Aperçu
Pour commencer, connectez-vous à FacilityOS ici : portal.facilityos.com.
Ce guide vous expliquera comment configurer votre système VisitorOS pour qu'il fonctionne de manière fluide avec votre établissement. Le portail VisitorOS agit également comme un serveur cloud qui enregistre toutes vos informations visiteurs et les garde à portée de main.
Vous devez créer un compte pour pouvoir vous connecter ; naviguez vers le bouton "Aide à la connexion" et suivez les étapes fournies.
Remarque:
votre équipe doit avoir déjà ajouté votre e-mail dans leur carnet d'adresses ou dans les enregistrements utilisateurs avant la création de votre compte.
Une fois votre compte créé, vous pouvez vous connecter. Selon vos autorisations, vous aurez accès à une multitude de fonctionnalités différentes dans le portail.
Tableau de bord
Le "Tableau de bord" est le cœur de VisitorOS et c’est le premier endroit où vous arriverez après vous être connecté au module. Ici, vous pouvez voir tout ce qui se passe sur votre site aujourd'hui, les 30 derniers jours en termes de visiteurs, et les 90 derniers jours pour les hôtes dans votre carnet d'adresses.
Certaines personnes pourront enregistrer les visiteurs via le tableau de bord, cela dépend de leur niveau d'autorisation.
Pour enregistrer un visiteur, allez sur le grand bouton bleu à droite de l'écran qui dit "Enregistrer un visiteur". Cela vous permettra d'enregistrer un visiteur, ou de vous enregistrer vous-même si vous et votre équipe utilisez des Pass Employés.
Conseil:
Votre organisation doit d'abord ajouter l'e-mail des utilisateurs dans le carnet d'adresses ou les enregistrements utilisateurs afin de pouvoir créer un compte.
Cliquez sur l'action que vous souhaitez effectuer et suivez les instructions. Veuillez remplir toutes les informations avec un astérisque à côté. Cela signifie que ces informations sont OBLIGATOIRES pour compléter une invitation ou un enregistrement.
Une fois qu'une personne a été enregistrée, plusieurs actions sont possibles avec son dossier visiteur. Lorsqu'elle apparaît dans la section "Visiteurs enregistrés" du tableau de bord, cliquez sur les 3 points à l'extrême droite de la liste.
Selon les fonctionnalités activées, vous pourrez l'inviter pour une réunion future, réimprimer un badge visiteur, l'ajouter à une liste de surveillance, la déconnecter, modifier les détails du visiteur ou télécharger des documents légaux. Maintenant, passons à l'onglet "Visiteurs".
Visiteurs
L'onglet Visiteurs offre un aperçu de toutes les personnes qui ont été sur votre site depuis sa création. Ces informations sont gérées par vous et ne peuvent être supprimées que sur demande spécifique.
Pour trouver un visiteur spécifique, utilisez la barre de recherche en haut à droite de l'écran – veuillez saisir les mots-clés correspondant au visiteur recherché (comme son nom ou son e-mail).
L'outil "filtre" vous permet de rechercher des visiteurs en utilisant de nombreuses options. Une fois les filtres souhaités ajoutés, cliquez sur "Appliquer le filtre" et tous les visiteurs correspondant à ces paramètres seront affichés.
Pour sélectionner les visiteurs, cochez les cases pour les sélectionner un par un ou tous en même temps. Une fois cela fait, vous aurez plusieurs options pour gérer les dossiers. Cliquez sur "Actions groupées" en haut à gauche de l'écran et vous pourrez exporter les journaux des visiteurs dans un fichier .CSV pour accéder facilement à la liste.
Vous pouvez également télécharger tous les documents légaux liés à ces enregistrements visiteurs (NDA, dépistage covid ou tout autre document applicable à ces visiteurs). Ou, si vous le souhaitez, vous pouvez supprimer entièrement les entrées sélectionnées.
Cela conclut l'onglet "Visiteurs". Ensuite, continuons en naviguant vers l'onglet "Événements".
Conseil :
Certaines actions dépendent des autorisations accordées par l'administrateur du compte.
Événements
Dans l'onglet "Événements", vous disposez des mêmes capacités de recherche que dans l'onglet "Visiteurs".
De plus, l'onglet "Événements" vous permet d'inviter plusieurs personnes sur votre site en même temps, contrairement aux onglets "Tableau de bord" ou "Visiteurs" où les invitations se font une par une.
Pour inviter plusieurs personnes sur votre site en même temps, vous devez d'abord créer un événement. Pour créer un événement, cliquez sur le bouton bleu sur le côté de l'écran qui dit "Nouveau" puis "Nouvel événement". Ici, vous devrez remplir tous les champs de données avec un astérisque à côté.
Une fois les détails spécifiés pour votre événement, cliquez sur le bouton bleu "enregistrer" en haut de la page pour sauvegarder l'événement. Ensuite, retournez à la page "Événements" et votre nouvel événement apparaîtra en haut de la liste.
Cliquez sur votre nouvel événement et ici vous pouvez inviter des personnes une par une ou toutes en même temps en cliquant sur le bouton "inviter" et en saisissant leurs informations manuellement ou en important une liste d'invités via un fichier .CSV.
Nous avons terminé avec l'onglet "Événements". Naviguons vers l'icône "Gérer" pour trouver le menu avec notre prochaine destination: le "Carnet d'adresses". Cliquez sur l'élément de menu pour voir.
Carnet d'adresses
Le "Carnet d'adresses" contient une liste d'hôtes que les visiteurs peuvent choisir de visiter lors de leur enregistrement au kiosque VisitorOS.
Ces hôtes doivent être dans le carnet d'adresses en tant que contacts et peuvent être ajoutés manuellement ou importés via un fichier .csv. Si vous ajoutez un nouveau contact manuellement dans le carnet d'adresses, cliquez sur le bouton bleu à droite de l'écran qui dit "Ajouter un contact". Remplissez les informations requises et enregistrez le contact.
Pour importer des contacts via un fichier .CSV, cliquez sur l'icône "Importer" sur la même ligne que le bouton "Ajouter un contact'. Veuillez vous assurer que votre .CSV inclut une colonne pour le prénom, le nom et l'e-mail, car ce sont des champs obligatoires.
Une fois que vous avez créé un fichier .CSV correctement formaté, parcourez et déposez le fichier dans la fenêtre d'importation. Suivez les instructions et votre carnet d'adresses sera importé via le fichier .CSV.
Maintenant que nous avons couvert le "Carnet d'adresses", nous pouvons examiner quelques paramètres supplémentaires.
Paramètres supplémentaires
Selon votre niveau d'accès au compte, vous aurez la possibilité de voir diverses options et paramètres supplémentaires pour continuer à personnaliser votre expérience sur le portail VisitorOS.
Documents
Téléchargez des documents pour révision ou formation lors de l'enregistrement ou de la pré-inscription des visiteurs.
Carnet d'adresses
Liste de tous les employés et visiteurs connus qui ont été ajoutés au système.
Liste de surveillance
Permet d'empêcher certains utilisateurs d'accéder à certaines fonctions, de recevoir des badges ou de s'enregistrer complètement.
Appareils
Voir le statut en temps réel de tous les appareils actuellement connectés assignés à un emplacement ou site.
Messagerie globale
Diffuser des messages ou alertes à tous les contacts du carnet d'adresses instantanément (administrateurs de compte uniquement).