Puede crear eventos e invitar a invitados en la aplicación de escritorio o web de Outlook. Estos eventos se sincronizarán luego con su portal VisitorOS.
Acerca de la creación de eventos en Outlook
Puede crear eventos de VisitorOS en Outlook de dos maneras, dependiendo de cómo esté configurado su sitio:
- Use el complemento VisitorOS si su sitio ha integrado VisitorOS con Outlook. Si usted es administrador, consulte Integrar VisitorOS con Microsoft Outlook para aprender cómo hacerlo.
- Use la dirección de correo electrónico de VisitorOS, "invite@ilobby.com", si no tiene VisitorOS integrado con Outlook.
Recomendamos usar el complemento VisitorOS. Si decide usar la dirección de correo electrónico de VisitorOS, hay algunas limitaciones que debe conocer:
- Una vez creado un evento, actualizar su hora o agregar invitados en Outlook no actualizará el evento en VisitorOS.
- El tipo de visitante para todos los invitados se establecerá como "Visitor" y no se puede cambiar.
Después de crear un evento, sus invitados recibirán un correo electrónico de FacilityOS. Este correo incluye la ubicación del evento, la fecha, la opción de pre-registrarse, si está habilitada, y un código QR que pueden usar para registrarse.
Usar el complemento VisitorOS
- En Outlook, haga clic en la flecha desplegable junto a "Nuevo correo", luego seleccione Evento.
- En la barra superior, haga clic en el icono de tres puntos horizontales
, luego seleccione Eventos VisitorOS para Outlook.
- Haga clic en Iniciar sesión, luego acceda con sus credenciales de FacilityOS o con su inicio de sesión único de Microsoft.
- En "Detalles del evento", configure las opciones de Ubicación, Tipo de visitante, y Permitir registro anticipado.
- Opcionalmente, active Informe resumen o Suprimir notificaciones de registro.
- En el editor de eventos de Outlook, ingrese un título e invite a los invitados. Para más información sobre cómo crear eventos en Outlook, consulte el artículo de Microsoft Programar una reunión o evento en Outlook.
- Cuando haya terminado de crear el evento, haga clic en Enviar.
Usar la dirección de correo electrónico de VisitorOS
- En Outlook, haga clic en la flecha desplegable junto a "Nuevo correo", luego seleccione Evento.
- En Invitar a asistentes obligatorios, agregue "invite@ilobby.com" como asistente, luego agregue a sus invitados.
-
En Agregar una sala o ubicación, ingrese el nombre del sitio donde se llevará a cabo el evento.
Importante:
El nombre del sitio debe coincidir exactamente con cómo aparece en VisitorOS. Si no se encuentra una coincidencia o el campo queda en blanco, se selecciona por defecto el primer sitio listado en su portal VisitorOS.
- Complete el resto de los detalles para el evento, como el título. Para más información sobre cómo crear eventos en Outlook, consulte el artículo de Microsoft Programar una reunión o evento en Outlook.
- Cuando haya terminado de crear el evento, haga clic en Enviar.