Introduktion
Att hantera och underhålla ett uppdaterat register över entreprenörsdokumentation är en viktig del av hanteringen av entreprenörers efterlevnad. ContractorOS gör det enkelt att säkerställa att endast giltiga, icke-utgångna dokument tillhandahålls, genom att automatiskt meddela berörda parter när dokument är på väg att gå ut.
Hur en Plats Säkerställer att en Uppgift Har ett Utgångsdatum
Under ContractorOS Onboarding samarbetar platsen med ContractorOS Onboarding-teamet för att bestämma vilka datafält som krävs för varje uppgift. En plats kan inkludera ett utgångsdatum som ett obligatoriskt datafält, så att varje leverantör eller entreprenör som lämnar in en uppgift måste fylla i utgångsdatumet för det dokument som lämnas in.
Hur Leverantörer / Entreprenörer Anger Utgångsdatum för Sina Uppgifter
När en leverantör eller entreprenör tilldelas en uppgift av en plats, måste de fylla i de obligatoriska datafälten och ladda upp bevis på att de innehar dokumentationen som är kopplad till uppgiften (t.ex. körkort eller yrkescertifiering).
När de fyller i de obligatoriska datafälten måste leverantören eller entreprenören ange utgångsdatumet på dokumentet. Detta kommer att kontrolleras av platsadministratören som en del av deras granskningsprocess.
Uppgiften kommer att löpa ut i ContractorOS på utgångsdatumet för det faktiska dokumentet, om inte den ursprungliga inlämnaren uppdaterar uppgiften och skickar in den igen.
Vad händer när en uppgift löper ut?
Den ursprungliga inlämnaren av en uppgift får automatiska aviseringar om deras uppgift är på väg att löpa ut. Dessa aviseringar skickas 30 dagar, 7 dagar och 1 dag före uppgiftens utgångsdatum. Leverantörer meddelas också om kommande utgångsdatum för sina entreprenörers uppgifter.
När en uppgift löper ut i ContractorOS sker följande åtgärder automatiskt:
- Uppgiften får nu statusen "utgången" på sidan för Leverantörs- / Entreprenörsdetaljer.
- Leverantören och/eller entreprenören meddelas via e-post om uppgiftens utgång.
- Om en leverantörs uppgift löper ut, meddelas leverantörskontakten.
- Om en entreprenörs uppgift löper ut, meddelas entreprenören och deras leverantörskontakt.
- Leverantören eller entreprenören får sin efterlevnadsstatus ändrad till Ej Efterlevande:
- Om en leverantörs uppgift löper ut, ändras deras leverantörskonto OCH alla entreprenörer som arbetar för dem till Ej Efterlevande.
- Om en entreprenörs uppgift löper ut, ändras endast deras individuella entreprenörskonto till Ej Efterlevande.
- Slutligen, om platsen använder ContractorOS-integration med VisitorOS, kommer en entreprenör som försöker logga in med statusen Ej Efterlevande på grund av en utgången uppgift att flaggas, och deras värd kommer automatiskt att meddelas.