Du kan bjuda in entreprenörer till din plats via VisitorOS och låta dem förhandsgranskas för att säkerställa att de uppfyller kraven innan de anländer.
Vem kan använda denna funktion?
Obs:
Om du endast har ContractorOS Essentials eller inte har ContractorOS kan du fortfarande bjuda in entreprenörer via VisitorOS. Dock hämtar inte VisitorOS automatiskt entreprenörsinformation från ContractorOS, och du kan inte förhandsgranska entreprenörer för att säkerställa att de är kompatibla innan de anländer. För mer information, se Skapa evenemang.
Om att bjuda in entreprenörer till din plats
I VisitorOS kan du bjuda in entreprenörer på två sätt:
- Bjud in entreprenörer från instrumentpanelen: Instrumentpanelen har ett alternativ "Bjud in besökare" som låter dig snabbt bjuda in enskilda entreprenörer till din plats.
- Skapa ett evenemang: Du kan skapa ett evenemang för att bjuda in flera entreprenörer till din plats genom att lägga till dem individuellt eller importera dem i bulk med en CSV-, TXT- eller XLSX-fil.
När du bjuder in en entreprenör hämtar VisitorOS deras befintliga information från ContractorOS. Följande fält fylls automatiskt i med information från ContractorOS och kan inte redigeras i VisitorOS:
- Namn
- E-postadress
- Företag
- Telefonnummer (om tillämpligt)
Viktigt:
Om du importerar entreprenörer i bulk, se till att inkludera deras e-postadresser. VisitorOS använder e-postadresser för att matcha entreprenörer med deras poster i ContractorOS.
Hur förhandsgranskning fungerar
När en entreprenör bjuds in till ett evenemang startar VisitorOS en efterlevnadskontroll via ContractorOS. Kontrollern utvärderar efterlevnadsstatusen för både entreprenören och deras leverantör.
Baserat på resultaten skickas följande e-postmeddelanden när entreprenören eller deras leverantör inte är kompatibel:
- Uppgifter har gått ut eller avvisats: Den icke-kompatibla leverantören eller entreprenören och platsadministratören får ett e-postmeddelande.
- Uppgifter har inte skickats för granskning: Den icke-kompatibla leverantören eller entreprenören får ett e-postmeddelande med en lista över de utestående uppgifterna.
- Uppgifter väntar på granskning: Platsadministratören får ett e-postmeddelande som påminner om att granska de utestående uppgifterna.
- Uppgifter har inte tilldelats: Platsadministratören får ett e-postmeddelande som påminner om att tilldela uppgifter till entreprenören eller deras leverantör.
Bjud in en entreprenör
Stegen nedan förklarar hur du bjuder in en enskild entreprenör från instrumentpanelen. När du är bekant med denna process kan du skapa ett evenemang med flera gäster och använda informationen nedan för att bjuda in flera entreprenörer.
- Från vänstra sidofältet i VisitorOS, klicka på Evenemang.
- Klicka på Bjud in besökare.
- I fälten Starttid och Sluttid väljer du datum och tider när entreprenören förväntas anlända och lämna.
- Från rullgardinsmenyn Plats väljer du platsen där entreprenören är tilldelad att arbeta. Detta måste stämma överens med den plats de är tilldelade i ContractorOS.
- Från rullgardinsmenyn Besökartyp väljer du en besökartyp för entreprenören.
- Från rullgardinsmenyn Värd väljer du personen som kommer att vara entreprenörens primära kontakt medan de är på plats. Om du inte har behörighet att hantera alla evenemang kan du endast välja dig själv.
-
I sökfältet Besökarinformation anger du entreprenörens namn. Sökträffarna visar automatiskt matchande återkommande besökare och entreprenörer från ContractorOS.
Obs:
Om du nyligen lagt till en entreprenör i ContractorOS kan det ta upp till några timmar innan deras namn visas.
- Välj den entreprenör du vill bjuda in. Märket "Känd entreprenör" visas ovanför deras namn, vilket indikerar att deras information hittades i ContractorOS och automatiskt fylldes i de obligatoriska fälten. Om din plats har några obligatoriska anpassade fält, fyll i dem.
- Klicka på Bjud in.
Vad händer härnäst
Efter att inbjudningarna skickats och förhandsgranskningen är klar kan du granska entreprenörer eller leverantörer som inte är kompatibla i ContractorOS. För mer information, se Visa entreprenörsbesök i ContractorOS.