Skapa evenemang

Du kan skapa evenemang som gör att du kan bjuda in en eller flera gäster till en plats för ett schemalagt besök.

Skapa ett snabbinbjudningsevenemang

Ett snabbinbjudningsevenemang låter dig skapa ett evenemang och skicka en inbjudan via e-post till en gäst.

1. Från vänstra sidofältet i VisitorOS, klicka på Evenemang, 
2. Klicka på Bjud in besökare.
3. I fälten Starttid och Sluttid välj datum och tid för när evenemanget börjar och slutar.

4. Från rullgardinsmenyn Plats välj platsen där evenemanget kommer att hållas.

   Observera:

   Om du inte ser platsen du letar efter har den inte tilldelats dig.

5. Från rullgardinsmenyn Besökartyp välj vilken typ av besökare du bjuder in. Besökartypen avgör vilka dokument gäster granskar vid incheckning och vilka bevakningslistor som kontrolleras.
6. Från rullgardinsmenyn Värd välj personen som gästen besöker. Om du inte har behörighet att hantera alla evenemang kan du bara välja dig själv.
7. I sökfältet Besökarinformation ange gästens namn och gör sedan något av följande:

   • Om du ser gästen i sökresultaten, välj deras namn för att fylla i deras information från deras senaste besök. Detta säkerställer också att de inte behöver slutföra dokument som de redan har granskat, förutsatt att de inte har gått ut.

     Observera:

     Besökarinformationen fylls endast i från en gästs tidigare besök om Kom ihåg senaste inloggning för återkommande besökare var aktiverat. För att lära dig hur du aktiverar detta, se Hantera datafält.

   • Om gästen inte visas i sökresultaten, klicka på Ny besökare och ange sedan deras E-post. Beroende på hur din plats är inställd kan du se extra fält under Besökarinformation. Du kan fylla i dessa nu eller låta gästen fylla i dem när de förregistrerar sig eller checkar in.
8. I fältet Instruktioner för gästen ange ytterligare information som du vill inkludera i e-postinbjudan.
9. I fältet Anteckningar (internt) ange interna anteckningar. Dessa anteckningar är synliga för dig, användare som kan hantera alla evenemang och användare som har tillgång till besöksregister. Någon av dessa användare kan också redigera anteckningarna.

10. Klicka på Bjud in för att skicka inbjudningsmailet.

    Observera:

    Inbjudan kommer att läggas till som ett evenemang och visas på sidan Evenemang.

Skapa ett evenemang med flera gäster

Ett evenemang med flera gäster låter dig bjuda in flera gäster till samma evenemang och, om det behövs, konfigurera evenemanget för att upprepas enligt ett schema.

1. Från vänstra sidofältet i VisitorOS, klicka på Evenemang.
2. Klicka på Nytt evenemang.
3. I fältet Evenemangsnamn ange ett namn som tydligt identifierar evenemanget.
4. Från rullgardinsmenyn Plats välj platsen där evenemanget kommer att hållas.
5. Från rullgardinsmenyn Värd välj personen som gästen besöker. Om du inte har behörighet att hantera alla evenemang kan du bara välja dig själv.

6. Från rullgardinsmenyn Besökartyp välj vilken typ av besökare du bjuder in. Besökartypen avgör vilka dokument gäster granskar vid incheckning och vilka bevakningslistor som kontrolleras.

   Viktigt:

   Detta kommer att vara standardbesökartypen om du inte anger en när du lägger till gäster till evenemanget via en CSV-import. För mer information, se Skapa en CSV-fil för att importera gäster till ett evenemang.

7. Om evenemanget varar hela dagen, välj Heldagsevenemang.
8. I fälten Starttid och Sluttid välj datum och tid för när evenemanget börjar och slutar.
9. Om du vill schemalägga att evenemanget ska upprepas, slå på Flera dagar eller återkommande evenemang och konfigurera sedan schemat. För att lära dig hur, se Schemalägg återkommande evenemang.
10. Från rullgardinsmenyn Tillåt tidig incheckning välj hur tidigt gäster kan checka in med sin QR-kod.
11. I fältet Instruktioner för gästen ange information du vill inkludera i inbjudningsmailet.
12. För att skicka en sammanfattning till värden efter evenemanget, välj Skicka ”Sammanfattningsrapport” till värden när evenemanget avslutats.
13. För att förhindra att värdar får aviseringar när gäster checkar in, välj Undertryck incheckningsaviseringar.
14. Klicka på Spara för att skapa evenemanget.

Nästa steg

När du har skapat ett evenemang måste du lägga till gäster till evenemanget. För mer information, se Lägg till gäster till ett evenemang.

Fel: Ingen matchning hittades. Vänligen fortsätt med standardregistrering

Detta fel uppstår när besökare försöker checka in för ett evenemang som redan har avslutats. Du kan följa stegen nedan för att uppdatera evenemangets "Sluttid".

1. Från vänstra sidofältet i VisitorOS, klicka på Evenemang.
2. Välj evenemanget.
3. Uppdatera Sluttid till ett framtida datum.
4. Klicka på Spara.