Ajouter des invités à un événement

Après avoir créé un événement, vous pouvez inviter des invités individuellement ou importer plusieurs invités à la fois.

Ajouter un invité à un événement

1. Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Événements.
2. Sélectionnez l’événement auquel vous souhaitez ajouter un invité.
3. Cliquez sur Inviter un invité.
4. Dans le champ de recherche Informations sur le visiteur, saisissez le nom de l’invité, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Si l’invité apparaît dans les résultats de recherche, sélectionnez son nom pour remplir les informations enregistrées lors de sa dernière visite. Cela garantit également qu’il n’a pas à remplir les documents qu’il a déjà consultés, à condition que ceux-ci n’aient pas expiré.

     Remarque :

     Les informations de la visite précédente d’un invité sont renseignées uniquement si votre administrateur a configuré votre site pour les visiteurs récurrents.

   • Si l’invité n’apparaît pas dans les résultats de recherche, cliquez sur Nouveau visiteur.
5. Dans le menu déroulant Type de visiteur, sélectionnez le type de visiteur de l’invité.
6. Si plusieurs méthodes d’envoi des invitations sont activées sur votre site, sous Canal(aux) de notification, sélectionnez E-mail, SMS ou les deux.
7. Saisissez l’Adresse e-mail ou le Numéro de téléphone de l’invité, ou les deux, selon les canaux de notification que vous avez sélectionnés.
8. Saisissez toute information supplémentaire requise concernant l’invité. Les informations requises dépendent de la configuration de votre site par votre administrateur.
9. (Facultatif) Dans Notes (internes), saisissez les notes internes souhaitées. Ces notes sont visibles et modifiables par vous-même, les utilisateurs autorisés à gérer tous les événements et les utilisateurs ayant accès aux dossiers des visiteurs.
10. Pour inviter l’invité, cliquez sur Inviter.

Ajouter plusieurs invités à un événement

Pour ajouter plusieurs invités à un événement, préparez un fichier CSV, TXT ou XLSX contenant les informations de vos invités. Pour savoir comment créer un fichier CSV, consultez Créer un fichier CSV pour importer des invités à un événement.

1. Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Événements.
2. Sélectionnez l’événement auquel vous souhaitez ajouter des invités.
3. Cliquez sur l’icône Importer depuis un fichier CSV pour ouvrir la boîte de dialogue de chargement du fichier.
4. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier CSV, TXT ou XLSX contenant votre liste d’invités, puis cliquez sur Suivant.
5. Si la première ligne de votre fichier contient les en-têtes de colonne, sélectionnez Noms des colonnes dans la première ligne de données. Les en-têtes servent à associer les colonnes aux champs appropriés.
6. Si vous importez un fichier TXT, sélectionnez le Séparateur de colonnes approprié. Pour les autres types de fichiers, conservez le paramètre par défaut.
7. Vérifiez l’association des colonnes et confirmez que chaque champ est associé à la colonne correspondante de votre fichier, puis cliquez sur Suivant. Par exemple, si votre fichier contient une colonne nommée « E-mail », associez-la à « Adresse e-mail ».
8. Vérifiez les invités pour vous assurer que les informations sont exactes, puis cliquez sur Ajouter des invités.