Du kan skapa evenemang och bjuda in gäster i Outlooks skrivbords- eller webbapp. Dessa evenemang synkroniseras sedan med din VisitorOS-portal.
Om att skapa evenemang i Outlook
Du kan skapa VisitorOS-evenemang i Outlook på två sätt, beroende på hur din plats är konfigurerad:
- Använd VisitorOS-plugin om din plats har integrerat VisitorOS med Outlook. Om du är administratör, se Integrera VisitorOS med Microsoft Outlook för att lära dig hur.
- Använd VisitorOS e-postadress, "invite@ilobby.com", om du inte har VisitorOS integrerat med Outlook.
Vi rekommenderar att du använder VisitorOS-plugin. Om du väljer att använda VisitorOS e-postadress finns några begränsningar du bör känna till:
- När ett evenemang har skapats kommer ändringar av tid eller tillägg av gäster i Outlook inte att uppdatera evenemanget i VisitorOS.
- Besökartypen för alla gäster kommer att sättas till "Visitor" och kan inte ändras.
Efter att du har skapat ett evenemang kommer dina gäster att få ett e-postmeddelande från FacilityOS. Detta e-postmeddelande inkluderar evenemangets plats, datum, möjligheten att förregistrera sig om det är aktiverat, och en QR-kod som de kan använda för att logga in.
Använd VisitorOS-plugin
- I Outlook, klicka på rullgardinspilen bredvid "Nytt meddelande", välj sedan Evenemang.
- I toppmenyn, klicka på ikonen med tre horisontella punkter
, välj sedan VisitorOS Events for Outlook.
- Klicka på Logga in, logga sedan in med dina FacilityOS-uppgifter eller via Microsoft single sign-on.
- Under "Evenemangsdetaljer", ange Plats, Besökartyp, och Tillåt tidig inloggning alternativ.
- Valfritt, slå på Sammanfattningsrapport eller Undertryck inloggningsnotiser.
- I Outlooks evenemangsredigerare, ange en titel och bjud in gäster. För mer information om att skapa evenemang i Outlook, se Microsofts artikel Schemalägg ett möte eller evenemang i Outlook.
- När du är klar med att skapa evenemanget, klicka på Skicka.
Använd VisitorOS e-postadress
- I Outlook, klicka på rullgardinspilen bredvid "Nytt meddelande", välj sedan Evenemang.
- I Bjud in obligatoriska deltagare, lägg till "invite@ilobby.com" som deltagare, lägg sedan till dina gäster.
-
I Lägg till ett rum eller plats, skriv namnet på platsen där evenemanget ska äga rum.
Viktigt:
Platsnamnet måste exakt matcha hur det visas i VisitorOS. Om ingen matchning hittas eller fältet lämnas tomt väljs den första platsen i din VisitorOS-portal som standard.
- Fyll i resten av detaljerna för evenemanget, som titel. För mer information om att skapa evenemang i Outlook, se Microsofts artikel Schemalägg ett möte eller evenemang i Outlook.
- När du är klar med att skapa evenemanget, klicka på Skicka.