När din anläggning är registrerad och du har ställt in dina leverantörer och entreprenörer är nästa steg för leverantörer och entreprenörer att slutföra sina tilldelade uppgifter genom att ladda upp de dokument du krävt för att uppfylla åtkomstkraven för din anläggning.
Här är en skriftlig guide som förklarar hur man visar och godkänner eller avvisar en inskickad uppgift:
- Välj ikonen Uppgifter. Du kommer att tas till sidan Uppgifter, där du kan se alla väntande uppgifter. Varje uppgift visar följande information vid en snabb blick:
- Uppgiftstyp – Om uppgiften skickades in av en leverantör eller entreprenör.
- Företag – Namnet på leverantörsföretaget som är kopplat till uppgiften.
- Inskickad av – namnet på leverantörens representant eller entreprenör som skickade in uppgiften.
- Uppgiftsnamn – namnet på uppgiften.
- Anläggning – Namnet på den/de anläggningar som denna uppgift lämnades in för godkännande vid.
- Datum inskickat
- Datum mottaget
- För att granska en inskickning, klicka på vilken uppgift som helst. Du kommer att tas till granskningssidan där du kan granska data kopplad till uppgiften (dvs. namn, referensnummer, utgångsdatum), samt ett foto av det inskickade dokumentet på högra sidan av skärmen. Du kan klicka på Dokumenthistorik för att se en logg över alla åtgärder som vidtagits angående denna uppgift hittills.
- Dessutom kan du inom Dokumenthistorik se det aktuella statusen för ett inskickat dokument. Det kan vara Inskickat, vilket indikerar att ett dokument har skickats in och är redo för granskning, eller Utkast Sparat, vilket indikerar att ett dokument har sparats som ett utkast av en leverantör eller entreprenör. Observera: Denna status visas endast i Leverantörsportalen.
- Åtgärder som utförs av platsadministratörer vid uppladdning eller redigering av dokument å leverantörers eller entreprenörers vägnar loggas också i dokumenthistoriken samt varje användares namn och tillämpliga anläggningar.
- Uppe i det högra hörnet kan du välja Godkänn dokument eller Avvisa dokument, som visas nedan. Du kommer att uppmanas att inkludera en anteckning om du avvisar en uppgift. Besökaren eller entreprenören som slutför uppgiften kan se eventuella anteckningar du lägger till när du godkänner/avvisar.
- Klart! När du godkänner eller avvisar ett dokument tas det bort från din uppgiftslista. Leverantören eller entreprenören får ett e-postmeddelande som meddelar om uppgiften har godkänts eller avvisats, samt eventuella anteckningar du inkluderade i ditt godkännande eller avslag.