Crear una lista de seguimiento

Las listas de seguimiento se utilizan para marcar a los visitantes durante el prerregistro o el registro, lo que permite denegarles automáticamente el permiso para registrarse o notificar de su llegada al personal correspondiente.

Crear una lista de seguimiento

1. En la barra lateral izquierda de VisitorOS, haz clic en Administrar y, a continuación, selecciona Lista de seguimiento.
2. Haz clic en Nueva lista.
3. En el campo Nombre , introduce un nombre para la lista de seguimiento.
4. En el campo Prioridad , introduce un número para establecer el orden en el que se comprobará esta lista de seguimiento. Las listas de seguimiento con números más bajos se comprueban primero.
5. En Tipo de lista, selecciona una de las siguientes opciones:
   • Permitidos: Aprobar a los visitantes identificados por esta lista de seguimiento.
   • Denegados: Denegar a los visitantes identificados por esta lista de seguimiento.
6. En Usar lista de seguimiento, selecciona cuándo ejecutar la lista de seguimiento.
   • En el momento del registro: La lista de seguimiento se ejecuta en cuanto el visitante completa su registro.
   • Durante el prerregistro: Si tu sitio tiene prerregistro, la lista de seguimiento se ejecutará después de 
7. En Asignar a sitios, elige a qué sitios añadir la lista de seguimiento.
   • Para añadir la lista de seguimiento a todos los sitios, selecciona Todos los sitios.
   • Para añadir la lista de seguimiento a sitios específicos, utiliza el menú desplegable para seleccionar uno o más sitios.
8. En el menú desplegable Tipos de visitantes , selecciona a qué tipos de visitantes se aplica la lista de seguimiento. Por ejemplo, si seleccionas «Contratista», la lista de seguimiento solo se ejecutará cuando un visitante elija «Contratista» al registrarse.
9. En el menú desplegable Fuente de la lista de seguimiento , selecciona una de las siguientes opciones:
   • Si tienes una integración de terceros con listas de seguimiento que quieras utilizar, selecciona el nombre de la integración.
   • Si quieres configurar la lista de seguimiento para garantizar que los documentos de identidad escaneados sean válidos y tu sitio tiene la Validación de identidad activada en la configuración del sitio, selecciona Validación de identidad y, a continuación, selecciona qué condiciones activarán la lista de seguimiento:
     • Problema de autenticidad: El documento de identidad se escanea y se comprueba en busca de marcadores físicos para verificar su autenticidad. Para obtener información sobre las comprobaciones que pueden realizarse, consulta Comprobaciones de autenticidad de documentos de identidad: patrones de imagen y Actividad en tiempo real.
     • Discrepancia de información: La información del documento de identidad no coincide entre las comprobaciones de seguridad.
     • Documento de identidad caducado: El documento de identidad ha pasado su fecha de caducidad.
     • Posible copia del documento de identidad: El documento de identidad puede ser una copia, una impresión o una imagen mostrada en una pantalla en lugar del documento físico original.
     • Documento de identidad válido: No se han identificado problemas con el documento.
   • Para todos los demás casos, selecciona Lista de miembros personalizada y, a continuación, configura los siguientes ajustes:
     • En Reglas de coincidencia, selecciona los campos utilizados para hacer coincidir a los visitantes. Un visitante solo se marca cuando los campos seleccionados coinciden con los de un miembro de la lista de seguimiento.
     • Si quieres que los usuarios de tu plataforma especifiquen por qué añaden miembros a la lista de seguimiento, activa y configura Motivo de inclusión. Para obtener más información, consulta Configurar el motivo de inclusión.
10. En el menú desplegable Cambiar el estado del visitante a , selecciona qué ocurre cuando un visitante coincide con la lista de seguimiento.
    • Aprobar: Aprobar automáticamente a los visitantes que coincidan.
    • Denegar: Denegar automáticamente a los visitantes que coincidan. 
    • No cambiar: El estado no cambiará a Aprobado o Denegado.
11. (Opcional) Para etiquetar automáticamente a los visitantes que coincidan con la lista de seguimiento, introduce en el campo Asignar etiquetas las palabras clave que quieras utilizar como etiquetas.
12. Si no quieres que los visitantes se comprueben en otras listas de seguimiento después de encontrar una coincidencia, activa Detener el procesamiento de otras listas de seguimiento cuando se encuentre una coincidencia.
13. (Opcional) Activa las notificaciones por SMS o correo electrónico. Para obtener más información, consulta Activar las notificaciones de la lista de seguimiento.
14. Haz clic en Guardar.

Pasos siguientes

Una vez creada la lista de seguimiento, puedes añadir miembros. Para saber cómo hacerlo, consulta Añadir miembros a una lista de seguimiento.

Configurar los motivos de inclusión

1. En la barra lateral izquierda de VisitorOS, haz clic en Administrar y, a continuación, selecciona Lista de seguimiento.
2. Haz clic en Nueva lista o selecciona una lista de seguimiento para editarla.

3. Activa Motivo de inclusión.

   Nota:

   «Fuente de la lista de seguimiento» debe estar configurada como «Lista de miembros personalizada».

4. Para exigir un motivo al añadir un miembro a la lista de seguimiento, activa Obligatorio.
5. En Nuevo motivo, introduce un motivo y, a continuación, haz clic en Añadir.
6. Una vez añadidos todos los motivos, haz clic en Aplicar.
7. Realiza cualquier otro cambio en la lista de seguimiento y, a continuación, haz clic en Guardar.

Activar las notificaciones de la lista de seguimiento

Puedes activar las notificaciones por SMS o correo electrónico para alertar al anfitrión o a usuarios específicos cuando se produzca una coincidencia con la lista de seguimiento.

1. En la barra lateral izquierda de VisitorOS, haz clic en Administrar y, a continuación, selecciona Lista de seguimiento.
2. Haz clic en Nueva lista o selecciona una lista de seguimiento para editarla.

3. Si quieres enviar notificaciones por SMS, en el panel «Acciones» de la lista de seguimiento que estás creando, activa Enviar notificación por SMS al anfitrión.

   Nota:

   Para enviar notificaciones por SMS, el anfitrión debe tener un número de teléfono en «Número de móvil (para notificaciones por SMS)» en la libreta de direcciones.

4. Si quieres enviar correos electrónicos a los usuarios, activa Enviar notificación por correo electrónico.

5. En el panel lateral «Configuración de las notificaciones por correo electrónico», realiza cualquiera de las siguientes acciones:

   • Para notificar a usuarios específicos, introduce en el campo Dirección de correo electrónico una o más direcciones de correo electrónico separadas por comas.
   • Para notificar a los usuarios por rol, activa Notificar a los usuarios y, a continuación, selecciona uno o más roles.
   • Para enviar un correo electrónico al anfitrión, activa Notificar al anfitrión.

   Nota:

   Si eliges Checkr Trust como tu «Fuente de la lista de seguimiento» y quieres que el correo electrónico incluya detalles de antecedentes penales y registros públicos, selecciona Incluir resultados detallados.

6. Haz clic en Aplicar.
7. Haz clic en Guardar.