Översikt
För att komma igång, logga in på FacilityOS här: portal.facilityos.com.
Denna guide visar hur du konfigurerar ditt VisitorOS-system för att fungera på ett sätt som smidigt integreras med din anläggning. VisitorOS-portalen fungerar också som en molnbaserad server som sparar all din besöksinformation och håller den lättillgänglig.
Du måste skapa ett konto för att kunna logga in; navigera till knappen "Sign In Help" och följ de angivna stegen.
Notera:
ditt team måste redan ha lagt till din e-post i sin adressbok eller användarregister innan du skapar ditt konto.
När du har skapat ditt konto kan du logga in. Beroende på dina behörigheter kommer du att ha tillgång till en mängd olika funktioner inom portalen.
Instrumentpanel
"Instrumentpanelen" är hjärtat i VisitorOS och det första stället du landar på efter inloggning i modulen. Här kan du se allt som händer på din plats idag, de senaste 30 dagarna vad gäller dina besökare, och de senaste 90 dagarna för värdar i din adressbok.
Vissa personer kan skriva in besökare via instrumentpanelen, vilket beror på deras behörighetsnivå.
För att skriva in en besökare, navigera till den stora blå knappen på höger sida av skärmen som säger "Sign-In Visitor". Detta låter dig skriva in en besökare, eller skriva in dig själv om du och ditt team använder Employee Passes.
Tips:
Din organisation måste först lägga till användarens e-post i adressboken eller användarregister för att kunna skapa ett konto.
Klicka på den åtgärd du vill utföra och följ anvisningarna. Var noga med att fylla i all information som har en asterisk bredvid sig. Det betyder att denna information är OBLIGATORISK för att slutföra en inbjudan eller incheckning.
När en person har skrivits in finns det flera saker du kan göra med deras besöksregister. När du ser dem visas i avsnittet "Signed-in Visitors" på instrumentpanelen, klicka på de 3 prickarna längst till höger i listan.
Beroende på dina aktiverade funktioner kan du bjuda in dem till ett framtida möte, skriva ut ett besökskort igen, lägga till i en bevakningslista, skriva ut, redigera besöksdetaljer eller ladda ner juridiska dokument. Nu går vi vidare till fliken "Visitors".
Besökare
Fliken Besökare ger en översikt över alla som har varit på din plats sedan den skapades. Denna information hanteras av dig och kan inte raderas om det inte särskilt begärs.
För att hitta en specifik besökare, använd sökfältet uppe till höger på skärmen – ange vilka nyckelord som helst som gäller för den besökare du söker (t.ex. deras namn eller e-post).
Filtret låter dig söka efter besökare med en mängd olika alternativ. När önskade filter har lagts till, klicka på "Apply Filter" och alla besökare som matchar dessa parametrar visas.
För att välja besökare, klicka i kryssrutorna för att välja dem en och en eller alla på en gång. När detta är gjort har du några alternativ för vad du vill göra med posterna. Klicka på "Bulk Actions" uppe till vänster på skärmen och du kan exportera besöksloggen till en .CSV-fil för enkel åtkomst till listan.
Du kan också ladda ner alla juridiska dokument som hör till dessa besöksincheckningar (NDA, covid-screening eller andra dokument som gäller för dessa besökare). Eller om du vill kan du radera de valda posterna helt.
Detta avslutar fliken "Visitors". Nästa steg är att navigera till fliken "Events".
Tips:
Vissa åtgärder är beroende av vilka behörigheter som ges av kontoadministratören.
Evenemang
I fliken "Events" har du samma sökmöjligheter som i fliken "Visitors".
Dessutom är fliken "Events" där du kan bjuda in flera personer till din plats samtidigt, till skillnad från flikarna "Dashboard" eller "Visitors" där inbjudningar baseras på en besökare åt gången.
För att bjuda in flera personer samtidigt måste du först skapa ett evenemang. För att skapa ett evenemang, navigera till den blå knappen på sidan av skärmen som säger "New" och sedan "New Event". Här måste du fylla i alla datafält som har en asterisk bredvid sig.
När detaljerna för ditt evenemang är specificerade, klicka på den blå "save"-knappen högst upp på sidan och spara evenemanget. Navigera sedan tillbaka till sidan "Events" där ditt nya evenemang visas högst upp i listan.
Klicka på ditt nya evenemang och här kan du bjuda in personer antingen en och en eller alla på en gång genom att klicka på "invite"-knappen och skriva in deras information manuellt eller importera en gästlista via .CSV-fil.
Vi är klara med fliken "Events". Låt oss navigera till ikonen "Manage" för att hitta menyn med vår nästa destination: "Address Book". Klicka på menyalternativet för att visa.
Adressbok
"Adressboken" innehåller en lista över värdar som besökare kan välja att besöka vid incheckning på VisitorOS-kiosken.
Dessa värdar måste finnas i adressboken som kontakter och kan antingen läggas in manuellt eller importeras via .csv-fil. Om du laddar upp en ny kontakt manuellt i adressboken, klicka på den blå knappen på höger sida av skärmen som säger "Add Contact". Fyll i den obligatoriska informationen och spara kontakten.
För att importera kontakter via en .CSV-fil, klicka på ikonen "Import" på samma rad som knappen "Add Contact". Se till att din .CSV innehåller en kolumn för förnamn, efternamn och e-post, eftersom dessa är obligatoriska fält.
När du har skapat en korrekt formaterad .CSV-fil, bläddra och släpp filen i fönstret för filimport. Följ anvisningarna och din adressbok importeras sedan via .CSV-fil.
Nu när vi har gått igenom "Adressbok" kan vi titta på några ytterligare inställningar.
Ytterligare inställningar
Beroende på din kontotillgångsnivå kommer du att kunna se en mängd ytterligare inställningar och alternativ för att fortsätta anpassa din VisitorOS-portalupplevelse.
Dokument
Ladda upp dokument för granskning eller utbildning vid besöksincheckning eller förregistrering.
Adressbok
Lista över alla kända anställda och besökare som har lagts till i systemet.
Bevakningslista
Ger möjlighet att förhindra vissa användare från vissa funktioner, att få utmärkelser eller att helt enkelt inte få checka in.
Enheter
Se live-status för alla för närvarande anslutna enheter tilldelade en plats eller anläggning.
Global Messaging
Sänd meddelanden eller varningar till alla kontakter i adressboken omedelbart (endast kontoadministratörer).