Les listes de surveillance servent à signaler les visiteurs lors de leur préinscription ou de leur arrivée, ce qui vous permet de leur refuser automatiquement l’autorisation de s’enregistrer ou d’avertir le personnel concerné de leur arrivée.
Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Créer une liste de surveillance
- Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Gérer, puis sélectionnez Liste de surveillance.
- Cliquez sur Nouvelle liste.
- Dans le champ Nom , saisissez un nom pour la liste de surveillance.
- Dans le champ Priorité , saisissez un nombre pour définir l’ordre dans lequel cette liste de surveillance est vérifiée. Les listes de surveillance portant les numéros les plus bas sont vérifiées en premier.
- Sous Type de liste, sélectionnez l’une des options suivantes :
- Autoriser : approuver les visiteurs identifiés par cette liste de surveillance.
- Refuser : refuser les visiteurs identifiés par cette liste de surveillance.
- Sous Utiliser la liste de surveillance, sélectionnez le moment où exécuter la liste de surveillance.
- Au moment de l’arrivée : la liste de surveillance s’exécute dès que le visiteur termine son arrivée.
- Pendant la préinscription : si votre site propose la préinscription, la liste de surveillance s’exécute après
- Sous Attribuer aux sites, choisissez les sites auxquels ajouter la liste de surveillance.
- Pour ajouter la liste de surveillance à tous les sites, sélectionnez Tous les sites.
- Pour ajouter la liste de surveillance à des sites spécifiques, utilisez le menu déroulant pour sélectionner un ou plusieurs sites.
- Dans le menu déroulant Types de visiteurs , sélectionnez les types de visiteurs auxquels la liste de surveillance s’applique. Par exemple, si vous sélectionnez « Prestataire », la liste de surveillance s’exécutera uniquement lorsqu’un visiteur choisira « Prestataire » lors de son arrivée.
- Dans le menu déroulant Source de la liste de surveillance , sélectionnez l’une des options suivantes :
- Si vous disposez d’une intégration tierce avec des listes de surveillance que vous souhaitez utiliser, sélectionnez le nom de l’intégration.
- Si vous souhaitez configurer la liste de surveillance afin de vérifier que les pièces d’identité numérisées sont valides et que la validation des pièces d’identité est activée dans les paramètres du site, sélectionnez Validation des pièces d’identité, puis sélectionnez les conditions qui déclencheront la liste de surveillance :
- Problème d’authenticité : la pièce d’identité est numérisée et vérifiée pour détecter des marqueurs physiques permettant d’en confirmer l’authenticité. Pour plus d’informations sur les vérifications susceptibles d’être effectuées, consultez Vérifications de l’authenticité des documents d’identité - Modèles d’image et Détection de présence.
- Incohérence des informations : les informations figurant sur la pièce d’identité ne correspondent pas entre les différentes vérifications de sécurité.
- Pièce d’identité expirée : la date d’expiration de la pièce d’identité est dépassée.
- Copie possible de la pièce d’identité : la pièce d’identité peut être une copie, une impression ou une image affichée sur un écran plutôt que le document physique original.
- Pièce d’identité valide : aucun problème susceptible d’être identifié n’a été détecté sur le document.
- Dans tous les autres cas, sélectionnez Liste personnalisée de membres, puis configurez les paramètres suivants :
- Sous Règles de correspondance, sélectionnez les champs utilisés pour faire correspondre les visiteurs. Un visiteur est signalé uniquement lorsque les champs sélectionnés correspondent à ceux d’un membre de la liste de surveillance.
- Si vous souhaitez que les utilisateurs de votre plateforme indiquent pourquoi ils ajoutent des membres à la liste de surveillance, activez et configurez l’option Motif de l’inclusion. Pour plus d’informations, consultez Configurer le motif de l’inclusion.
- Dans le menu déroulant Modifier le statut du visiteur en , sélectionnez ce qui se passe lorsqu’un visiteur correspond à la liste de surveillance.
- Approuver : approuver automatiquement les visiteurs correspondants.
- Refuser : refuser automatiquement les visiteurs correspondants.
- Ne pas modifier : le statut ne sera pas modifié en Approuver ou Refuser.
- (Facultatif) Pour ajouter automatiquement des balises aux visiteurs correspondant à la liste de surveillance, saisissez dans le champ Attribuer des balises les mots-clés que vous souhaitez utiliser comme balises.
- Si vous ne souhaitez pas que les visiteurs soient vérifiés dans les autres listes de surveillance après la détection d’une correspondance, activez l’option Arrêter le traitement des autres listes de surveillance lorsqu’une correspondance est trouvée.
- (Facultatif) activez les notifications par SMS ou par e-mail. Pour plus d’informations, consultez Activer les notifications de liste de surveillance.
- Cliquez sur Enregistrer.
Étapes suivantes
Une fois la liste de surveillance créée, vous pouvez ajouter des membres. Pour savoir comment procéder, consultez Ajouter des membres à une liste de surveillance.
Important :
Si votre liste de surveillance est intégrée à une application tierce, vous devrez gérer les membres dans cette application.
Configurer les motifs de l’inclusion
- Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Gérer, puis sélectionnez Liste de surveillance.
- Cliquez sur Nouvelle liste ou sélectionnez une liste de surveillance à modifier.
-
Activez l’option Motif de l’inclusion.
Remarque :
La « Source de la liste de surveillance » doit être définie sur « Liste personnalisée de membres ».
- Pour exiger un motif lors de l’ajout d’un membre à la liste de surveillance, activez l’option Obligatoire.
- Dans Nouveau motif, saisissez un motif, puis cliquez sur Ajouter.
- Une fois tous les motifs ajoutés, cliquez sur Appliquer.
- Apportez toute autre modification à la liste de surveillance, puis cliquez sur Enregistrer.
Activer les notifications de liste de surveillance
Vous pouvez activer les notifications par SMS ou par e-mail afin d’alerter l’hôte ou des utilisateurs spécifiques lorsqu’une correspondance est détectée dans une liste de surveillance.
- Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Gérer, puis sélectionnez Liste de surveillance.
- Cliquez sur Nouvelle liste ou sélectionnez une liste de surveillance à modifier.
-
Si vous souhaitez envoyer des notifications par SMS, dans le panneau « Actions » de la liste de surveillance que vous créez, activez l’option Envoyer une notification par SMS à l’hôte.
Remarque :
Pour envoyer des notifications par SMS, l’hôte doit avoir un numéro de téléphone renseigné dans le champ « Numéro de mobile (pour les notifications par SMS) » du carnet d’adresses.
- Si vous souhaitez envoyer un e-mail aux utilisateurs, activez l’option Envoyer une notification par e-mail.
-
Dans le panneau latéral « Paramètres des notifications par e-mail », effectuez l’une des actions suivantes :
- Pour informer des utilisateurs spécifiques, saisissez une ou plusieurs adresses e-mail séparées par des virgules dans le champ Adresse e-mail .
- Pour informer les utilisateurs selon leur rôle, activez l’option Notifier les utilisateurs, puis sélectionnez un ou plusieurs rôles.
- Pour envoyer un e-mail à l’hôte, activez l’option Notifier l’hôte.
Remarque :
Si vous choisissez Checkr Trust comme « Source de la liste de surveillance » et que vous souhaitez que l’e-mail contienne des informations détaillées sur les antécédents judiciaires et les dossiers publics, sélectionnez Inclure les résultats détaillés.
- Cliquez sur Appliquer.
- Cliquez sur Enregistrer.