Vous pouvez créer des événements et inviter des invités à partir d'un message Gmail ou de Google Agenda. Ces événements seront ensuite synchronisés avec votre portail VisitorOS.
À propos de la création d'événements à partir d'un message Gmail ou de Google Agenda
Avant de commencer, il y a quelques limitations que vous devez connaître:
- Une fois un événement créé, la mise à jour de son horaire ou l'ajout d'invités dans Google Agenda ne mettra pas à jour l'événement dans VisitorOS.
- Le type de visiteur pour tous les invités sera défini sur « Visiteur » et ne peut pas être modifié.
Après avoir créé un événement, vos invités recevront un e-mail de FacilityOS. Cet e-mail inclut le lieu de l'événement, la date, l'option de pré-enregistrement, si activée, et un code QR qu'ils peuvent utiliser pour s'enregistrer.
Créer un événement à partir d'un message Gmail
Lorsque vous créez un événement à partir d'un message Gmail, le sujet et le texte du message sont copiés dans l'événement, et le destinataire du message Gmail est ajouté comme invité.
- Allez sur Gmail.
- Ouvrez un message.
- Dans la barre supérieure, au-dessus du message, cliquez sur l'icône trois points verticaux
, puis sélectionnez Créer un événement.
- Dans Ajouter des invités, ajoutez "invite@ilobby.com".
- Optionnellement, ajoutez d'autres invités.
-
Dans Ajouter un lieu, saisissez le nom du site où l'événement aura lieu.
Important:
Le nom du site doit correspondre exactement à celui qui apparaît dans VisitorOS. Si aucune correspondance n'est trouvée ou si le champ est laissé vide, le premier site listé dans votre portail VisitorOS est sélectionné par défaut.
- Remplissez le reste des détails de l'événement, puis cliquez sur Enregistrer.
Créer un événement dans Google Agenda
- Allez sur Google Agenda.
- Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur + Créer, puis sélectionnez Événement.
- Dans Ajouter des invités, ajoutez "invite@ilobby.com", puis ajoutez vos invités.
-
Dans Ajouter un lieu, saisissez le nom du site où l'événement aura lieu.
Important:
Le nom du site doit correspondre exactement à celui qui apparaît dans VisitorOS. Si aucune correspondance n'est trouvée ou si le champ est laissé vide, le premier site listé dans votre portail VisitorOS est sélectionné par défaut.
- Remplissez le reste des détails de l'événement, puis cliquez sur Enregistrer.