Skapa en bevakningslista
För att lägga till en bevakningslista:
1. Klicka på Hantera-ikonen, klicka sedan på Bevakningslista. Du tas till modulen för bevakningslistor.
2. Klicka på den blåa Lägg till ny lista-knappen uppe till höger.
3. Konfigurera din bevakningslista genom att ange ett listnamn, välja en listtyp (tillåt eller neka), och välja om listan ska tillämpas vid inloggning, förregistrering eller båda.
4. Välj platser under Tilldela till platser. Detta aktiverar kontroll mot bevakningslistan på de valda platserna. Du kan också tilldela bevakningslistan att gälla på alla platser genom att välja alternativet "Alla platser".
5. Ställ in Prioritet för listan, beroende på i vilken ordning du vill att systemet ska kontrollera medlemmarna i bevakningslistorna när någon loggar in.
6. Välj den Besökartyp som du vill kontrollera mot bevakningslistan.
7. Välj önskade fält i avsnittet Matchningsregler: detta bestämmer vilka fält i en kontakts post som beaktas när de identifieras som en del av bevakningslistan.
8. I åtgärdsrutan kan du välja vad som händer om en besökare finns på din bevakningslista:
- ändra besökarens status till godkänd eller nekad (som standard ändras inte deras status); detta påverkar inte besökarens möjlighet att komma in på platsen men registreras i kolumnen Status under fliken Besökare
- tilldela en tagg till besökarens post (detta visas på fliken Besökare)
- stoppa bearbetningen när träff hittas när detta är aktiverat förhindrar plattformen från att söka i ytterligare bevakningslistor när en kontakt uppfyller kraven för en enskild bevakningslista
- skicka en SMS / e-postnotifikation till värden, användare med en viss roll och/eller till specifika e-postadresser som du anger kommer att meddelas. Notifikationen inkluderar informationen som besökaren angav vid inloggningen, namnet på bevakningslistan de matchade med och deras status, samt möjlighet att bifoga detaljerade resultat som en PDF.
9. Klicka på Spara. Bevakningslistan visas nu på huvudsidan för bevakningslistor.
Bevakningslistans sida visar en förhandsvisning av varje bevakningslista, inklusive dess typ (tillåt/neka), status (aktiverad/inaktiverad), prioritet, besökartyper som den gäller för, och det aktuella antalet medlemmar.
Från bevakningslistans sida kan du:
- För miljöer med flera platser, klicka på Filter
för att hitta bevakningslistor efter plats:
- hantera medlemmarna i bevakningslistan (genom att klicka på-ikonen
)
- redigera en bevakningslistas konfiguration (genom att klicka in i bevakningslistan ).
- ta bort en bevakningslista (klicka på papperskorgen
).
Lägga till kontakter i en bevakningslista
Du kan lägga till kontakter i bevakningslistan individuellt (bäst för små antal medlemmar) eller via en CSV-import.
Lägga till kontakter individuellt
1. Välj önskad bevakningslista, klicka sedan på Hantera medlemmar.
2. Klicka på Ny kontakt.
3 Ange kontaktens information, inklusive anteckningar.
4 Lägg till Giltighetsdatum och Utgångsdatum för bevakningslistposten i fall där du vill att medlemskapet ska vara begränsat till en viss tid. Vid kontroll tas dessa fält i beaktande av systemet. Om medlemmen är aktiv kommer åtgärderna som är inställda för bevakningslistan att tillämpas om det blir en träff.
5 Klicka på Spara.
Lägga till kontakter via CSV-uppladdning
Om du har ett stort antal medlemmar att lägga till i bevakningslistan kan du skapa en CSV-fil med kolumnerna Förnamn, Efternamn, Fullständigt namn, E-post, Företag och Giltighetsdatum) och ladda upp den till bevakningslistan.
För att påbörja importen Klicka på Hantera medlemmar från bevakningslistans förhandsvisningsläge och klicka sedan på Importera-knappen.
Du uppmanas att ladda upp en fil. Filen kan skapas manuellt, eller så kan du ladda ner en exempel fil att fylla med dina egna data och sedan ladda upp den igen. (klicka på )
När importfilen har fyllts i, klicka på Nästa, följ sedan de återstående instruktionerna för att mappa dina filkolumner till rätt data.
Redigera befintliga kontakter i en bevakningslista
För att redigera en medlems data, klicka på ett kontaktnamn, ändra deras uppgifter och klicka på Spara.
För att lägga till ett foto på en bevakningslistmedlem, klicka på ett kontaktnamn, klicka sedan på den generiska bilden på vänster sida av skärmen. Du kommer att tas till skärmen för kontaktbild, klicka på Ladda upp, klicka på bilden, navigera till önskad bild på din enhet, och klicka på Ange som kontaktfoto
För att ta bort en bevakningslistmedlem, klicka på ikonen bredvid deras namn.
Kontrollera om en besökare är medlem i en bevakningslista
Om du har ett stort antal kontakter i en bevakningslista kan du kontrollera om en besökare är medlem i bevakningslistan genom att söka efter dem manuellt. För att göra detta, använd alternativet Manuell kontroll.
I bevakningslistans förhandsvisningsläge, klicka på Mer, välj sedan Manuell kontroll.
Ange lämplig information i skärmen för Watch List Checker, klicka sedan på Kör för att starta kontrollen.
När den manuella kontrollen är klar visas en lista över vilka bevakningslistor som kontrollerats och om en träff hittades. Om en träff hittas visas följande:
- de taggar som är tilldelade den kontakten
- deras status
- e-postadressen till personen som ska meddelas om träffen.