Efter att du har skapat ett evenemang kan du lägga till gäster individuellt eller flera gäster samtidigt för att skicka ut inbjudningar.
| Krävd nivå | Corporate, Enhanced eller Enterprise-nivå. Vilken nivå har jag? |
| Krävd behörighet | Hantera evenemang. Denna behörighet ingår som standard för kontoadministratörer, platsadministratörer och värdroller. Vilken roll har jag? |
Obs:
Gäster får en e-post- eller sms-inbjudan direkt eller vid ett senare tillfälle, beroende på hur din plats förhandsregistrering är inställd. För mer information, se Anpassa när förhandsregistreringsmail skickas.
Lägg till en gäst till ett evenemang
- Från vänstra sidofältet i VisitorOS, klicka på Evenemang.
- Välj det evenemang du vill uppdatera.
- Under "Evenemangsgäster", klicka på Bjud in gäst.
- I sökfältet Besökarinformation, skriv in gästens namn och gör sedan något av följande:
-
Om du ser gästen i sökresultaten, välj deras namn för att fylla i deras information från deras senaste besök. Detta säkerställer också att de inte behöver fylla i dokument som de redan har granskat, förutsatt att dessa inte har gått ut.
Obs:
Besökarinformationen fylls endast i från en gästs tidigare besök om Kom ihåg senaste incheckning för återkommande besökare var aktiverat. För mer information, se Hantera datafält.
- Om gästen inte visas i sökresultaten, klicka på Ny besökare.
-
- Valfritt, om gästen besöker från ett företag, skriv in dess namn i fältet Företag.
- Från rullgardinsmenyn Besökartyp väljer du vilken typ av besökare du bjuder in. Besökartypen avgör vilka dokument gästerna granskar vid incheckning och vilka bevakningslistor som kontrolleras.
- Om din plats har aktiverat flera sätt att skicka inbjudan till gästen, välj under Meddelandekanaler E-post, SMS eller båda.
- Beroende på vilka meddelandekanaler du valt, ange deras E-post eller Telefonnummer.
- I fältet Anteckningar (Internt) skriver du interna anteckningar. Dessa anteckningar är synliga för dig, användare som kan hantera alla evenemang och användare som har tillgång till besöksregister. Någon av dessa användare kan också redigera anteckningarna.
- Valfritt, om din administratör har aktiverat ytterligare datafält, expandera Anpassade fält och förifyll informationen du har. Under förhandsregistrering kan gästen granska och redigera den information du angivit.
- Klicka på Bjud in.
Lägg till flera gäster till ett evenemang
För att lägga till flera gäster till ett evenemang, förbered en CSV-fil som innehåller din gästinformation. För detaljer, se Skapa en CSV-fil för att importera gäster till ett evenemang.
- Från vänstra sidofältet i VisitorOS, klicka på Evenemang.
- Välj det evenemang du vill uppdatera.
- I panelen "Evenemangsgäster", klicka på ikonen Importera från CSV
.
- I dialogrutan "Importera", klicka på Bläddra, välj CSV-, TXT- eller XLSX-filen som innehåller din gästlista och klicka sedan på Nästa.
- Om den första raden i din fil innehåller kolumnrubriker, välj Kolumnnamn i första dataraden. VisitorOS använder rubrikerna för att koppla kolumner till rätt fält.
- Om du laddar upp en TXT-fil, välj rätt Kolumnavgränsare. För andra filtyper, behåll standardinställningen.
- Granska kolumnmappningen och bekräfta att varje VisitorOS-fält är kopplat till rätt kolumn i din fil, klicka sedan på Nästa. Till exempel, om din fil har en kolumn som heter "E-post", koppla den till "E-postadress".
- Granska gästerna för att säkerställa att informationen är korrekt och klicka sedan på Lägg till gäster.