Ajouter des invités à un événement

Après avoir créé un événement, vous pouvez inviter des invités individuellement ou importer plusieurs invités à la fois.

Ajouter un invité à un événement

1. Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Événements.
2. Sélectionnez l'événement auquel vous souhaitez ajouter un invité.
3. Cliquez sur Inviter un invité.
4. Dans le champ de recherche Informations sur le visiteur, saisissez le nom de l'invité, puis faites l'une des actions suivantes :

   • Si l'invité apparaît dans les résultats de recherche, sélectionnez son nom pour remplir les informations enregistrées lors de sa dernière visite. Cela garantit également qu'il n'a pas à remplir à nouveau les documents qu'il a déjà examinés, à condition qu'ils ne soient pas expirés.

     Remarque :

     Les informations de la visite précédente d'un invité ne sont remplies que si votre administrateur a configuré votre site pour les visiteurs récurrents.

   • Si l'invité n'apparaît pas dans les résultats de recherche, cliquez sur Nouveau visiteur.
5. Dans le menu déroulant Type de visiteur, sélectionnez le type de visiteur pour l'invité.
6. Si votre site dispose de plusieurs méthodes de livraison d'invitation activées, sous Canal(aux) de notification, sélectionnez Email, SMS ou les deux.
7. Saisissez l’adresse e-mail, le numéro de téléphone de l'invité, ou les deux, selon les canaux de notification que vous avez choisis.
8. Saisissez toute information supplémentaire requise concernant l'invité. Les informations requises dépendent de la configuration de votre site par votre administrateur.
9. (Optionnel) Dans Notes (internes), saisissez toutes notes internes. Ces notes sont visibles et modifiables par vous, les utilisateurs qui peuvent gérer tous les événements, et les utilisateurs ayant accès aux dossiers des visiteurs.
10. Pour inviter l'invité, cliquez sur Inviter.

Ajouter plusieurs invités à un événement

Pour ajouter plusieurs invités à un événement, préparez un fichier CSV, TXT ou XLSX contenant les informations de vos invités. Pour apprendre à créer un fichier CSV, consultez Créer un fichier CSV pour importer des invités dans un événement.

1. Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Événements.
2. Sélectionnez l'événement auquel vous souhaitez ajouter des invités.
3. Cliquez sur l’icône Importer depuis CSV pour ouvrir la boîte de dialogue de téléchargement de fichier.
4. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier CSV, TXT ou XLSX contenant votre liste d'invités, puis cliquez sur Suivant.
5. Si la première ligne de votre fichier contient des en-têtes de colonnes, sélectionnez Noms des colonnes dans la première ligne de données. Les en-têtes sont utilisés pour faire correspondre les colonnes aux champs corrects.
6. Si vous téléversez un fichier TXT, sélectionnez le Délimiteur de colonne correct. Pour les autres types de fichiers, conservez le paramètre par défaut.
7. Vérifiez la correspondance des colonnes et confirmez que chaque champ est bien associé à la bonne colonne de votre fichier, puis cliquez sur Suivant. Par exemple, si votre fichier comporte une colonne nommée "Email", associez-la à "Adresse e-mail".
8. Vérifiez les invités pour vous assurer que les informations sont exactes, puis cliquez sur Ajouter les invités.

Sujets connexes

• Créer des événements
• Historique des statuts des invités
• Modifier les paramètres de préinscription