com.
Esta guía le mostrará cómo configurar su sistema VisitorOS para que funcione de manera que se integre perfectamente con su instalación. El portal de VisitorOS también funciona como un servidor basado en la nube que guarda toda la información de sus visitantes y la mantiene al alcance de su mano.
Debe crear una cuenta para poder iniciar sesión; navegue al botón "Ayuda para iniciar sesión" y siga los pasos proporcionados.
Nota:
su equipo debe haber agregado previamente su correo electrónico en su libreta de direcciones o registros de usuario antes de crear su cuenta.
Una vez que haya creado su cuenta, podrá iniciar sesión. Dependiendo de sus permisos, tendrá acceso a una multitud de funciones diferentes dentro del portal.
Panel de control
El “Panel de control” es el corazón de VisitorOS y es el primer lugar al que llegará al iniciar sesión en el módulo. Aquí, puede ver todo lo que sucede en su sitio hoy, los últimos 30 días en términos de sus visitantes, y los últimos 90 días para los anfitriones en su libreta de direcciones.
Ciertas personas podrán registrar visitantes a través del panel de control, lo que depende de su nivel de permiso.
Para registrar a un visitante, diríjase al gran botón azul en el lado derecho de la pantalla que dice “Registrar visitante”. Esto le permitirá registrar a un visitante, o registrarse usted mismo si usted y su equipo están usando Pases de Empleado.
Consejo:
Su organización debe agregar primero el correo electrónico del usuario en la libreta de direcciones o registros de usuario para poder crear una cuenta.
Haga clic en la acción que desea realizar y siga las indicaciones. Por favor, asegúrese de completar toda la información que tenga un asterisco al lado. Esto significa que esta información es REQUERIDA para completar una invitación o registro.
Una vez que una persona ha sido registrada, hay varias cosas que puede hacer con su registro de visitante. Cuando los vea mostrados en la sección “Visitantes registrados” del panel de control, haga clic en los 3 puntos al lado derecho del listado.
Dependiendo de las funciones habilitadas, podrá invitarlos a una reunión futura, reimprimir una insignia de visitante, añadirlos a una lista de vigilancia, cerrar su sesión, editar detalles del visitante o descargar documentos legales. Ahora, naveguemos a la pestaña “Visitantes”.
Visitantes
La pestaña Visitantes es una visión general de todas las personas que han estado en su sitio desde que fue creado. Esta información es gestionada por usted y no puede ser eliminada a menos que se solicite específicamente.
Para encontrar un visitante específico, use la barra de búsqueda en la parte superior derecha de la pantalla: por favor ingrese cualquier palabra clave que aplique al visitante que busca (como su nombre o correo electrónico).
La herramienta de “filtro” le permite buscar visitantes usando múltiples opciones. Una vez que haya agregado los filtros deseados, haga clic en “Aplicar filtro” y todos los visitantes que cumplan con esos parámetros serán visibles.
Para seleccionar los visitantes, haga clic en las casillas de verificación para seleccionarlos uno por uno o todos a la vez. Una vez hecho esto, tendrá algunas opciones sobre qué hacer con los registros. Haga clic en “Acciones masivas” en la parte superior izquierda de la pantalla y podrá exportar los registros de visitantes en un archivo .CSV para acceder fácilmente a la lista.
También puede descargar todos los documentos legales relacionados con estos registros de visitantes (NDA, tamizaje covid u otros documentos aplicables a estos visitantes). O si lo desea, puede eliminar completamente las entradas seleccionadas.
Esto concluye la pestaña “Visitantes”. A continuación, continuemos navegando a la pestaña “Eventos”.
Consejo:
Ciertas acciones dependen de los permisos otorgados por el administrador de la cuenta.
Eventos
En la pestaña “Eventos”, tendrá las mismas capacidades de búsqueda que en la pestaña “Visitantes”.
Además, la pestaña “Eventos” es donde puede invitar a múltiples personas a su sitio a la vez, a diferencia de las pestañas “Panel de control” o “Visitantes” donde las invitaciones se basan en un visitante a la vez.
Para invitar a varias personas a su sitio a la vez, primero debe crear un evento. Para crear un evento, navegue al botón azul en el lado de la pantalla que dice “Nuevo” y luego “Nuevo evento”. Aquí, deberá completar cada campo de datos que tenga un asterisco al lado.
Una vez que haya especificado los detalles de su evento, haga clic en el botón azul “guardar” en la parte superior de la página y guarde el evento. Luego, regrese a la página “Eventos” y su nuevo evento aparecerá en la parte superior de la lista.
Haga clic en su nuevo evento y aquí podrá invitar a personas una por una o todas a la vez haciendo clic en el botón “invitar” y escribiendo su información manualmente o importando una lista de invitados mediante un archivo .CSV.
Hemos terminado con la pestaña “Eventos”. Naveguemos al ícono “Administrar” para encontrar el menú con nuestro próximo destino: la “Libreta de direcciones”. Haga clic en el elemento del menú para verlo.
Libreta de direcciones
La “Libreta de direcciones” contiene una lista de anfitriones que los visitantes pueden elegir para visitar al registrarse en el kiosco de VisitorOS.
Estos anfitriones deben estar en la libreta de direcciones como contactos y pueden ser ingresados manualmente o importados mediante un archivo .csv. Si va a subir un nuevo contacto a la libreta de direcciones manualmente, haga clic en el botón azul en el lado derecho de la pantalla que dice “Agregar contacto”. Complete la información requerida y guarde el contacto.
Para importar contactos mediante un archivo .CSV, haga clic en el ícono “Importar” en la misma fila que el botón “Agregar contacto”. Por favor, asegúrese de que su archivo .CSV incluya una columna para nombre, apellido y correo electrónico, ya que estos son campos obligatorios.
Una vez que haya creado un archivo .CSV con el formato correcto, busque y suelte el archivo en la ventana de importación de archivos. Siga las indicaciones y su libreta de direcciones se importará mediante el archivo .CSV.
Ahora que hemos cubierto la “Libreta de direcciones”, podemos revisar algunos ajustes adicionales.
Configuraciones adicionales
Dependiendo de su nivel de acceso a la cuenta, tendrá la capacidad de ver una variedad de configuraciones y opciones adicionales para continuar personalizando su experiencia en el portal VisitorOS.
Documentos
Suba documentos para revisión o capacitación durante el registro o pre-registro de visitantes.
Libreta de direcciones
Lista de todos los empleados y visitantes conocidos que han sido agregados al sistema.
Lista de vigilancia
Permite impedir que ciertos usuarios realicen ciertas funciones, reciban insignias o se registren por completo.
Dispositivos
Vea el estado en vivo de todos los dispositivos actualmente conectados asignados a una ubicación o sitio.
Mensajería global
Transmita mensajes o alertas a todos los contactos en la libreta de direcciones instantáneamente (solo administradores de cuenta).