Puede invitar a contratistas a su sitio a través de VisitorOS y hacer que sean preseleccionados para asegurarse de que cumplen con los requisitos antes de que lleguen.
¿Quién puede usar esta función?
Nota:
Si solo tiene ContractorOS Essentials o no tiene ContractorOS, aún puede invitar a contratistas a través de VisitorOS. Sin embargo, VisitorOS no recuperará automáticamente la información de los contratistas desde ContractorOS, y no podrá preseleccionar a los contratistas para garantizar que cumplan con los requisitos antes de que lleguen. Para más información, consulte Crear eventos.
Acerca de invitar a contratistas a su sitio
En VisitorOS puede invitar a contratistas de dos maneras:
- Invitar a contratistas desde el Panel de control: El Panel de control incluye una opción "Invitar visitante" que le permite invitar rápidamente a un solo contratista a su sitio.
- Crear un evento: Puede crear un evento para invitar a múltiples contratistas a su sitio agregándolos individualmente o importándolos en masa usando un archivo CSV, TXT o XLSX.
Al invitar a un contratista, VisitorOS recupera su información existente desde ContractorOS. Los siguientes campos se completan automáticamente con información de ContractorOS y no se pueden editar en VisitorOS:
- Nombre
- Dirección de correo electrónico
- Empresa
- Número de teléfono (si aplica)
Importante:
Si importa contratistas en masa, asegúrese de incluir sus direcciones de correo electrónico. VisitorOS utiliza las direcciones de correo electrónico para vincular a los contratistas con sus registros en ContractorOS.
Cómo funciona la preselección
Cuando un contratista es invitado a un evento, VisitorOS inicia una verificación de cumplimiento a través de ContractorOS. La verificación evalúa el estado de cumplimiento tanto del contratista como de su proveedor.
Según los resultados, se envían las siguientes notificaciones por correo electrónico cuando el contratista o su proveedor no cumplen con los requisitos:
- Las tareas están vencidas o rechazadas: El proveedor o contratista no cumplidor y el Administrador del Sitio reciben un correo electrónico.
- Las tareas no han sido enviadas para revisión: El proveedor o contratista no cumplidor recibe un correo electrónico con la lista de tareas pendientes.
- Las tareas están pendientes de revisión: El Administrador del Sitio recibe un correo electrónico recordándole revisar las tareas pendientes.
- Las tareas no han sido asignadas: El Administrador del Sitio recibe un correo electrónico recordándole asignar las tareas al contratista o a su proveedor.
Invitar a un contratista
Los pasos a continuación explican cómo invitar a un solo contratista desde el Panel de control. Una vez que esté familiarizado con este proceso, puede crear un evento con múltiples invitados y consultar la información a continuación para invitar a varios contratistas.
- Desde la barra lateral izquierda en VisitorOS, haga clic en Eventos.
- Haga clic en Invitar visitante.
- En los campos Hora de inicio y Hora de finalización, seleccione las fechas y horas en que se espera que el contratista llegue y se vaya.
- En el menú desplegable Sitio, seleccione el sitio donde el contratista está asignado para trabajar. Esto debe coincidir con el sitio al que están asignados en ContractorOS.
- En el menú desplegable Tipo de visitante, seleccione cualquier tipo de visitante para el contratista.
- En el menú desplegable Anfitrión, seleccione la persona que será el contacto principal del contratista mientras esté en el sitio. Si no tiene permiso para gestionar todos los eventos, solo podrá seleccionarse a sí mismo.
-
En el campo de búsqueda Información del visitante, ingrese el nombre del contratista. Los resultados de la búsqueda muestran automáticamente visitantes recurrentes y contratistas coincidentes desde ContractorOS.
Nota:
Si recientemente agregó un contratista en ContractorOS, puede tomar hasta unas horas para que su nombre aparezca.
- Seleccione el contratista que desea invitar. Aparece la insignia "Contratista conocido" sobre su nombre, indicando que su información fue encontrada en ContractorOS e ingresada automáticamente en los campos requeridos. Si su sitio tiene campos personalizados obligatorios, complételos.
- Haga clic en Invitar.
Qué sucede a continuación
Después de enviar las invitaciones y completar la preselección, puede revisar cualquier contratista o proveedor que no cumpla con los requisitos en ContractorOS. Para más información, consulte Ver visitas de contratistas en ContractorOS.