Créer des événements

Vous pouvez créer des événements afin d’inviter un ou plusieurs visiteurs sur un site pour une visite planifiée.

Créer un événement avec invitation rapide

Un événement avec invitation rapide vous permet d’inviter rapidement un seul visiteur à un événement.

1. Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Événements.
2. Cliquez sur Inviter un visiteur.
3. Dans Heure de début et Heure de fin, sélectionnez les heures de début et de fin de l’événement.
4. Dans le menu déroulant Site, sélectionnez le site où l’événement aura lieu. Si le site recherché ne s’affiche pas, votre administrateur doit vérifier qu’il est attribué à votre compte utilisateur.
5. Dans le menu déroulant Type de visiteur, sélectionnez le type de visiteur du visiteur.
6. Dans le menu déroulant Hôte, sélectionnez l’employé qui accueillera le visiteur. Si vous ne disposez pas de l’autorisation de gérer tous les événements, vous ne pouvez sélectionner que vous-même.
7. Dans le champ de recherche Informations sur le visiteur , saisissez le nom du visiteur, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Si le visiteur apparaît dans les résultats de recherche, sélectionnez son nom pour renseigner les informations enregistrées lors de sa dernière visite. Cela garantit également qu’il n’aura pas à remplir les documents qu’il a déjà consultés, à condition que ceux-ci n’aient pas expiré.

     Remarque :

     Les informations d’une visite précédente du visiteur sont renseignées uniquement si votre administrateur a configuré votre site pour les visiteurs récurrents.

   • Si le visiteur n’apparaît pas dans les résultats de recherche, cliquez sur Nouveau visiteur.
8. Saisissez toute information supplémentaire requise concernant le visiteur. Les informations requises dépendent de la configuration de votre site par votre administrateur.
9. (Facultatif) Renseignez l’un des champs suivants : 
   • Instructions pour le visiteur : saisissez les informations supplémentaires que vous souhaitez inclure dans l’e-mail d’invitation.
   • Remarques (internes) : saisissez les remarques internes. Ces remarques sont visibles et modifiables par vous, les utilisateurs qui peuvent gérer tous les événements et les utilisateurs qui ont accès aux dossiers des visiteurs.
10. Pour envoyer l’e-mail d’invitation, cliquez sur Inviter. L’invitation sera ajoutée en tant qu’événement et s’affichera sur la page Événements.

Créer un événement avec plusieurs visiteurs

Un événement avec plusieurs visiteurs vous permet d’inviter plusieurs visiteurs au même événement et, si nécessaire, de configurer l’événement pour qu’il se répète selon un calendrier.

1. Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Événements.
2. Cliquez sur Nouvel événement.
3. Dans Nom de l’événement, saisissez un nom qui identifie clairement l’événement.
4. Dans le menu déroulant Site, sélectionnez le site où l’événement aura lieu. Si le site recherché ne s’affiche pas, votre administrateur doit vérifier qu’il est attribué à votre compte utilisateur.
5. Dans le menu déroulant Hôte, sélectionnez l’employé qui accueillera les visiteurs. Si vous ne disposez pas de l’autorisation de gérer tous les événements, vous ne pouvez sélectionner que vous-même.
6. Dans le menu déroulant Type de visiteur, sélectionnez le type de visiteur des visiteurs. Il s’agira du type de visiteur par défaut lors de l’invitation de visiteurs et il pourra être modifié pour chaque visiteur.
7. Si l’événement dure toute la journée, sélectionnez Événement d’une journée entière.
8. Dans Heure de début et Heure de fin, sélectionnez les heures de début et de fin de l’événement.
9. Si vous souhaitez programmer la répétition de l’événement, activez Événement sur plusieurs jours ou récurrent, puis configurez le calendrier. Pour savoir comment procéder, consultez Planifier des événements récurrents.
10. (Facultatif) Configurez l’une des options suivantes : 
    • Autoriser l’enregistrement anticipé : sélectionnez combien de temps à l’avance les visiteurs peuvent s’enregistrer pour l’événement.
    • Instructions pour le visiteur : saisissez les informations que vous souhaitez inclure dans l’e-mail d’invitation.
    • Envoyer le « rapport récapitulatif » à l’hôte à la fin de l’événement : sélectionnez cette option pour envoyer un récapitulatif par e-mail à l’hôte après l’événement.
    • Désactiver les notifications d’enregistrement : sélectionnez cette option pour empêcher les hôtes de recevoir des notifications lorsque les visiteurs s’enregistrent.
11. Pour créer l’événement, cliquez sur Enregistrer.

Étapes suivantes

Après avoir créé un événement avec plusieurs visiteurs, vous devez ajouter des visiteurs à l’événement. Pour savoir comment procéder, consultez Ajouter des visiteurs à un événement.

Erreur : aucune correspondance trouvée. Veuillez suivre la procédure d’enregistrement standard

Cette erreur se produit lorsque des visiteurs essaient de s’enregistrer pour un événement qui est déjà terminé. Suivez les étapes ci-dessous pour modifier l’heure de fin de l’événement et définir une date ultérieure.

1. Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Événements.
2. Sélectionnez l’événement que vous devez mettre à jour.
3. Modifiez l’Heure de fin et définissez une date ultérieure.
4. Cliquez sur Enregistrer.