Vous pouvez ajouter des documents, tels que des vidéos de sécurité ou des consignes pour les visiteurs que ces derniers doivent accepter lors de la préinscription ou de la connexion.
| Niveau requis | Niveau Corporate, Enhanced ou Enterprise. Quel est mon niveau ? |
| Permission requise | Gérer les documents. Cette permission est incluse par défaut pour l'administrateur du compte et le rôle d'administrateur du site. Quel est mon rôle ? |
Ajouter un document
- Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Gérer, puis sélectionnez Documents.
- Cliquez sur Nouveau Document, puis sélectionnez un type de document.
- Dans le panneau "Détails du document", saisissez les informations du document. Pour savoir ce que chaque option nécessite, consultez Modifier les détails du document.
- Dans le panneau "Configuration", choisissez qui doit voir le document et quand ils doivent le voir. Pour savoir ce que chaque option nécessite, consultez Configuration.
- Optionnellement, pour contrôler quand le document réapparaît pour les visiteurs revenants, configurez les paramètres dans le panneau "Expiration". Pour savoir ce que chaque option nécessite, consultez Expiration.
-
Cliquez sur Enregistrer pour ajouter le document.
Important:
Pour que le document apparaisse sur le kiosque, redémarrez l'application VisitorOS. Pour savoir comment faire, consultez l'article d'Apple Quitter et rouvrir une application sur iPad.
Paramètres du document
Lors de l'ajout d'un nouveau document ou de la modification d'un document existant, vous avez la possibilité de configurer la manière dont les visiteurs interagissent avec celui-ci lors de la connexion.
Astuce:
Si vous souhaitez que les visiteurs consultent les documents lors de la déconnexion, contactez votre représentant du succès client ou l'équipe de support FacilityOS pour configurer votre site.
Détails du document
Les détails suivants du document sont disponibles pour modification pour tous les types de documents :
- Date de révision: Sélectionnez une date pour suivre la dernière mise à jour du document.
- Titre du document: Saisissez le titre que les visiteurs verront.
- Texte ou Instructions: Saisissez les informations que les visiteurs doivent lire, ou les instructions qu'ils doivent suivre pour compléter le document.
Les détails suivants du document sont disponibles pour modification uniquement pour les documents "Texte/Checklist":
- Cases à cocher personnalisées: Créez des éléments que les visiteurs doivent cocher, ou créez des questions oui/non.
- Pied de page: Saisissez le texte qui apparaît après les cases à cocher ou les questions.
Le détail suivant du document est disponible uniquement pour les documents "vidéo" et "PDF" :
- Parcourir les fichiers: Téléchargez un fichier PDF ou vidéo. Cette option apparaît uniquement après avoir enregistré le document pour la première fois.
Le détail suivant du document est disponible uniquement pour les documents "Questionnaire/Quiz" :
- Quiz: Créez un "Quiz régulier" (non noté) ou un "Quiz noté" (avec score). Le score apparaît lorsque vous consultez les dossiers des visiteurs. Pour en savoir plus sur les documents quiz, consultez Créer un quiz dans VisitorOS.
Le détail suivant du document est disponible uniquement pour les documents "Téléchargement de fichier" :
- Type de document: Sélectionnez le type de document que vous souhaitez que le visiteur télécharge.
Configuration
Les paramètres de configuration vous permettent de contrôler qui voit le document et si les visiteurs doivent l'accepter ou le signer.
- Attribuer aux sites: Sélectionnez un ou plusieurs sites auxquels le document s'applique. Le document apparaît uniquement lorsque les visiteurs se connectent au site sélectionné.
- Type(s) de visiteur: Sélectionnez un ou plusieurs types de visiteurs auxquels le document s'applique. Seuls les visiteurs qui se connectent avec le type de visiteur sélectionné peuvent consulter le document.
- Afficher en ligne lors de la préinscription: Si votre site utilise la préinscription, activez ce paramètre pour afficher le document pendant la préinscription. Pour savoir comment activer la préinscription, consultez Modifier les paramètres de préinscription.
-
Langues du document: Sélectionnez une ou plusieurs langues dans lesquelles le document est disponible. Le document apparaît uniquement lorsqu'un visiteur sélectionne l'une de ces langues lors de la connexion.
Important:
Les langues que vous sélectionnez doivent également être configurées pour votre site. Pour savoir comment configurer les langues pour votre site, consultez Définir les langues pour le
- Signature requise: Activez ce paramètre pour exiger que le visiteur signe le document. Les documents vidéo ne peuvent pas être signés.
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Autoriser le refus: Activez ce paramètre pour permettre aux visiteurs de refuser le document et de continuer leur connexion. Si ce paramètre est désactivé, les visiteurs doivent accepter le document pour terminer la connexion.
Remarque:
Les visiteurs ne peuvent pas refuser les quiz.
Expiration
Les paramètres d'expiration vous permettent de définir quand les visiteurs revenants doivent accepter ou signer à nouveau le document.
- Supprimer le document après la visite: Activez ce paramètre pour supprimer le document du visiteur lorsqu'il se déconnecte.
- Sélectionnez l'une des options suivantes pour contrôler la fréquence d'apparition du document pour les visiteurs revenants:
- Sélectionnez Afficher à chaque fois pour que le document apparaisse à chaque visite.
- Sélectionnez Expire après pour définir la durée de validité du document (en minutes, heures, jours, semaines, mois ou années). Les visiteurs qui reviennent dans ce délai n'auront pas besoin d'accepter ou de signer à nouveau le document. La sélection de cette option nécessite que vous définissiez la "Date de révision" dans le panneau "Détails du document".
- Sélectionnez Période de validité pour définir une plage de dates. Les visiteurs revenant dans cette plage de dates n'auront pas à signer à nouveau le document.