Vue d’ensemble de la gestion des sites dans VisitorOS

Voici comment configurer la configuration de votre site en utilisant le nouveau portail VisitorOS.

• Connectez-vous à VisitorOS, sélectionnez l’icône Paramètres, puis sélectionnez Sites et choisissez le site que vous souhaitez configurer, ou naviguez directement vers Sites - VisitorOS

Onglets à gérer sous la configuration du site

1) Onglet Général

Dans l’onglet Général, vous pouvez gérer:

• Nom du site 
• Afficher l’adresse postale - pour modifier l’adresse du site, veuillez vous rendre sur https://portal.facilityos.com/
• Fuseau horaire 
• Contact de l’assistant système - sélectionnez la personne qui servira de contact et sera notifiée lorsqu’un visiteur demande de l’aide lors de son enregistrement au kiosque, ou lorsqu’il sélectionne l’option "Hôte non listé" au kiosque.
   
• Hôte de secours - sélectionnez la personne qui recevra les notifications d’enregistrement pour tous les visiteurs sur le site.
   

2) Onglet Logo

Dans l’onglet Logo, vous pouvez gérer le logo de votre site. Pour ce faire :

• Sélectionnez Sélectionner un fichier si aucun logo n’est téléchargé, ou sélectionnez pour changer le logo enregistré.
• Choisissez le logo que vous souhaitez télécharger
• Sélectionnez Enregistrer 

Pour supprimer un logo existant, cliquez sur . 

C’est également ici que vous pouvez définir un logo alternatif pour le badge si vous souhaitez utiliser un logo différent de votre logo d’entreprise pour le badge visiteur. 

Enfin, cet onglet vous permet de choisir le style par défaut de la page d’accueil de votre kiosque.

3) Onglet Fonctionnalités

Dans l’onglet Fonctionnalités, vous pouvez gérer:  

• Photo du visiteur: si vous exigez que les visiteurs prennent une photo d’eux-mêmes à leur arrivée
• Enregistrement / Départ: configurez l’enregistrement et le départ des visiteurs. 
• Documents légaux: si vous avez téléchargé des documents légaux dans le portail, vous pouvez activer cette option et sélectionner le document que vous souhaitez présenter à l’arrivée
  • Impression de badges: Cette option est activée pour vous permettre d’imprimer des badges pour les visiteurs qui entrent sur votre site. Pour modifier le style d’impression des badges : 
    1. Sélectionnez Configurer 
    2. Sous Modèle, cliquez sur changer --> Choisissez le design que vous souhaitez pour vos badges
• Visiteurs récurrents: si vous souhaitez que les informations des visiteurs récurrents soient préremplies lors de leur enregistrement au kiosque
• Sélection de l’hôte: configurez l’expérience visiteur lors de la saisie des noms pour rechercher un hôte.
• Instructions vocales: activez pour inclure des instructions vocales afin d’aider les visiteurs utilisant le kiosque.

Fonctionnalités supplémentaires payantes 

• Scan d’ID: scannez les pièces d’identité des visiteurs, telles que permis ou passeports, lors de l’enregistrement pour renforcer la sécurité et accélérer l’entrée.
• Listes de surveillance: créez des listes de surveillance pour signaler des individus ou définir des règles d’entrée selon des critères. Le personnel désigné est alerté si des visiteurs signalés arrivent.
• Approbation des visiteurs: configurez des flux de travail pour notifier le personnel désigné afin d’approuver ou refuser l’entrée, garantissant un accès sécurisé aux installations.
• Pré-enregistrement: envoyez des formulaires, documents et instructions aux visiteurs à l’avance pour gagner du temps et simplifier le processus d’enregistrement sur site.

4) Onglet Personnalisation

Dans l’onglet Personnalisation, vous pouvez gérer:

1. Langues de l’application proposées à l’enregistrement. Pour ce faire:

• Sélectionnez Configurer
• Sélectionnez les langues applicables à votre site

2. Types de visiteurs : ce sont les types de visiteurs qu’un individu peut choisir au kiosque. Pour modifier les types de visiteurs:

• Sélectionnez Configurer
• Vous pouvez soit cliquer sur le menu déroulant et choisir une option préexistante OU créer un nouveau type de visiteur en cliquant sur Créer un nouveau type de visiteur et en remplissant les champs appropriés 
   

3. Champs de données. ce sont les invites à l’écran que le visiteur devra remplir. Pour modifier les champs de données:

• Sélectionnez Configurer
• Vous pouvez soit sélectionner le menu déroulant et choisir un champ de données préexistant OU en créer un nouveau en sélectionnant 'Créer un nouveau champ de données' et en remplissant les informations appropriées 

5) Onglet Notifications

Dans l’onglet Notifications, vous pouvez gérer:

• Notifications d’enregistrement et de départ: activez pour recevoir des notifications d’enregistrement et de départ des visiteurs par Email, Voix et SMS
• Notifications de périphérique hors ligne: pour recevoir des notifications lorsque vos appareils sont hors ligne (non connectés au Wi-Fi)
• Rappel de départ: les visiteurs reçoivent une notification leur rappelant de se déconnecter lorsqu’ils quittent votre site 
• Résumé de fin de journée: pour être informé d’un résumé de vos visiteurs pour cette journée
• Résumé de fin de semaine: pour être informé d’un résumé de vos visiteurs pour cette semaine
• Résumé de fin de mois: pour être informé d’un résumé de vos visiteurs pour ce mois
• Rapport des visiteurs enregistrés: pour recevoir un rapport de tous les visiteurs enregistrés sur votre site

Ici, vous pouvez également configurer vos préférences pour la langue préférée et le format d’heure préféré pour tous les types de notifications.

6) Onglet Déconnexion automatique des visiteurs

Dans l’onglet Déconnexion automatique des visiteurs, vous pouvez gérer le moment où vos visiteurs sont automatiquement déconnectés pour la journée. Vous pouvez choisir de déconnecter automatiquement les visiteurs à une heure précise chaque jour, ou un nombre d’heures spécifique après leur enregistrement. Pour ce faire:

• Sélectionnez Configurer

Choisissez le type de visiteur auquel vous souhaitez appliquer cette règle et l’heure à laquelle vous souhaitez qu’ils soient automatiquement déconnectés
 

Veuillez noter: Lorsque toutes les options de déconnexion automatique sont désactivées, les visiteurs qui ne se sont pas déconnectés resteront sur le tableau de bord pendant 30 jours, ou jusqu’à ce qu’ils soient déconnectés manuellement depuis le portail.

7) Onglet Arrière-plans

Ajoutez, supprimez et réorganisez les images d’arrière-plan pour l’écran d’accueil du kiosque. Si plusieurs images sont ajoutées, elles tourneront périodiquement. Pour ce faire: 

• Sélectionnez Parcourir les fichiers
• Choisissez le(s) fichier(s) que vous souhaitez télécharger 
• Sélectionnez Enregistrer