Créer des événements

Vous pouvez créer des événements vous permettant d’inviter un ou plusieurs invités sur un site pour une visite programmée.

Créer un événement avec invitation rapide

Un événement avec invitation rapide vous permet d’inviter rapidement un seul invité à un événement.

1. Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Événements.
2. Cliquez sur Inviter un visiteur.
3. Dans Heure de début et Heure de fin, sélectionnez quand l’événement commence et se termine.
4. Dans le menu déroulant Site, sélectionnez le site où l’événement aura lieu. Si vous ne voyez pas le site que vous recherchez, votre administrateur devra s’assurer que le site est attribué à votre compte utilisateur.
5. Dans le menu déroulant Type de visiteur, sélectionnez le type de visiteur pour l’invité.
6. Dans le menu déroulant Hôte, sélectionnez l’employé qui accueillera l’invité. Si vous n’avez pas la permission de gérer tous les événements, vous ne pouvez sélectionner que vous-même.
7. Dans le champ de recherche Informations sur le visiteur, saisissez le nom de l’invité, puis faites l’une des actions suivantes :

   • Si l’invité apparaît dans les résultats de recherche, sélectionnez son nom pour remplir les informations enregistrées lors de sa dernière visite. Cela garantit également qu’il n’a pas à remplir des documents qu’il a déjà examinés, à condition qu’ils ne soient pas expirés.

     Remarque :

     Les informations d’une visite précédente d’un invité sont remplies uniquement si votre administrateur a configuré votre site pour les visiteurs réguliers.

   • Si l’invité n’apparaît pas dans les résultats de recherche, cliquez sur Nouveau visiteur.
8. Sous Informations sur le visiteur, saisissez les informations requises concernant l’invité. Les informations requises dépendent de la configuration de votre site par votre administrateur.
9. (Facultatif) Remplissez l’un des champs suivants : 
   • Instructions pour l’invité : Saisissez des informations supplémentaires que vous souhaitez inclure dans l’invitation par e-mail.
   • Notes (internes) : Saisissez toutes notes internes. Ces notes sont visibles et modifiables par vous, les utilisateurs pouvant gérer tous les événements, et les utilisateurs ayant accès aux dossiers des visiteurs.
10. Pour envoyer l’e-mail d’invitation, cliquez sur Inviter. L’invitation sera ajoutée en tant qu’événement et affichée sur la page Événements.

Créer un événement multi-invités

Un événement multi-invités vous permet d’inviter plusieurs invités au même événement et, si nécessaire, de configurer l’événement pour qu’il se répète selon un calendrier.

1. Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Événements.
2. Cliquez sur Nouvel événement.
3. Dans Nom de l’événement, saisissez un nom qui identifie clairement l’événement.
4. Dans le menu déroulant Site, sélectionnez le site où l’événement aura lieu. Si vous ne voyez pas le site que vous recherchez, votre administrateur devra s’assurer que le site est attribué à votre compte utilisateur.
5. Dans le menu déroulant Hôte, sélectionnez l’employé qui accueillera les invités. Si vous n’avez pas la permission de gérer tous les événements, vous ne pouvez sélectionner que vous-même.
6. Dans le menu déroulant Type de visiteur, sélectionnez le type de visiteur pour les invités. Ce sera le type de visiteur par défaut lors de l’invitation des invités et peut être modifié pour chaque invité individuellement.
7. Si l’événement dure toute la journée, sélectionnez Événement toute la journée.
8. Dans Heure de début et Heure de fin, sélectionnez quand l’événement commence et se termine.
9. Si vous souhaitez programmer la répétition de l’événement, activez Événement multi-jours ou récurrent, puis configurez le calendrier. Pour en savoir plus, consultez Planifier des événements récurrents.
10. (Facultatif) Configurez l’une des options suivantes : 
    • Autoriser l’enregistrement anticipé : Sélectionnez combien de temps avant l’événement les invités peuvent s’enregistrer.
    • Instructions pour l’invité : Saisissez toute information que vous souhaitez inclure dans l’e-mail d’invitation.
    • Envoyer un « Rapport résumé » à l’hôte lorsque l’événement est terminé : Sélectionnez cette option pour envoyer un résumé par e-mail à l’hôte après l’événement.
    • Supprimer les notifications d’enregistrement : Sélectionnez cette option pour empêcher les hôtes de recevoir des notifications lors de l’enregistrement des invités.
11. Pour créer l’événement, cliquez sur Enregistrer.

Étapes suivantes

Après avoir créé un événement multi-invités, vous devez ajouter des invités à l’événement. Pour apprendre comment faire, consultez Ajouter des invités à un événement.

Erreur : Aucun résultat trouvé. Veuillez procéder à l’enregistrement standard

Cette erreur se produit lorsque les visiteurs essaient de s’enregistrer à un événement qui est déjà terminé. Suivez les étapes ci-dessous pour modifier l’Heure de fin de l’événement à une date future.

1. Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Événements.
2. Sélectionnez l’événement que vous devez mettre à jour.
3. Mettez à jour l’Heure de fin à une date future.
4. Cliquez sur Enregistrer.