Créer une liste de surveillance

Les listes de surveillance sont utilisées pour signaler les visiteurs lors de la pré-inscription ou de la connexion, vous permettant de leur refuser automatiquement la permission de se connecter ou de notifier le personnel concerné de leur arrivée.

Créer une liste de surveillance

1. Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Gérer, puis sélectionnez Liste de surveillance.
2. Cliquez sur Nouvelle liste.
3. Dans le champ Nom, saisissez un nom pour la liste de surveillance.
4. Dans le champ Priorité, saisissez un numéro pour définir l’ordre dans lequel cette liste de surveillance est vérifiée. Les listes de surveillance avec des numéros plus bas sont vérifiées en premier.
5. Sous "Type de liste", sélectionnez l’une des options suivantes :
   • Pour approuver les visiteurs correspondants, sélectionnez Autoriser.
   • Pour refuser les visiteurs correspondants, sélectionnez Refusé.
6. Sous "Utiliser la liste de surveillance", sélectionnez quand effectuer les vérifications.
   • Pour effectuer les vérifications dès qu’un visiteur se connecte, sélectionnez Au moment de la connexion.
   • Si votre site dispose d’une pré-inscription et que vous souhaitez effectuer les vérifications après leur soumission, sélectionnez Pendant la pré-inscription.
7. Sous "Affecter aux sites", choisissez les sites auxquels ajouter la liste de surveillance.
   • Pour ajouter la liste de surveillance à tous les sites, sélectionnez Tous les sites.
   • Pour ajouter la liste de surveillance à des sites spécifiques, utilisez le menu déroulant pour sélectionner un ou plusieurs sites.
8. Dans le menu déroulant Types de visiteurs, sélectionnez les types de visiteurs auxquels la liste de surveillance s’applique. Par exemple, si vous sélectionnez "Entrepreneur", la liste de surveillance ne s’exécutera que lorsqu’un visiteur choisira "Entrepreneur" lors de la connexion.
9. Si vous disposez d’une intégration tierce avec des listes de surveillance, dans le menu déroulant Source de la liste de surveillance, sélectionnez le nom de l’intégration. Sinon, laissez "Liste personnalisée" sélectionné.
10. Si "Source de la liste de surveillance" est réglée sur "Liste personnalisée", vous pouvez configurer les paramètres suivants:
    • Sous Règles de correspondance, sélectionnez les champs utilisés pour faire correspondre les visiteurs. Un visiteur est signalé uniquement lorsque les champs sélectionnés correspondent à un membre de la liste de surveillance.
    • Si vous souhaitez que les utilisateurs de votre plateforme précisent la raison pour laquelle ils ajoutent des membres à la liste de surveillance, activez et configurez Raison de l’inclusion. Pour plus d’informations, consultez Configurer la raison de l’inclusion.
11. Dans le menu déroulant Changer le statut du visiteur en, sélectionnez ce qui se passe lorsqu’un visiteur correspond à la liste de surveillance.
    • Pour approuver automatiquement les visiteurs correspondants, sélectionnez Approuver.
    • Pour refuser automatiquement les visiteurs correspondants, sélectionnez Refusé.
    • Pour ne pas changer leur statut, sélectionnez Ne pas changer.
12. Facultativement, pour taguer automatiquement les visiteurs correspondant à la liste de surveillance, dans le champ Attribuer des tags, saisissez les mots-clés que vous souhaitez utiliser comme tags.
13. Si vous ne souhaitez pas que les visiteurs soient vérifiés dans d’autres listes de surveillance après qu’une correspondance est trouvée, activez Arrêter le traitement des autres listes de surveillance lorsqu’une correspondance est trouvée.
14. Facultativement, activez les notifications par SMS ou e-mail. Pour plus d’informations, consultez Activer les notifications de la liste de surveillance.
15. Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les raisons d’inclusion

1. Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Gérer, puis sélectionnez Liste de surveillance.
2. Cliquez sur Nouvelle liste ou sélectionnez une liste de surveillance à modifier.

3. Dans la liste de surveillance que vous créez, activez Raison de l’inclusion.

   Remarque :

   "Source de la liste de surveillance" doit être réglée sur "Liste personnalisée".

4. Pour exiger une raison lors de l’ajout d’une personne à la liste de surveillance, activez Obligatoire.
5. Dans Nouvelle raison, saisissez une raison.
6. Cliquez sur Ajouter. Répétez les étapes 5 et 6 pour ajouter d’autres raisons.
7. Une fois toutes les raisons ajoutées, cliquez sur Appliquer.
8. Effectuez les autres modifications nécessaires à la liste de surveillance, puis cliquez sur Enregistrer.

Activer les notifications de la liste de surveillance

Vous pouvez activer les notifications par SMS ou e-mail pour alerter l’hôte ou des utilisateurs spécifiques d’une correspondance dans la liste de surveillance.

1. Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Gérer, puis sélectionnez Liste de surveillance.
2. Cliquez sur Nouvelle liste ou sélectionnez une liste de surveillance à modifier.

3. Si vous souhaitez envoyer des notifications SMS, dans le panneau "Actions" de la liste de surveillance que vous créez, activez Envoyer une notification SMS à l’hôte.

   Remarque :

   Pour envoyer des notifications SMS, l’hôte doit avoir un numéro de téléphone dans "Numéro de portable (pour les notifications SMS)" dans le carnet d’adresses. Pour vérifier si un hôte a un numéro de téléphone, consultez Modifier les détails de l’hôte.

4. Si vous souhaitez envoyer des e-mails aux utilisateurs, activez Envoyer une notification par e-mail.

5. Dans le panneau latéral "Paramètres des notifications par e-mail", effectuez l’une des actions suivantes :

   • Dans Adresse e-mail, saisissez une ou plusieurs adresses e-mail séparées par des virgules.
   • Pour notifier les utilisateurs par rôle, activez Notifier les utilisateurs, puis sélectionnez un ou plusieurs rôles.
   • Pour envoyer un e-mail à l’hôte, activez Notifier l’hôte.

   Remarque :

   Si vous avez configuré la "Source de la liste de surveillance" sur votre intégration Checkr Trust, vous pouvez sélectionner Inclure des résultats détaillés pour l’hôte ou des utilisateurs spécifiques. Cela affichera plus d’informations sur la correspondance dans la notification par e-mail.

6. Cliquez sur Appliquer.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Étapes suivantes

Une fois la liste de surveillance créée, vous pouvez ajouter des membres. Pour savoir comment faire, consultez Ajouter des membres à une liste de surveillance.