Ajouter des employés au carnet d’adresses

Vous pouvez ajouter un employé au carnet d’adresses afin qu’il puisse être sélectionné comme hôte lors de l’enregistrement.

Ajouter un employé

1. Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Gérer, puis sélectionnez Carnet d’adresses.
2. Cliquez sur Nouveau contact.
3. Dans Nom, saisissez le prénom et le nom de l’employé.
4. Dans E-mail, saisissez l’adresse e-mail de l’employé.
5. Si votre site utilise les notifications par SMS, dans Numéro de mobile, sélectionnez la région appropriée, puis saisissez le numéro de mobile de l’employé.
6. (Facultatif) Renseignez les informations suivantes, le cas échéant :
   • Division : Saisissez le nom de l’équipe de l’employé.
   • Intitulé du poste : Saisissez l’intitulé du poste de l’employé.

7. Sous Méthodes de notification de l’enregistrement des visiteurs ou Méthodes de notification, sélectionnez une ou plusieurs méthodes de notification :

   • Pour envoyer des notifications par e-mail, sélectionnez E-mail.
   • Pour envoyer des notifications par SMS, sélectionnez SMS.
   • Pour envoyer des notifications vocales, sélectionnez Voix.

   Important :

   Pour que les notifications d’enregistrement fonctionnent, vérifiez les éléments suivants :

   • Pour les notifications par SMS et vocales, l’employé doit disposer d’un numéro de téléphone valide saisi dans le champ Numéro de mobile.

   • Les notifications d’enregistrement sont activées sur votre site. Pour savoir comment procéder, consultez Configurer les notifications d’enregistrement.

8. Dans le menu déroulant Sites , sélectionnez les sites où l’employé travaille. Vous pouvez uniquement sélectionner pour l’employé les sites qui sont attribués à votre compte utilisateur.
9. Si vous souhaitez envoyer un e-mail à l’employé pour l’informer qu’il a été ajouté comme hôte, sélectionnez Envoyer un e-mail de bienvenue.
10. (Facultatif) Dans l’onglet Détails, configurez l’un des paramètres suivants :
    • Épingler à l’écran « Sélection de l’hôte » : Activez cette option pour afficher l’employé comme hôte suggéré que les visiteurs peuvent sélectionner lors de l’enregistrement.
    • Responsable : Sélectionnez le responsable de l’employé. Le responsable doit déjà figurer dans le carnet d’adresses.
    • Assistant(s) personnel(s) : Sélectionnez l’assistant personnel de l’employé. L’assistant personnel doit déjà figurer dans le carnet d’adresses.
    • Balises : Saisissez des mots-clés pour faciliter le filtrage et la recherche des employés dans le carnet d’adresses.
    • Notes (internes) : Saisissez des informations supplémentaires qui ne peuvent être consultées que par les autres utilisateurs ayant accès au carnet d’adresses.
11. (Facultatif) Pour envoyer des notifications à d’autres adresses e-mail ou numéros de téléphone, cliquez sur Contacts supplémentaires, puis saisissez un E-mail secondaire, des Numéros de mobile supplémentaires ou un Numéro de téléphone professionnel principal.
12. Cliquez sur Enregistrer pour ajouter l’employé au carnet d’adresses.

Ajouter plusieurs employés

Pour ajouter plusieurs employés au carnet d’adresses, préparez un fichier CSV, TXT ou XLSX contenant leurs informations. Pour savoir comment procéder, consultez Préparer un fichier CSV pour ajouter des employés au carnet d’adresses.

1. Dans la barre latérale gauche de VisitorOS, cliquez sur Gérer, puis sélectionnez Carnet d’adresses.
2. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur l’icône Importer   .
3. Dans Importation de fichier, faites glisser votre fichier vers la zone de téléchargement, puis cliquez sur Suivant.
4. Si la première ligne de votre fichier contient les noms des colonnes, sélectionnez Noms de colonnes dans la première ligne de données.
5. Si vous importez un fichier TXT, sélectionnez le Délimiteur de colonnes approprié. Pour les autres types de fichiers, conservez le paramètre par défaut.
6. Vérifiez la correspondance des colonnes et confirmez que chaque champ correspond à la colonne appropriée de votre fichier, puis cliquez sur Suivant. Par exemple, si votre fichier comporte une colonne nommée « E-mail », associez-la à « Adresse e-mail ».
7. Si vous souhaitez conserver uniquement les employés de votre fichier dans le carnet d’adresses et supprimer tous les autres, sélectionnez Supprimer les contacts qui ne figurent pas dans ce fichier.
8. Cliquez sur Importer.
9. Vérifiez l’importation terminée, puis cliquez sur Terminé.