Skapa evenemang

Du kan skapa evenemang som gör att du kan bjuda in en eller flera gäster till en plats för ett schemalagt besök.

Skapa ett snabbinbjudningsevenemang

Ett snabbinbjudningsevenemang låter dig snabbt bjuda in en enda gäst till ett evenemang.

1. Från vänster sidofält i VisitorOS, klicka på Evenemang.
2. Klicka på Bjud in besökare.
3. I Starttid och Sluttid, välj när evenemanget börjar och slutar.
4. Från rullgardinsmenyn Plats, välj platsen där evenemanget ska äga rum. Om du inte ser platsen du letar efter behöver din administratör se till att platsen är tilldelad ditt användarkonto.
5. Från rullgardinsmenyn Besökartyp, välj besökartyp för gästen.
6. Från rullgardinsmenyn Värd, välj den anställde som ska vara värd för gästen. Om du inte har behörighet att hantera alla evenemang kan du bara välja dig själv.
7. I sökfältet Besökarinformation, ange gästens namn och gör sedan något av följande:

   • Om gästen visas i sökresultaten, välj deras namn för att fylla i information som sparats från deras senaste besök. Detta säkerställer också att de inte behöver fylla i dokument som de redan har granskat, förutsatt att de inte har gått ut.

     Observera:

     Information från en gästs tidigare besök fylls endast i om din administratör har konfigurerat din plats för återkommande besökare.

   • Om gästen inte visas i sökresultaten, klicka på Ny besökare.
8. Under Besökarinformation, ange den information om gästen som krävs. Den obligatoriska informationen beror på hur din administratör har konfigurerat din plats.
9. (Valfritt) Fyll i någon av följande fält: 
   • Instruktioner för gästen: Ange ytterligare information som du vill inkludera i e-postinbjudan.
   • Anteckningar (Internt): Ange eventuella interna anteckningar. Dessa anteckningar är synliga och redigerbara av dig, användare som kan hantera alla evenemang och användare som har tillgång till besöksregister.
10. För att skicka inbjudningsmailet, klicka på Bjud in. Inbjudan läggs till som ett evenemang och visas på sidan Evenemang.

Skapa ett evenemang med flera gäster

Ett evenemang med flera gäster låter dig bjuda in flera gäster till samma evenemang och, vid behov, konfigurera evenemanget att upprepas enligt ett schema.

1. Från vänster sidofält i VisitorOS, klicka på Evenemang.
2. Klicka på Nytt evenemang.
3. I Evenemangsnamn, ange ett namn som tydligt identifierar evenemanget.
4. Från rullgardinsmenyn Plats, välj platsen där evenemanget ska äga rum. Om du inte ser platsen du letar efter behöver din administratör se till att platsen är tilldelad ditt användarkonto.
5. Från rullgardinsmenyn Värd, välj den anställde som ska vara värd för gästerna. Om du inte har behörighet att hantera alla evenemang kan du bara välja dig själv.
6. Från rullgardinsmenyn Besökartyp, välj besökartyp för gästerna. Detta blir standardbesökartyp när du bjuder in gäster och kan ändras för individuella gäster.
7. Om evenemanget varar hela dagen, välj Heldagsevenemang.
8. I Starttid och Sluttid, välj när evenemanget börjar och slutar.
9. Om du vill schemalägga att evenemanget ska upprepas, slå på Flerdagars- eller återkommande evenemang och konfigurera sedan schemat. För att lära dig hur, se Schemalägg återkommande evenemang.
10. (Valfritt) Konfigurera någon av följande alternativ: 
    • Tillåt tidig incheckning: Välj hur tidigt gäster kan checka in för evenemanget.
    • Instruktioner för gästen: Ange information som du vill inkludera i inbjudningsmailet.
    • Skicka ”Sammanfattningsrapport” till värden när evenemanget avslutats: Välj detta alternativ för att e-posta värden en sammanfattning efter evenemanget.
    • Undertryck incheckningsaviseringar: Välj detta alternativ för att förhindra att värdar får aviseringar när gäster checkar in.
11. För att skapa evenemanget, klicka på Spara.

Nästa steg

Efter att du har skapat ett evenemang med flera gäster behöver du lägga till gäster till evenemanget. För att lära dig hur, se Lägg till gäster till ett evenemang.

Fel: Ingen träff hittades. Vänligen fortsätt med standardregistrering

Detta fel uppstår när besökare försöker checka in till ett evenemang som redan har avslutats. Följ stegen nedan för att ändra evenemangets sluttid till ett framtida datum.

1. Från vänster sidofält i VisitorOS, klicka på Evenemang.
2. Välj det evenemang du behöver uppdatera.
3. Uppdatera Sluttid till ett framtida datum.
4. Klicka på Spara.