Añadir invitados a un evento

Después de crear un evento, puedes añadir invitados individualmente o varios invitados a la vez para enviarles invitaciones.

Añadir un invitado a un evento

1. En la barra lateral izquierda de VisitorOS, haz clic en Eventos.
2. Selecciona el evento que deseas actualizar.
3. En "Invitados del Evento", haz clic en Invitar Invitado.
4. En el campo de búsqueda Información del Visitante, escribe el nombre del invitado y luego realiza una de las siguientes acciones:

   • Si ves al invitado en los resultados de búsqueda, selecciona su nombre para completar su información desde su última visita. Esto también asegura que no tenga que completar documentos que ya haya revisado, siempre que no hayan expirado.

     Nota:

     La información del visitante solo se completará desde una visita anterior si la opción Recordar última entrada para visitantes recurrentes estaba activada. Para más información, consulta Gestionar campos de datos.

   • Si el invitado no aparece en los resultados de búsqueda, haz clic en Nuevo Visitante.
5. Opcionalmente, si el invitado visita desde una empresa, en el campo Empresa, ingresa su nombre.
6. En el menú desplegable Tipo de Visitante, selecciona el tipo de visitante que estás invitando. El tipo de visitante determina qué documentos revisan los invitados durante el registro y qué listas de vigilancia se verifican.
7. Si tu sitio ha habilitado múltiples formas de enviar la invitación al invitado, en Canal(es) de Notificación selecciona Correo Electrónico, SMS o ambos.
8. Dependiendo de los canales de notificación que seleccionaste, ingresa su Correo Electrónico o Número de Teléfono.
9. En el campo Notas (Internas), ingresa notas internas. Estas notas son visibles para ti, usuarios que pueden gestionar todos los eventos y usuarios que tienen acceso a los registros de visitantes. Cualquiera de estos usuarios también puede editar las notas.
10. Opcionalmente, si tu administrador ha habilitado campos de datos adicionales, expande Campos Personalizados y completa la información que tengas. Durante la preinscripción, el invitado puede revisar y editar la información que ingresaste.
11. Haz clic en Invitar.

Añadir varios invitados a un evento

Para añadir varios invitados a un evento, prepara un archivo CSV que contenga la información de tus invitados. Para más detalles, consulta Crear un archivo CSV para importar invitados a un evento.

1. En la barra lateral izquierda de VisitorOS, haz clic en Eventos.
2. Selecciona el evento que deseas actualizar.
3. En el panel "Invitados del Evento", haz clic en el ícono Importar desde CSV .
4. En el diálogo "Importar", haz clic en Examinar, selecciona el archivo CSV, TXT o XLSX que contiene tu lista de invitados y luego haz clic en Siguiente.
5. Si la primera fila de tu archivo contiene encabezados de columna, selecciona Nombres de columna en la primera fila de datos. VisitorOS usa los encabezados para asignar las columnas a los campos correctos.
6. Si estás subiendo un archivo TXT, selecciona el Delimitador de columna correcto. Para otros tipos de archivo, mantén la configuración predeterminada.
7. Revisa la asignación de columnas y confirma que cada campo de VisitorOS se asigne a la columna correcta en tu archivo, luego haz clic en Siguiente. Por ejemplo, si tu archivo tiene una columna llamada "Correo Electrónico", asígnala a "Dirección de Correo Electrónico".
8. Revisa los invitados para asegurarte de que la información es precisa, luego haz clic en Añadir Invitados.

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