Introduction
Gérer et maintenir un référentiel à jour de la documentation des sous-traitants est un élément essentiel de la gestion de la conformité des sous-traitants. ContractorOS facilite la garantie que seuls des documents valides et non expirés sont fournis, en notifiant automatiquement les parties concernées lorsque les documents sont sur le point d'expirer.
Comment un site garantit qu'une tâche a une date d'expiration
Lors de l'intégration à ContractorOS, le site travaille avec l'équipe d'intégration de ContractorOS pour déterminer quels champs de données sont requis pour chaque tâche. Un site peut inclure une date d'expiration comme champ de données obligatoire, de sorte que chaque fournisseur ou sous-traitant soumettant une tâche devra remplir la date d'expiration du document soumis.
Comment les fournisseurs / sous-traitants indiquent la date d'expiration de leurs tâches
Lorsqu'un fournisseur ou un sous-traitant se voit attribuer une tâche par un site, il devra remplir les champs de données requis et télécharger une preuve qu'il détient la documentation associée à la tâche (par exemple, un permis de conduire ou une certification professionnelle).
Lors du remplissage des champs de données requis, le fournisseur ou le sous-traitant devra indiquer la date d'expiration du document. Cela sera vérifié par l'administrateur du site dans le cadre de son processus de révision.
La tâche expirera dans ContractorOS à la date d'expiration du document réel, sauf si le soumetteur original met à jour la tâche et la soumet à nouveau.
Que se passe-t-il lorsqu'une tâche expire ?
Le soumetteur original d'une tâche reçoit des notifications automatiques si sa tâche est sur le point d'expirer. Ces notifications sont envoyées 30 jours, 7 jours et 1 jour avant la date d'expiration de la tâche. Les fournisseurs sont également informés des dates d'expiration imminentes des tâches de leurs sous-traitants.
Lorsque une tâche expire dans ContractorOS, les actions suivantes se produisent automatiquement:
- La tâche aura maintenant un statut "expiré" sur la page des détails du fournisseur / sous-traitant.
- Le fournisseur et/ou le sous-traitant seront notifiés par email de l'expiration de la tâche.
- Si la tâche d'un fournisseur expire, le contact du fournisseur sera informé.
- Si la tâche d'un sous-traitant expire, le sous-traitant et le contact de leur fournisseur seront informés.
- Le statut de conformité du fournisseur ou du sous-traitant sera modifié en Non Conforme :
- Si la tâche d'un fournisseur expire, son compte fournisseur ET tous les sous-traitants travaillant pour lui seront passés en Non Conforme.
- Si la tâche d'un sous-traitant expire, seul son compte individuel de sous-traitant sera passé en Non Conforme.
- Enfin, si le site utilise l'intégration ContractorOS avec VisitorOS, un sous-traitant tentant de se connecter avec un statut Non Conforme dû à une tâche expirée sera signalé, et son hôte sera automatiquement notifié.