Une fois que votre site est enregistré et que vous avez configuré vos fournisseurs et entrepreneurs, l'étape suivante consiste pour les fournisseurs et entrepreneurs à compléter les tâches qui leur ont été assignées en téléchargeant les documents que vous avez requis afin de respecter les exigences d'accès à votre site.
Voici un guide écrit expliquant comment visualiser et approuver ou rejeter une tâche soumise :
- Sélectionnez l'icône Tâches. Vous serez dirigé vers la page des Tâches, où vous pouvez voir toutes les tâches en attente. Chaque tâche affichera les informations suivantes en un coup d'œil :
- Type de tâche – Si la tâche a été soumise par un fournisseur ou un entrepreneur.
- Entreprise – Le nom de la société du fournisseur associée à la tâche.
- Soumis par – le nom du représentant du fournisseur ou de l'entrepreneur qui a soumis la tâche.
- Nom de la tâche – le nom de la tâche.
- Site – Le nom du ou des sites pour lesquels cette tâche a été soumise pour approbation.
- Date de soumission
- Date de réception
- Pour examiner une soumission, cliquez sur n'importe quelle tâche. Vous serez dirigé vers la page d'examen, où vous pourrez examiner les données associées à la tâche (c'est-à-dire le nom, le numéro de référence, la date d'expiration), ainsi qu'une photo du document soumis à droite de l'écran. Vous pouvez cliquer sur Historique du document pour voir un enregistrement de toutes les actions entreprises concernant cette tâche jusqu'à présent.
- De plus, dans l'Historique du document, vous pouvez voir le statut actuel d'un document soumis. Que ce soit Soumis, indiquant qu'un document a été soumis et est prêt à être examiné, ou Brouillon Enregistré, indiquant qu'un document a été enregistré en tant que brouillon par un fournisseur ou un entrepreneur. Note : Ce statut apparaît uniquement dans le portail fournisseur.
- Les actions effectuées par les administrateurs du site lors du téléchargement ou de la modification de documents au nom des fournisseurs ou entrepreneurs sont également enregistrées dans l'historique du document ainsi que le nom de chaque utilisateur et les sites concernés.
- Dans le coin supérieur droit, vous pouvez sélectionner Approuver le document ou Rejeter le document, comme indiqué ci-dessous. Il vous sera demandé d'inclure une note si vous rejetez une tâche. Le visiteur ou l'entrepreneur qui complète la tâche peut voir toutes les notes que vous ajoutez à la tâche lors de son approbation ou rejet.
- Tout est fait ! Une fois que vous approuvez ou rejetez un document, il sera retiré de votre liste de tâches. Le fournisseur ou l'entrepreneur sera notifié par email pour l'informer si une tâche a été approuvée ou rejetée, ainsi que de toutes les notes que vous avez incluses dans votre approbation ou rejet.