Créer des événements

Vous pouvez créer des événements vous permettant d'inviter un ou plusieurs invités sur un site pour une visite programmée.

Créer un événement avec invitation rapide

Un événement avec invitation rapide vous permet de créer un événement et d'envoyer une invitation par e-mail à un invité.

1. Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Événements, 
2. Cliquez sur Inviter un visiteur.
3. Dans les champs Heure de début et Heure de fin, sélectionnez la date et l'heure pour choisir quand l'événement commence et se termine.

4. Dans le menu déroulant Site, sélectionnez le site où l'événement aura lieu.

   Remarque:

   Si vous ne voyez pas le site que vous cherchez, cela signifie qu'il ne vous a pas été attribué.

5. Dans le menu déroulant Type de visiteur, sélectionnez le type de visiteur que vous invitez. Le type de visiteur détermine quels documents les invités doivent consulter lors de l'enregistrement et quelles listes de surveillance sont vérifiées.
6. Dans le menu déroulant Hôte , sélectionnez la personne que l'invité va visiter. Si vous n'avez pas la permission de gérer tous les événements, vous ne pouvez vous sélectionner que vous-même.
7. Dans le champ de recherche Informations sur le visiteur , saisissez le nom de l'invité, puis faites l'une des actions suivantes :

   • Si vous voyez l'invité dans les résultats de recherche, sélectionnez son nom pour remplir ses informations à partir de sa dernière visite. Cela garantit également qu'il n'a pas à compléter les documents qu'il a déjà consultés, à condition qu'ils ne soient pas expirés.

     Remarque:

     Les informations du visiteur ne seront remplies à partir de la visite précédente d'un invité que si Se souvenir de la dernière entrée pour les visiteurs revenants était activé. Pour savoir comment activer cette option, consultez Gérer les champs de données.

   • Si l'invité n'apparaît pas dans les résultats de recherche, cliquez sur Nouveau visiteur puis saisissez son E-mail. Selon la configuration de votre site, vous pouvez voir des champs supplémentaires sous Informations sur le visiteur. Vous pouvez les remplir maintenant ou les laisser à l'invité pour qu'il les complète lors de sa préinscription ou de son enregistrement.
8. Dans le champ Instructions pour l'invité , saisissez des informations supplémentaires que vous souhaitez inclure dans l'e-mail d'invitation.
9. Dans le champ Notes (internes) , saisissez des notes internes. Ces notes sont visibles par vous, les utilisateurs pouvant gérer tous les événements, et les utilisateurs ayant accès aux dossiers des visiteurs. Ces utilisateurs peuvent également modifier les notes.

10. Cliquez sur Inviter pour envoyer l'e-mail d'invitation.

    Remarque:

    L'invitation sera ajoutée en tant qu'événement et affichée sur la page Événements.

Créer un événement multi-invités

Un événement multi-invités vous permet d'inviter plusieurs invités au même événement et, si nécessaire, de configurer l'événement pour qu'il se répète selon un calendrier.

1. Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Événements.
2. Cliquez sur Nouvel événement.
3. Dans le champ Nom de l'événement , saisissez un nom qui identifie clairement l'événement.
4. Dans le menu déroulant Site, sélectionnez le site où l'événement aura lieu.
5. Dans le menu déroulant Hôte , sélectionnez la personne que l'invité va visiter. Si vous n'avez pas la permission de gérer tous les événements, vous ne pouvez vous sélectionner que vous-même.

6. Dans le menu déroulant Type de visiteur, sélectionnez le type de visiteur que vous invitez. Le type de visiteur détermine quels documents les invités doivent consulter lors de l'enregistrement et quelles listes de surveillance sont vérifiées.

   Important:

   Ce sera le Type de visiteur par défaut si vous n'en spécifiez pas un lors de l'ajout des invités à l'événement via une importation CSV. Pour plus d'informations, consultez Créer un fichier CSV pour importer des invités dans un événement.

7. Si l'événement dure toute la journée, sélectionnez Événement toute la journée.
8. Dans les champs Heure de début et Heure de fin, sélectionnez la date et l'heure pour choisir quand l'événement commence et se termine.
9. Si vous souhaitez programmer la répétition de l'événement, activez Événement multi-jours ou récurrent, puis configurez le calendrier. Pour savoir comment faire, consultez Planifier des événements récurrents.
10. Dans le menu déroulant Autoriser l'enregistrement anticipé , sélectionnez combien de temps à l'avance les invités peuvent s'enregistrer en utilisant leur code QR.
11. Dans le champ Instructions pour l'invité , saisissez toute information que vous souhaitez inclure dans l'e-mail d'invitation.
12. Pour envoyer un résumé à l'hôte après l'événement, sélectionnez Envoyer un “Rapport résumé” à l'hôte lorsque l'événement est terminé.
13. Pour empêcher les hôtes de recevoir des notifications lors de l'enregistrement des invités, sélectionnez Supprimer les notifications d'enregistrement.
14. Cliquez sur Enregistrer pour créer l'événement.

Étapes suivantes

Une fois que vous avez créé un événement, vous devrez ensuite ajouter des invités à l'événement. Pour plus d'informations, consultez Ajouter des invités à un événement.

Erreur : Aucun résultat trouvé. Veuillez procéder à l'enregistrement standard

Cette erreur se produit lorsque des visiteurs tentent de s'enregistrer pour un événement qui est déjà terminé. Vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour mettre à jour l'Heure de fin de l'événement.

1. Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Événements.
2. Sélectionnez l'événement.
3. Mettez à jour l'Heure de fin à une date future.
4. Cliquez sur Enregistrer.