Vous pouvez créer des événements et inviter des invités dans l’application Outlook pour ordinateur ou web. Ces événements seront ensuite synchronisés avec votre portail VisitorOS.
À propos de la création d’événements dans Outlook
Vous pouvez créer des événements VisitorOS dans Outlook de deux manières, selon la configuration de votre site:
- Utilisez le plugin VisitorOS si votre site a intégré VisitorOS avec Outlook. Si vous êtes administrateur, consultez Intégrer VisitorOS avec Microsoft Outlook pour apprendre comment faire.
- Utilisez l’adresse e-mail VisitorOS, "invite@ilobby.com", si vous n’avez pas intégré VisitorOS avec Outlook.
Nous recommandons d’utiliser le plugin VisitorOS. Si vous décidez d’utiliser l’adresse e-mail VisitorOS, il y a quelques limitations dont vous devez être conscient:
- Une fois un événement créé, la mise à jour de son horaire ou l’ajout d’invités dans Outlook ne mettra pas à jour l’événement dans VisitorOS.
- Le type de visiteur pour tous les invités sera défini sur "Visiteur" et ne peut pas être modifié.
Après avoir créé un événement, vos invités recevront un e-mail de FacilityOS. Cet e-mail inclut le lieu de l’événement, la date, l’option de pré-inscription, si activée, et un code QR qu’ils peuvent utiliser pour s’enregistrer.
Utiliser le plugin VisitorOS
- Dans Outlook, cliquez sur la flèche déroulante à côté de "Nouveau message", puis sélectionnez Événement.
- Dans la barre supérieure, cliquez sur l’icône trois points horizontaux
, puis sélectionnez VisitorOS Events for Outlook.
- Cliquez sur Se connecter, puis connectez-vous en utilisant vos identifiants FacilityOS ou votre authentification unique Microsoft.
- Sous "Détails de l’événement", définissez les options Lieu, Type de visiteur, et Autoriser l’enregistrement anticipé.
- Facultativement, activez Rapport résumé ou Supprimer les notifications d’enregistrement.
- Dans l’éditeur d’événement d’Outlook, saisissez un titre et invitez des invités. Pour plus d’informations sur la création d’événements dans Outlook, consultez l’article de Microsoft Planifier une réunion ou un événement dans Outlook.
- Lorsque vous avez terminé de créer l’événement, cliquez sur Envoyer.
Utiliser l’adresse e-mail VisitorOS
- Dans Outlook, cliquez sur la flèche déroulante à côté de "Nouveau message", puis sélectionnez Événement.
- Dans Inviter des participants obligatoires, ajoutez "invite@ilobby.com" comme participant, puis ajoutez vos invités.
-
Dans Ajouter une salle ou un lieu, saisissez le nom du site où l’événement aura lieu.
Important:
Le nom du site doit correspondre exactement à celui qui apparaît dans VisitorOS. Si aucune correspondance n’est trouvée ou si le champ est laissé vide, le premier site listé dans votre portail VisitorOS est sélectionné par défaut.
- Remplissez le reste des détails de l’événement, comme le titre. Pour plus d’informations sur la création d’événements dans Outlook, consultez l’article de Microsoft Planifier une réunion ou un événement dans Outlook.
- Lorsque vous avez terminé de créer l’événement, cliquez sur Envoyer.