Agregar empleados a la libreta de direcciones

Puede agregar un empleado a la libreta de direcciones para que pueda seleccionarse como anfitrión durante el registro.

Agregar un empleado

1. En la barra lateral izquierda de VisitorOS, haga clic en Administrar y, luego, seleccione Libreta de direcciones.
2. Haga clic en Nuevo contacto.
3. En Nombre, introduzca el nombre y apellido del empleado.
4. En Correo electrónico, introduzca la dirección de correo electrónico del empleado.
5. Si su sitio utiliza notificaciones por SMS, en Número de móvil, seleccione la región correcta y, luego, introduzca el número de móvil del empleado.
6. (Opcional) Complete cualquiera de la siguiente información:
   • División: Introduzca el nombre del equipo del empleado.
   • Puesto: Introduzca el puesto del empleado.

7. En Métodos de notificación de registro de visitantes o Métodos de notificación, seleccione uno o más métodos de notificación:

   • Para enviar notificaciones por correo electrónico, seleccione Correo electrónico.
   • Para enviar notificaciones por mensaje de texto, seleccione SMS.
   • Para enviar notificaciones por mensaje de voz, seleccione Voz.

   Importante:

   Para que funcionen las notificaciones de registro, asegúrese de lo siguiente:

   • Para las notificaciones por SMS y voz, el empleado debe tener un número de teléfono válido introducido en Número de móvil.

   • Las notificaciones de registro están activadas en su sitio. Para obtener información sobre cómo hacerlo, consulte Configurar las notificaciones de registro.

8. En el menú desplegable Sitios , seleccione los sitios donde trabaja el empleado. Solo puede seleccionar sitios para el empleado que estén asignados a su cuenta de usuario.
9. Si desea enviar un correo electrónico al empleado para informarle que se agregó como anfitrión, seleccione Enviar correo electrónico de bienvenida.
10. (Opcional) En la pestaña Detalles, configure cualquiera de los siguientes ajustes:
    • Fijar en la pantalla «Selección de anfitrión»: Active esta opción para mostrar al empleado como anfitrión sugerido para que los visitantes lo seleccionen durante el registro.
    • Gerente: Seleccione el gerente del empleado. El gerente ya debe estar en la libreta de direcciones.
    • Asistente personal: Seleccione el asistente personal del empleado. El asistente personal ya debe estar en la libreta de direcciones.
    • Etiquetas: Introduzca palabras clave para ayudar a filtrar y encontrar empleados en la libreta de direcciones.
    • Notas (internas): Introduzca información adicional que solo puedan ver otros usuarios que tengan acceso a la libreta de direcciones.
11. (Opcional) Para enviar notificaciones a direcciones de correo electrónico o números de teléfono adicionales, haga clic en Contactos adicionales y, luego, introduzca un Correo electrónico secundario, Números de móvil adicionales o un Número de teléfono principal de la oficina.
12. Haga clic en Guardar para agregar el empleado a la libreta de direcciones.

Agregar varios empleados

Para agregar varios empleados a la libreta de direcciones, prepare un archivo CSV, TXT o XLSX que contenga su información. Para obtener información sobre cómo hacerlo, consulte Preparar un archivo CSV para agregar empleados a la libreta de direcciones.

1. En la barra lateral izquierda de VisitorOS, haga clic en Administrar y, luego, seleccione Libreta de direcciones.
2. En la esquina superior derecha, haga clic en el icono Importar   .
3. En Carga de archivos, arrastre y suelte el archivo en el área de carga y, luego, haga clic en Siguiente.
4. Si la primera fila del archivo contiene nombres de columnas, seleccione Nombres de columnas en la primera fila de datos.
5. Si está cargando un archivo TXT, seleccione el Delimitador de columnas correcto. Para otros tipos de archivo, mantenga la configuración predeterminada.
6. Revise la asignación de columnas y confirme que cada campo esté asignado a la columna correcta del archivo y, luego, haga clic en Siguiente. Por ejemplo, si el archivo tiene una columna llamada «Correo electrónico», asígnela a «Dirección de correo electrónico».
7. Si desea conservar solo los empleados del archivo en la libreta de direcciones y eliminar todos los demás, seleccione Eliminar contactos que no están en este archivo.
8. Haga clic en Importar.
9. Revise la importación completada y, luego, haga clic en Listo.