Vous pouvez inviter des sous-traitants sur votre site via VisitorOS et les faire pré-sélectionner pour vous assurer qu'ils sont conformes avant leur arrivée.
Qui peut utiliser cette fonctionnalité?
Remarque:
Si vous disposez uniquement de ContractorOS Essentials ou si vous n'avez pas ContractorOS, vous pouvez toujours inviter des sous-traitants via VisitorOS. Cependant, VisitorOS ne récupérera pas automatiquement les informations des sous-traitants depuis ContractorOS, et vous ne pourrez pas les pré-sélectionner pour garantir leur conformité avant leur arrivée. Pour plus d'informations, consultez Créer des événements.
À propos de l'invitation des sous-traitants sur votre site
Dans VisitorOS, vous pouvez inviter des sous-traitants de deux manières:
- Inviter des sous-traitants depuis le tableau de bord: Le tableau de bord comprend une option "Inviter un visiteur" qui vous permet d'inviter rapidement un seul sous-traitant sur votre site.
- Créer un événement: Vous pouvez créer un événement pour inviter plusieurs sous-traitants sur votre site en les ajoutant individuellement ou en les important en masse via un fichier CSV, TXT ou XLSX.
Lors de l'invitation d'un sous-traitant, VisitorOS récupère ses informations existantes depuis ContractorOS. Les champs suivants sont automatiquement remplis avec les informations de ContractorOS et ne peuvent pas être modifiés dans VisitorOS:
- Nom
- Adresse e-mail
- Entreprise
- Numéro de téléphone (si applicable)
Important:
Si vous importez des sous-traitants en masse, assurez-vous d'inclure leurs adresses e-mail. VisitorOS utilise les adresses e-mail pour faire correspondre les sous-traitants avec leurs dossiers dans ContractorOS.
Comment fonctionne la pré-sélection
Lorsqu'un sous-traitant est invité à un événement, VisitorOS lance une vérification de conformité via ContractorOS. Cette vérification évalue le statut de conformité du sous-traitant ainsi que celui de son fournisseur.
Selon les résultats, les notifications par e-mail suivantes sont envoyées lorsque le sous-traitant ou son fournisseur ne sont pas conformes:
- Les tâches sont expirées ou rejetées: Le fournisseur ou sous-traitant non conforme ainsi que l'administrateur du site reçoivent un e-mail.
- Les tâches n'ont pas été soumises pour révision: Le fournisseur ou sous-traitant non conforme reçoit un e-mail listant les tâches en suspens.
- Les tâches attendent une révision: L'administrateur du site reçoit un e-mail lui rappelant de réviser les tâches en suspens.
- Les tâches n'ont pas été assignées: L'administrateur du site reçoit un e-mail lui rappelant d'assigner les tâches au sous-traitant ou à son fournisseur.
Inviter un sous-traitant
Les étapes ci-dessous expliquent comment inviter un seul sous-traitant depuis le tableau de bord. Une fois que vous maîtrisez ce processus, vous pouvez créer un événement multi-visiteurs et vous référer aux informations ci-dessous pour inviter plusieurs sous-traitants.
- Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Événements.
- Cliquez sur Inviter un visiteur.
- Dans les champs Heure de début et Heure de fin, sélectionnez les dates et heures auxquelles le sous-traitant est attendu pour arriver et partir.
- Dans le menu déroulant Site, sélectionnez le site sur lequel le sous-traitant est affecté à travailler. Cela doit correspondre au site auquel il est affecté dans ContractorOS.
- Dans le menu déroulant Type de visiteur, sélectionnez un type de visiteur pour le sous-traitant.
- Dans le menu déroulant Hôte, sélectionnez la personne qui sera le contact principal du sous-traitant pendant sa présence sur site. Si vous n'avez pas la permission de gérer tous les événements, vous ne pouvez sélectionner que vous-même.
-
Dans le champ de recherche Informations sur le visiteur, saisissez le nom du sous-traitant. Les résultats de la recherche affichent automatiquement les visiteurs et sous-traitants correspondants provenant de ContractorOS.
Remarque:
Si vous avez récemment ajouté un sous-traitant dans ContractorOS, il peut s'écouler quelques heures avant que son nom n'apparaisse.
- Sélectionnez le sous-traitant que vous souhaitez inviter. Le badge « Sous-traitant connu » apparaît au-dessus de son nom, indiquant que ses informations ont été trouvées dans ContractorOS et automatiquement remplies dans les champs requis. Si votre site comporte des champs personnalisés obligatoires, remplissez-les.
- Cliquez sur Inviter.
Que se passe-t-il ensuite
Après l'envoi des invitations et la fin de la pré-sélection, vous pouvez consulter dans ContractorOS les sous-traitants ou fournisseurs non conformes. Pour plus d'informations, consultez Voir les visites des sous-traitants dans ContractorOS.