Introducción
Gestionar y mantener un repositorio actualizado de la documentación de contratistas es un componente esencial de la gestión del cumplimiento de contratistas. ContractorOS facilita asegurar que solo se proporcionen documentos válidos y no expirados, notificando automáticamente a las partes relevantes cuando los documentos están a punto de expirar.
Cómo un Sitio Asegura que una Tarea Tiene una Fecha de Expiración
Durante la incorporación a ContractorOS, el sitio trabaja con el equipo de incorporación de ContractorOS para determinar qué campos de datos son obligatorios para cada tarea. Un sitio puede incluir una fecha de expiración como un campo de datos obligatorio, de modo que cada proveedor o contratista que envíe una tarea deberá completar la fecha de expiración del documento que está presentando.
Cómo los Proveedores / Contratistas Indican la Fecha de Expiración de Sus Tareas
Cuando a un proveedor o contratista se le asigna una tarea por un sitio, se le requerirá completar los campos de datos obligatorios y subir una prueba de que posee la documentación asociada con la tarea (por ejemplo, una licencia de conducir o una certificación profesional).
Al completar los campos de datos obligatorios, el proveedor o contratista deberá indicar la fecha de expiración del documento. Esto será revisado por el administrador del sitio como parte de su proceso de revisión.
La tarea expirará en ContractorOS en la fecha de expiración del documento real, a menos que el remitente original actualice la tarea y la vuelva a enviar.
¿Qué Sucede Cuando una Tarea Expira?
El remitente original de una tarea recibe notificaciones automáticas si su tarea está a punto de expirar. Estas notificaciones se envían 30 días, 7 días y 1 día antes de la fecha de expiración de la tarea. Los proveedores también son notificados sobre las fechas de expiración pendientes para las tareas de sus contratistas.
Cuando una tarea expira en ContractorOS, ocurren automáticamente las siguientes acciones:
- La tarea tendrá ahora un estado de "expirada" en la página de detalles del Proveedor / Contratista.
- El Proveedor y/o Contratista serán notificados por correo electrónico sobre la expiración de la tarea.
- Si la tarea de un Proveedor expira, se notificará al contacto del proveedor.
- Si la tarea de un Contratista expira, se notificará al Contratista y al contacto de su Proveedor.
- El Proveedor o Contratista tendrá su estado de cumplimiento cambiado a No Cumple:
- Si la tarea de un Proveedor expira, su cuenta de Proveedor Y todos los Contratistas que trabajan para él cambiarán a No Cumple.
- Si la tarea de un Contratista expira, solo su cuenta individual de Contratista cambiará a No Cumple.
- Finalmente, si el sitio está usando la Integración de ContractorOS con VisitorOS, un Contratista que intente registrarse con un estado No Cumple debido a una tarea expirada será marcado, y su anfitrión será notificado automáticamente.