Introduction
ContractorOS permet aux sites de maintenir un référentiel à jour des documents des fournisseurs et des entrepreneurs afin d'assurer la conformité. Des notifications sont envoyées de manière proactive aux sites, ainsi qu'aux fournisseurs et aux entrepreneurs, pour leur rappeler des informations critiques ou lorsqu'une action est requise.
Notifications des administrateurs de site
Les administrateurs de site seront notifiés lorsque:
- Un fournisseur ou un entrepreneur soumet une tâche pour examen.
- Le statut de conformité d'un fournisseur change (de Conforme à Non Conforme, ou inversement).
- Un document précédemment approuvé expire pour un fournisseur ou un entrepreneur.
Notifications des fournisseurs
Les représentants des fournisseurs seront notifiés lorsque:
- De nouvelles tâches leur ont été assignées, ou à tous les entrepreneurs sous leur responsabilité.
- Une soumission de tâche pour l’une de leurs tâches fournisseurs a été approuvée ou rejetée.
- Leur statut de conformité change (de Conforme à Non Conforme, ou inversement).
- Le statut de conformité de l’un de leurs entrepreneurs change.
Les fournisseurs sont également notifiés lorsqu’un document approuvé assigné au fournisseur ou à l’un de leurs entrepreneurs est sur le point d’expirer, selon le calendrier suivant :
- 30 jours avant l’expiration
- 7 jours avant l’expiration
- 1 jour avant l’expiration
Notifications des entrepreneurs
Les entrepreneurs individuels ayant accès à un compte ContractorOS seront notifiés lorsque :
- De nouvelles tâches leur ont été assignées.
- Une soumission de tâche a été approuvée ou rejetée
- Leur statut de conformité change (de Conforme à Non Conforme, ou inversement)
Les entrepreneurs individuels seront également notifiés lorsqu’un de leurs documents approuvés est sur le point d’expirer, selon le calendrier suivant:
- 30 jours avant l’expiration
- 7 jours avant l’expiration
- 1 jour avant l’expiration
Mes fournisseurs / entrepreneurs seront-ils rappelés de compléter les tâches en attente?
Les fournisseurs et entrepreneurs reçoivent une notification par e-mail dès qu’une tâche leur est assignée, ainsi que lorsqu’une tâche est approuvée ou rejetée.
Les fournisseurs recevront également les rappels automatisés suivants par e-mail pour les tâches ou documents incomplets :
- Un rappel à 7 jours après l’assignation d’une tâche, listant toutes les tâches en attente.
- Des rappels quotidiens après le délai de 7 jours pour toutes les tâches restant dans un statut incomplet (nouveau, en cours, rejeté ou expiré).
- Documentation fournisseur et documentation entrepreneur.
Puis-je envoyer des rappels ou notifications proactifs?
À ce jour, il n’est pas possible pour les utilisateurs de configurer davantage les notifications de rappel automatiques ou manuelles.
Par quels moyens les notifications sont-elles envoyées?
Actuellement, toutes les notifications ContractorOS sont envoyées uniquement par e-mail.
Puis-je personnaliser le texte des notifications par e-mail?
Il n’est pas actuellement possible de personnaliser le texte des notifications par e-mail envoyées par le système ContractorOS aux sites, fournisseurs ou entrepreneurs.