Vous pouvez ajouter des documents, tels que des vidéos de sécurité ou des consignes pour les visiteurs, que les visiteurs doivent accepter lors de la pré-inscription ou de l'enregistrement.
| Niveau requis | Niveau Corporate, Enhanced ou Enterprise. Quel est mon niveau? |
| Permission requise | Gérer les documents. Cette permission est incluse par défaut pour les rôles d'administrateur de compte et d'administrateur de site. Quel est mon rôle? |
Ajouter un document
- Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Gérer, puis sélectionnez Documents.
- Cliquez sur Nouveau document, puis sélectionnez un type de document.
- Dans le panneau "Détails du document", saisissez les informations du document. Pour savoir ce que chaque option nécessite, consultez Détails du document.
- Dans le panneau "Configuration", choisissez qui doit voir le document et quand il doit être affiché. Pour savoir ce que chaque option nécessite, consultez Configuration.
- Optionnellement, pour contrôler quand le document réapparaît pour les visiteurs revenants, configurez les paramètres dans le panneau "Expiration". Pour savoir ce que chaque option nécessite, consultez Expiration.
-
Cliquez sur Enregistrer pour ajouter le document.
Important:
Pour que le document apparaisse sur l'iPad, redémarrez l'application VisitorOS. Pour savoir comment faire, consultez l'article d'Apple Quitter et rouvrir une application sur iPad.
Paramètres du document
Lors de l'ajout d'un nouveau document ou de la modification d'un document existant, vous avez la possibilité de configurer ce que les visiteurs voient et comment ils interagissent avec lors de leur enregistrement.
Conseil:
Si vous souhaitez que les visiteurs consultent des documents lors de leur départ, contactez votre représentant du succès client ou l'équipe de support FacilityOS pour configurer votre site.
Détails du document
Les détails suivants du document sont modifiables pour tous les types de documents:
- Date de révision: Sélectionnez une date pour suivre la dernière mise à jour du document.
- Titre du document: Saisissez un titre pour le document que les visiteurs verront.
- Texte: Saisissez des informations sur le document ou des instructions que les visiteurs doivent suivre pour compléter le document.
Les détails suivants du document sont disponibles uniquement pour les documents "Texte/Checklist":
- Cases à cocher personnalisées: Créez des éléments que les visiteurs doivent cocher, ou créez des questions oui/non.
- Pied de page: Saisissez un texte qui apparaîtra en bas du document.
Le détail suivant du document est disponible uniquement pour les documents "vidéo" et "PDF":
- Parcourir les fichiers: Téléchargez un fichier PDF ou vidéo. Cette option apparaît uniquement après avoir enregistré le document pour la première fois.
Le détail suivant du document est disponible uniquement pour les documents "Questionnaire/Quiz":
- Quiz: Créez un "Quiz régulier" (non noté) ou un "Quiz noté" (avec score). Le score apparaît lors de la revue des enregistrements des visiteurs. Pour en savoir plus sur les documents quiz, consultez Créer un quiz dans VisitorOS.
Le détail suivant du document est disponible uniquement pour les documents "Téléchargement de fichier":
- Type de document: Sélectionnez le type de document que vous souhaitez que le visiteur télécharge.
Configuration
Les paramètres de configuration vous permettent de contrôler qui voit le document et si les visiteurs doivent l'accepter ou le signer.
- Attribuer aux sites: Sélectionnez les sites concernés par ce document. Vous ne pouvez sélectionner que les sites qui vous sont attribués.
- Type(s) de visiteur: Sélectionnez les types de visiteurs concernés par ce document. Seuls les visiteurs qui s'enregistrent avec le type de visiteur sélectionné peuvent accepter ou signer le document.
- Afficher en ligne pour la pré-inscription: Si votre site utilise la pré-inscription, activez ce paramètre pour afficher le document lors de la pré-inscription. Pour savoir comment activer la pré-inscription, consultez Modifier les paramètres de pré-inscription.
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Langues du document: Sélectionnez la langue de ce document. Le document apparaît uniquement lorsqu'un visiteur choisit cette langue lors de l'enregistrement.
Important:
Les langues que vous sélectionnez doivent également être configurées pour votre site. Pour savoir comment configurer les langues pour votre site, consultez Gérer les enregistrements multilingues.
- Signature requise: Activez ce paramètre pour exiger que le visiteur signe le document. Les documents vidéo ne peuvent pas être signés.
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Autoriser le refus: Activez ce paramètre pour permettre aux visiteurs de refuser le document et de continuer leur enregistrement. Si ce paramètre est désactivé, les visiteurs doivent accepter le document pour terminer l'enregistrement.
Remarque:
Les visiteurs ne peuvent pas refuser les quiz.
Expiration
Les paramètres d'expiration vous permettent de définir quand les visiteurs revenants doivent accepter ou signer à nouveau le document.
- Supprimer le document après la visite: Activez ce paramètre pour supprimer le document du visiteur lorsqu'il se déconnecte.
- Sélectionnez une des options suivantes pour contrôler la fréquence d'apparition du document pour les visiteurs revenants:
- Sélectionnez Afficher à chaque fois pour que le document apparaisse à chaque visite.
- Sélectionnez Expire après pour définir la durée pendant laquelle le document reste valide après l'enregistrement du visiteur. Les visiteurs revenant dans ce délai n'auront pas besoin d'accepter ou de signer à nouveau le document.
- Sélectionnez Période de validité pour définir une plage de dates. Les visiteurs revenant pendant cette plage n'auront pas à signer à nouveau le document.