Découvrez notre webinaire sur les meilleures pratiques concernant les listes de surveillance
Créer une liste de surveillance
Pour ajouter une liste de surveillance:
1. Cliquez sur l’icône Gérer, puis cliquez sur Liste de surveillance. Vous serez dirigé vers le module des listes de surveillance.
2. Cliquez sur le bouton bleu Ajouter une nouvelle liste en haut à droite.
3. Configurez votre liste de surveillance en définissant un Nom de la liste, en sélectionnant un Type de liste (autoriser ou refuser), et en choisissant d’appliquer la liste à la connexion, à la pré-inscription ou aux deux.
4. Sélectionnez les sites sous Assigner aux sites. Cela activera la vérification de la liste de surveillance sur les sites sélectionnés. Vous pouvez également assigner la liste de surveillance à tous les sites en sélectionnant l’option "Tous les sites".
5. Définissez la Priorité de la liste, selon l’ordre dans lequel vous souhaitez que le système vérifie les membres des listes de surveillance lors de la connexion d’une personne.
6. Sélectionnez le Type de visiteur que vous souhaitez vérifier par rapport à la liste de surveillance.
7. Sélectionnez les champs souhaités dans la section Règles de correspondance: cela détermine quels champs dans le dossier d’un contact sont pris en compte pour l’identifier comme faisant partie de la liste de surveillance.
8. Dans la boîte Actions, vous pouvez sélectionner ce qui se passe si un visiteur est trouvé dans votre liste de surveillance:
- changer le statut du visiteur en approuvé ou refusé (par défaut, leur statut n’est pas modifié) ; cela n’affecte pas la capacité du visiteur à entrer sur le site mais est enregistré dans la colonne Statut de l’onglet Visiteurs
- attribuer un tag au dossier du visiteur (cela est affiché dans l’onglet Visiteurs)
- arrêter le traitement lorsqu’une correspondance est trouvée lorsque cette option est activée, elle empêche la plateforme de rechercher d’autres listes de surveillance une fois qu’un contact remplit les critères d’une seule liste
- envoyer une notification SMS / email à l’hôte, aux utilisateurs d’un rôle particulier et/ou aux adresses email spécifiques que vous saisissez. La notification inclut les informations que le visiteur a saisies lors de la connexion, le nom de la liste de surveillance à laquelle il correspond, ainsi que leur statut, avec également la possibilité de joindre les résultats détaillés au format PDF.
9. Cliquez sur Enregistrer. La liste de surveillance est désormais affichée sur la page principale des listes de surveillance.
Voici un exemple de notification email pour une liste de surveillance Autoriser:
Voici un exemple de notification email pour une liste de surveillance Refuser:
La page des listes de surveillance affiche un aperçu de chaque liste, y compris son type (autoriser/refuser), son statut (activé/désactivé), sa priorité, les types de visiteurs auxquels elle s’applique, et le nombre actuel de membres.
Depuis la page des listes de surveillance, vous pouvez:
- Pour les environnements avec plusieurs sites, cliquez sur Filtres
pour localiser les listes de surveillance par site :
- gérer les membres de la liste de surveillance (en cliquant sur l’icône
)
- modifier la configuration d’une liste de surveillance (en cliquant dans la Liste de surveillance ).
- supprimer une liste de surveillance (en cliquant sur l’icône de corbeille
).
Ajouter des contacts à une liste de surveillance
Vous pouvez ajouter des contacts à la liste de surveillance individuellement (idéal pour un petit nombre de membres) ou via une importation CSV.
Ajouter des contacts individuellement
1. Sélectionnez votre liste de surveillance désirée, puis cliquez sur Gérer les membres.
2. Cliquez sur Nouveau contact.
3. Saisissez les informations du contact, y compris les notes.
4. Ajoutez la date d’effet et la date d’expiration pour l’enregistrement dans la liste de surveillance dans les cas où vous souhaitez que l’adhésion soit limitée dans le temps. Lors du filtrage, ces champs seront pris en compte par le système. Si le membre est actif, les actions définies pour la liste de surveillance seront appliquées en cas de correspondance.
5. Cliquez sur Enregistrer.
Ajouter des contacts via un téléchargement CSV
Si vous avez un grand nombre de membres à ajouter à la liste de surveillance, vous pouvez créer un fichier CSV contenant les colonnes Prénom, Nom, Nom complet, Email, Société et Date d’effet) et le télécharger dans la liste de surveillance.
Pour commencer l’importation, cliquez sur Gérer les membres depuis le mode aperçu de la liste de surveillance puis cliquez sur le bouton Importer.
Vous serez invité à télécharger un fichier. Le fichier peut être créé manuellement, ou vous pouvez télécharger un fichier exemple à remplir avec vos propres données, puis le re-télécharger. (cliquez sur )
Une fois le fichier d’importation rempli, cliquez sur Suivant, puis suivez les instructions restantes pour mapper les colonnes de votre fichier aux données appropriées.
Modifier les contacts existants dans une liste de surveillance
Pour modifier les données d’un membre, cliquez sur le nom du contact, modifiez ses détails, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour ajouter une photo à un membre de la liste de surveillance, cliquez sur le nom du contact, puis cliquez sur l’image générique, sur le côté gauche de l’écran. Vous serez dirigé vers l’écran Photo du contact, cliquez sur Télécharger, cliquez sur l’image, naviguez vers l’image désirée sur votre appareil, puis cliquez sur Définir comme photo du contact
Pour supprimer un membre de la liste de surveillance, cliquez sur l’icône à côté de son nom.
Vérifier si un visiteur est membre d'une liste de surveillance
Si vous avez un grand nombre de contacts dans une liste de surveillance, vous pouvez vérifier si un visiteur est membre de la liste en le recherchant manuellement. Pour ce faire, utilisez l’option Vérification manuelle.
En mode aperçu de la liste de surveillance, cliquez sur Plus, puis sélectionnez Vérification manuelle.
Saisissez les informations appropriées dans l’écran Vérificateur de liste de surveillance, puis cliquez sur Lancer pour commencer la vérification.
Une fois la vérification manuelle terminée, vous voyez la liste des listes de surveillance vérifiées, et s’il y a eu une correspondance. Si une correspondance est trouvée, les éléments suivants seront affichés:
- les tags attribués à ce contact
- leur statut
- l’adresse email de la personne qui doit être notifiée de la correspondance.