Skapa händelser

Du kan skapa händelser som gör det möjligt för dig att bjuda in en eller flera gäster till en plats för ett schemalagt besök.

Skapa en händelse med snabb inbjudan

Med en händelse med snabb inbjudan kan du snabbt bjuda in en enskild gäst till en händelse.

1. Klicka på Händelser i det vänstra sidofältet i VisitorOS.
2. Klicka på Bjud in besökare.
3. Välj när händelsen börjar och slutar under Starttid och Sluttid.
4. Välj platsen där händelsen äger rum i rullgardinsmenyn Plats. Om platsen du letar efter inte visas måste administratören kontrollera att platsen är tilldelad ditt användarkonto.
5. Välj besökstyp för gästen i rullgardinsmenyn Besökstyp.
6. Välj den anställda som ska vara värd för gästen i rullgardinsmenyn Värd. Om du inte har behörighet att hantera alla händelser kan du bara välja dig själv.
7. Ange gästens namn i sökfältet Besökarinformation och gör sedan något av följande:

   • Om gästen visas i sökresultaten väljer du namnet för att fylla i informationen som sparades från det senaste besöket. Det säkerställer också att gästen inte behöver fylla i dokument som redan har granskats, förutsatt att de inte har löpt ut.

     Obs!

     Information från en gästs tidigare besök fylls endast i om administratören har konfigurerat platsen för återkommande besökare.

   • Om gästen inte visas i sökresultaten klickar du på Ny besökare.
8. Ange eventuell ytterligare obligatorisk information om gästen. Vilken information som krävs beror på hur administratören har konfigurerat platsen.
9. (Valfritt) Fyll i något av följande fält: 
   • Instruktioner till gästen: Ange ytterligare information som du vill inkludera i e-postinbjudan.
   • Anteckningar (internt): Ange eventuella interna anteckningar. Dessa anteckningar är synliga och kan redigeras av dig, användare som kan hantera alla händelser och användare som har åtkomst till besökarposter.
10. Klicka på Bjud in för att skicka e-postinbjudan. Inbjudan läggs till som en händelse och visas på sidan Händelser.

Skapa en händelse för flera gäster

Med en händelse för flera gäster kan du bjuda in flera gäster till samma händelse och vid behov konfigurera händelsen så att den upprepas enligt ett schema.

1. Klicka på Händelser i det vänstra sidofältet i VisitorOS.
2. Klicka på Ny händelse.
3. Ange ett namn som tydligt identifierar händelsen under Händelsenamn.
4. Välj platsen där händelsen äger rum i rullgardinsmenyn Plats. Om platsen du letar efter inte visas måste administratören kontrollera att platsen är tilldelad ditt användarkonto.
5. Välj den anställda som ska vara värd för gästerna i rullgardinsmenyn Värd. Om du inte har behörighet att hantera alla händelser kan du bara välja dig själv.
6. Välj besökstyp för gästerna i rullgardinsmenyn Besökstyp. Detta blir standardbesökstypen när du bjuder in gäster och kan ändras för enskilda gäster.
7. Om händelsen pågår hela dagen väljer du Heldagshändelse.
8. Välj när händelsen börjar och slutar under Starttid och Sluttid.
9. Om du vill schemalägga händelsen så att den upprepas aktiverar du Händelse över flera dagar eller återkommande händelse och konfigurerar sedan schemat. Mer information finns i Schemalägga återkommande händelser.
10. (Valfritt) Konfigurera något av följande alternativ: 
    • Tillåt tidig incheckning: Välj hur tidigt gäster kan checka in till händelsen.
    • Instruktioner till gästen: Ange information som du vill inkludera i e-postinbjudan.
    • Skicka ”Sammanfattningsrapport” till värden när händelsen har avslutats: Välj det här alternativet om du vill skicka en sammanfattning till värden efter händelsen.
    • Förhindra incheckningsaviseringar: Välj det här alternativet om du vill förhindra att värdar får aviseringar när gäster checkar in.
11. Klicka på Spara för att skapa händelsen.

Nästa steg

När du har skapat en händelse för flera gäster måste du lägga till gäster i händelsen. Mer information finns i Lägga till gäster i en händelse.

Fel: Ingen matchning hittades. Fortsätt med standardregistrering

Det här felet uppstår när besökare försöker checka in till en händelse som redan har avslutats. Följ stegen nedan för att ändra händelsens sluttid till ett framtida datum.

1. Klicka på Händelser i det vänstra sidofältet i VisitorOS.
2. Välj händelsen som du behöver uppdatera.
3. Uppdatera Sluttid till ett framtida datum.
4. Klicka på Spara.