Du kan lägga till en anställd i adressboken så att personen kan väljas som värd vid inloggning.
Vem kan använda den här funktionen?
Viktigt:
Om din adressbok är integrerad med ett externt system lägger du till den anställde i det systemet. Informationen hålls uppdaterad när ändringar görs i det externa systemet. Mer information om adressboksintegreringar finns i Integreringsalternativ för FacilityOS-adressboken.
Lägg till en anställd
- Klicka på Manage i det vänstra sidofältet i VisitorOS och välj sedan Address Book.
- Klicka på New Contact.
- I Name anger du den anställdes för- och efternamn.
- I Email anger du den anställdes e-postadress.
- Om din plats använder SMS-aviseringar väljer du rätt region i Mobile Number och anger sedan den anställdes mobilnummer.
- (Valfritt) Fyll i någon av följande uppgifter:
- Division: Ange namnet på den anställdes team.
- Job Title: Ange den anställdes befattning.
-
Under Sign-in Notification Methods eller Notification Methods väljer du en eller flera aviseringsmetoder:
- Om du vill skicka aviseringar via e-post väljer du Email.
- Om du vill skicka aviseringar via SMS väljer du SMS.
- Om du vill skicka aviseringar via röstmeddelande väljer du Voice.
Viktigt:
För att inloggningsaviseringar ska fungera kontrollerar du följande:
- För SMS- och röstaviseringar måste den anställde ha ett giltigt telefonnummer angivet i Mobile Number.
Inloggningsaviseringar är aktiverade för din plats. Information om hur du gör finns i Konfigurera inloggningsaviseringar.
- Välj de platser där den anställde arbetar i rullgardinsmenyn Sites . Du kan endast välja platser för den anställde som är tilldelade till ditt användarkonto.
- Om du vill skicka ett e-postmeddelande till den anställde och informera om att personen har lagts till som värd väljer du Send Welcome Email.
- (Valfritt) På fliken Details konfigurerar du någon av följande inställningar:
- Pin to 'Host selection' screen: Aktivera det här alternativet om du vill visa den anställde som en föreslagen värd som besökare kan välja vid inloggning.
- Manager: Välj den anställdes chef. Chefen måste redan finnas i adressboken.
- Personal Assistant(s): Välj den anställdes personliga assistent. Den personliga assistenten måste redan finnas i adressboken.
- Tags: Ange nyckelord som hjälper dig att filtrera och hitta anställda i adressboken.
- Notes (Internal): Ange ytterligare information som endast kan visas av andra användare som har åtkomst till adressboken.
- (Valfritt) Om du vill skicka aviseringar till ytterligare e-postadresser eller telefonnummer klickar du på Additional Contacts och anger sedan en Secondary Email, Additional Mobile Numbers eller ett Primary Office Phone Number.
- Klicka på Save för att lägga till den anställde i adressboken.
Lägg till flera anställda
Om du vill lägga till flera anställda i adressboken förbereder du en CSV-, TXT- eller XLSX-fil som innehåller deras uppgifter. Information om hur du gör finns i Förbered en CSV-fil för att lägga till anställda i adressboken.
- Klicka på Manage i det vänstra sidofältet i VisitorOS och välj sedan Address Book.
- Klicka på ikonen Import
i det övre högra hörnet.
- I File Upload drar och släpper du filen i uppladdningsområdet och klickar sedan på Next.
- Om den första raden i filen innehåller kolumnnamn väljer du Column Names In The First Data Row.
- Om du laddar upp en TXT-fil väljer du rätt Column delimiter. För andra filtyper behåller du standardinställningen.
- Granska kolumnmappningen och bekräfta att varje fält är mappat till rätt kolumn i filen. Klicka sedan på Next. Om filen till exempel har en kolumn med namnet ”Email” mappar du den till ”Email Address”.
- Om du endast vill behålla anställda från filen i adressboken och ta bort alla andra väljer du Remove Contacts That Are Not In This File.
- Klicka på Import.
- Granska den slutförda importen och klicka sedan på Done.