Ajouter des invités à un événement

Après avoir créé un événement, vous pouvez ajouter des invités individuellement ou plusieurs invités à la fois pour envoyer des invitations.

Ajouter un invité à un événement

1. Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Événements.
2. Sélectionnez l'événement que vous souhaitez mettre à jour.
3. Dans "Invités de l'événement", cliquez sur Inviter un invité.
4. Dans le champ de recherche Informations sur le visiteur , saisissez le nom de l'invité, puis faites l'une des actions suivantes:

   • Si vous voyez l'invité dans les résultats de recherche, sélectionnez son nom pour remplir ses informations à partir de sa dernière visite. Cela garantit également qu'il n'a pas à remplir à nouveau les documents qu'il a déjà consultés, à condition qu'ils ne soient pas expirés.

     Remarque :

     Les informations du visiteur ne seront remplies à partir d'une visite précédente que si Se souvenir de la dernière entrée pour les visiteurs revenants était activé. Pour plus d'informations, consultez Gérer les champs de données.

   • Si l'invité n'apparaît pas dans les résultats de recherche, cliquez sur Nouveau visiteur.
5. Optionnellement, si l'invité vient d'une entreprise, dans le champ Entreprise , saisissez son nom.
6. Dans le menu déroulant Type de visiteur, sélectionnez le type de visiteur que vous invitez. Le type de visiteur détermine quels documents les invités doivent consulter lors de leur enregistrement et quelles listes de surveillance sont vérifiées.
7. Si votre site a activé plusieurs moyens d'envoyer l'invitation à l'invité, sous Canal(aux) de notification, sélectionnez E-mail, SMS ou les deux.
8. Selon les canaux de notification que vous avez sélectionnés, saisissez leur Adresse e-mail ou Numéro de téléphone.
9. Dans le champ Notes (internes) , saisissez des notes internes. Ces notes sont visibles par vous, les utilisateurs pouvant gérer tous les événements, et les utilisateurs ayant accès aux dossiers des visiteurs. Ces utilisateurs peuvent également modifier les notes.
10. Optionnellement, si votre administrateur a activé des champs de données supplémentaires, développez Champs personnalisés et remplissez les informations dont vous disposez. Lors de la pré-inscription, l'invité peut revoir et modifier les informations que vous avez saisies.
11. Cliquez sur Inviter.

Ajouter plusieurs invités à un événement

Pour ajouter plusieurs invités à un événement, préparez un fichier CSV contenant les informations de vos invités. Pour plus de détails, consultez Créer un fichier CSV pour importer des invités à un événement.

1. Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Événements.
2. Sélectionnez l'événement que vous souhaitez mettre à jour.
3. Dans le panneau "Invités de l'événement", cliquez sur l'icône Importer depuis CSV .
4. Dans la boîte de dialogue "Importer", cliquez sur Parcourir, sélectionnez le fichier CSV, TXT ou XLSX contenant votre liste d'invités, puis cliquez sur Suivant.
5. Si la première ligne de votre fichier contient les en-têtes de colonnes, sélectionnez Noms des colonnes dans la première ligne de données. VisitorOS utilise les en-têtes pour associer les colonnes aux champs corrects.
6. Si vous téléchargez un fichier TXT, sélectionnez le Délimiteur de colonne correct. Pour les autres types de fichiers, conservez le paramètre par défaut.
7. Vérifiez l'association des colonnes et confirmez que chaque champ VisitorOS correspond à la bonne colonne de votre fichier, puis cliquez sur Suivant. Par exemple, si votre fichier contient une colonne nommée "Email", associez-la à "Adresse e-mail".
8. Vérifiez les invités pour vous assurer que les informations sont exactes, puis cliquez sur Ajouter les invités.

Sujets connexes

• Créer des événements
• Historique du statut des invités
• Modifier les paramètres de pré-inscription