Du kan skapa evenemang och bjuda in gäster i Outlooks skrivbords- eller webbapp. Dessa evenemang synkroniseras sedan med din VisitorOS-portal.
Om att skapa evenemang i Outlook
Du kan skapa VisitorOS-evenemang i Outlook på två sätt, beroende på hur din plats är konfigurerad:
- Använd VisitorOS-plugin om din plats har integrerat VisitorOS med Outlook. Om du är administratör, se Integrera VisitorOS med Microsoft Outlook för att lära dig hur.
- Använd VisitorOS e-postadress, "invite@ilobby.com", om du inte har VisitorOS integrerat med Outlook.
Vi rekommenderar att använda VisitorOS-plugin. Om du väljer att använda VisitorOS e-postadress finns det några begränsningar du bör känna till:
- När ett evenemang har skapats kommer ändringar av tid eller tillägg av gäster i Outlook inte att uppdatera evenemanget i VisitorOS.
- Besökartypen för alla gäster kommer att sättas till "Visitor" och kan inte ändras.
Efter att du har skapat ett evenemang kommer dina gäster att få ett e-postmeddelande från FacilityOS. Detta e-postmeddelande innehåller evenemangets plats, datum, möjlighet att förregistrera sig om det är aktiverat, samt en QR-kod som de kan använda för att registrera sig vid ankomst.
Använd VisitorOS-plugin
- I Outlook, klicka på nedåtpilen bredvid "Nytt meddelande" och välj sedan Evenemang.
- I toppfältet, klicka på de tre horisontella prickarna
-ikonen och välj sedan VisitorOS Events for Outlook.
- Klicka på Logga in och logga sedan in med dina FacilityOS-uppgifter eller din Microsoft single sign-on.
- Under "Evenemangsdetaljer", ange Plats, Besökartyp och Tillåt tidig incheckning.
- Valfritt, slå på Sammanfattningsrapport eller Undertryck incheckningsaviseringar.
- I Outlooks evenemangsredigerare, ange en titel och bjud in gäster. För mer information om att skapa evenemang i Outlook, se Microsofts artikel Schemalägg ett möte eller evenemang i Outlook.
- När du är klar med att skapa evenemanget klickar du på Skicka.
Använd VisitorOS e-postadress
Viktigt:
Innan du skapar ett evenemang, se till att du är listad som värd i Adressboken med din Outlook-e-postadress. Om du är osäker, kontakta din administratör för hjälp.
- I Outlook, klicka på nedåtpilen bredvid "Nytt meddelande" och välj sedan Evenemang.
- Under Bjud in nödvändiga deltagare, lägg till "invite@ilobby.com" som deltagare och lägg sedan till dina gäster.
-
Under Lägg till ett rum eller plats, ange namnet på platsen där evenemanget ska äga rum.
Viktigt:
Platsnamnet måste exakt matcha hur det visas i VisitorOS. Om ingen matchning hittas eller fältet lämnas tomt, väljs den första platsen som listas i din VisitorOS-portal som standard.
- Fyll i resten av detaljerna för evenemanget, såsom titel. För mer information om att skapa evenemang i Outlook, se Microsofts artikel Schemalägg ett möte eller evenemang i Outlook.
- När du är klar med att skapa evenemanget klickar du på Skicka.