Vous pouvez créer des événements et inviter des invités dans l'application de bureau ou web Outlook. Ces événements seront ensuite synchronisés avec votre portail VisitorOS.
À propos de la création d'événements dans Outlook
Vous pouvez créer des événements VisitorOS dans Outlook de deux manières, selon la configuration de votre site:
- Utilisez le plugin VisitorOS si votre site a intégré VisitorOS avec Outlook. Si vous êtes administrateur, consultez Intégrer VisitorOS avec Microsoft Outlook pour apprendre comment faire.
- Utilisez l'adresse email VisitorOS, "invite@ilobby.com", si vous n'avez pas intégré VisitorOS avec Outlook.
Nous recommandons d'utiliser le plugin VisitorOS. Si vous décidez d'utiliser l'adresse email VisitorOS, il y a quelques limitations que vous devez connaître:
- Une fois un événement créé, la mise à jour de son horaire ou l'ajout d'invités dans Outlook ne mettra pas à jour l'événement dans VisitorOS.
- Le type de visiteur pour tous les invités sera défini sur "Visiteur" et ne peut pas être modifié.
Après avoir créé un événement, vos invités recevront un email de FacilityOS. Cet email inclut le lieu de l'événement, la date, l'option de pré-enregistrement, si activée, et un code QR qu'ils peuvent utiliser pour s'enregistrer.
Utiliser le plugin VisitorOS
- Dans Outlook, cliquez sur la flèche déroulante à côté de "Nouveau courrier", puis sélectionnez Événement.
- Dans la barre supérieure, cliquez sur l'icône trois points horizontaux
, puis sélectionnez VisitorOS Events for Outlook.
- Cliquez sur Connexion, puis connectez-vous en utilisant vos identifiants FacilityOS ou votre authentification unique Microsoft.
- Sous "Détails de l'événement", définissez les options Lieu, Type de visiteur, et Autoriser l'enregistrement anticipé.
- Optionnellement, activez Rapport résumé ou Supprimer les notifications d'enregistrement.
- Dans l'éditeur d'événements Outlook, saisissez un titre et invitez des invités. Pour plus d'informations sur la création d'événements dans Outlook, consultez l'article de Microsoft Planifier une réunion ou un événement dans Outlook.
- Lorsque vous avez terminé de créer l'événement, cliquez sur Envoyer.
Utiliser l'adresse email VisitorOS
Important:
Avant de créer un événement, assurez-vous d'être listé en tant qu'Hôte dans le Carnet d'adresses avec votre adresse email Outlook. Si vous n'êtes pas sûr, contactez votre administrateur pour obtenir de l'aide.
- Dans Outlook, cliquez sur la flèche déroulante à côté de "Nouveau courrier", puis sélectionnez Événement.
- Dans Inviter les participants obligatoires, ajoutez "invite@ilobby.com" en tant que participant, puis ajoutez vos invités.
-
Dans Ajouter une salle ou un lieu, saisissez le nom du site où l'événement aura lieu.
Important:
Le nom du site doit correspondre exactement à celui affiché dans VisitorOS. Si aucune correspondance n'est trouvée ou si le champ est laissé vide, le premier site listé dans votre portail VisitorOS est sélectionné par défaut.
- Remplissez le reste des détails de l'événement, comme le titre. Pour plus d'informations sur la création d'événements dans Outlook, consultez l'article de Microsoft Planifier une réunion ou un événement dans Outlook.
- Lorsque vous avez terminé de créer l'événement, cliquez sur Envoyer.