Vous pouvez ajouter un employé au Carnet d'adresses afin qu'il puisse être sélectionné comme hôte lors de la connexion.
Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Remarque :
Si votre Carnet d'adresses est intégré à un système externe, ajoutez l'employé dans ce système. Ses informations resteront à jour lorsque des modifications seront apportées dans le système externe. Pour plus d'informations sur les intégrations du Carnet d'adresses, consultez Options d'intégration du Carnet d'adresses FacilityOS.
Ajouter un employé
- Dans la barre latérale gauche de FacilityOS ou VisitorOS, cliquez sur Gérer, puis sélectionnez Carnet d'adresses.
- Cliquez sur Nouveau contact.
- Dans Nom, saisissez le prénom et le nom de l'employé.
- Dans Email, saisissez l'adresse e-mail de l'employé.
- Si votre site utilise les notifications SMS, dans Numéro de portable, sélectionnez la région correcte, puis saisissez le numéro de portable de l'employé.
- (Facultatif) Remplissez l'une des informations suivantes :
- Division : Saisissez le nom de l'équipe de l'employé.
- Poste : Saisissez le poste de l'employé.
-
Sous les méthodes de notification de connexion du visiteur ou méthodes de notification, sélectionnez une ou plusieurs méthodes de notification :
- Pour envoyer des notifications par e-mail, sélectionnez Email.
- Pour envoyer des notifications par SMS, sélectionnez SMS.
- Pour envoyer des notifications par message vocal, sélectionnez Vocal.
Important :
Pour que les notifications de connexion fonctionnent, assurez-vous de ce qui suit :
- Pour les notifications SMS et vocales, l'employé doit avoir un numéro de téléphone valide saisi dans Numéro de portable.
Votre site doit avoir activé les notifications de connexion. Pour savoir comment faire, consultez Configurer les notifications de connexion.
- Dans le menu déroulant Sites, sélectionnez les sites où l'employé travaille.
- Si vous avez accédé au Carnet d'adresses dans VisitorOS et que vous souhaitez envoyer un e-mail à l'employé pour l'informer qu'il a été ajouté comme hôte, sélectionnez Envoyer un e-mail de bienvenue.
- (Facultatif) Dans l'onglet Détails, configurez l'une des options suivantes :
- Épingler à l'écran « Sélection de l'hôte » : Activez cette option pour afficher l'employé comme hôte suggéré que les visiteurs peuvent sélectionner lors de la connexion.
- Manager : Sélectionnez le responsable de l'employé. Le manager doit déjà être dans le Carnet d'adresses.
- Assistant(s) personnel(s) : Sélectionnez l'assistant personnel de l'employé. L'assistant personnel doit déjà être dans le Carnet d'adresses.
- Étiquettes : Saisissez des mots-clés pour aider à filtrer et trouver les employés dans le Carnet d'adresses.
- Notes (internes) : Saisissez des informations supplémentaires qui ne peuvent être vues que par d'autres utilisateurs ayant accès au Carnet d'adresses.
- (Facultatif) Pour envoyer des notifications à des adresses e-mail ou numéros de téléphone supplémentaires, cliquez sur Contacts supplémentaires, puis saisissez un E-mail secondaire, des Numéros de portable supplémentaires ou un Numéro de téléphone principal du bureau.
- Cliquez sur Enregistrer pour ajouter l'employé au Carnet d'adresses.
Ajouter plusieurs employés
Pour ajouter plusieurs employés au Carnet d'adresses, préparez un fichier CSV, TXT ou XLSX contenant leurs informations. Pour savoir comment faire, consultez Préparer un fichier CSV pour ajouter des employés au Carnet d'adresses.
- Dans la barre latérale gauche de FacilityOS ou VisitorOS, cliquez sur Gérer, puis sélectionnez Carnet d'adresses.
- Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône Importer
.
- Dans Téléversement de fichier, glissez-déposez votre fichier dans la zone de téléversement, puis cliquez sur Suivant.
- Si la première ligne de votre fichier contient les noms des colonnes, sélectionnez Noms des colonnes dans la première ligne de données.
- Si vous téléversez un fichier TXT, sélectionnez le Délimiteur de colonne correct. Pour les autres types de fichiers, conservez le paramètre par défaut.
- Vérifiez la correspondance des colonnes et confirmez que chaque champ correspond à la bonne colonne dans votre fichier, puis cliquez sur Suivant. Par exemple, si votre fichier contient une colonne nommée "Email", associez-la à "Adresse e-mail".
- Si vous souhaitez conserver uniquement les employés de votre fichier dans le Carnet d'adresses et supprimer tous les autres, sélectionnez Supprimer les contacts qui ne sont pas dans ce fichier.
- Cliquez sur Importer.
- Examinez l'importation terminée, puis cliquez sur Terminé.
Résoudre le problème d'un employé qui n'apparaît pas comme hôte
Si un employé n'apparaît pas comme hôte lors de la connexion, utilisez les options de dépannage ci-dessous pour résoudre le problème.
- Confirmez que l'employé figure dans le Carnet d'adresses en recherchant son nom. Si l'employé n'apparaît pas, ajoutez l'employé au Carnet d'adresses.
- Vérifiez que l'employé est actif. Pour plus d'informations, consultez Désactiver ou activer un employé.
- Éteignez l'iPad, puis rallumez-le. Pour plus d'informations, consultez Allumer ou éteindre l'iPad.
- Réinitialisez les paramètres réseau de l'iPad. Pour plus d'informations, consultez Résoudre les problèmes de connexion internet sur votre iPad.