Esta guía explica qué pueden ver y gestionar los Administradores de Cuenta en VisitorOS.
¿Qué es un Administrador de Cuenta?
Un Administrador de Cuenta en VisitorOS puede gestionar todos los ajustes y configuraciones de cada sitio en una organización.
Crear una cuenta
Después de que el equipo de FacilityOS te agregue a VisitorOS, recibirás un correo electrónico con un enlace para crear una contraseña para tu cuenta de FacilityOS.
- Abre el correo electrónico y sigue el enlace para crear tu contraseña.
- Después de crear tu contraseña, ve a la página de inicio de sesión de FacilityOS. Para más información sobre cómo iniciar sesión, consulta Iniciar sesión en FacilityOS.
Si no recibiste un correo electrónico con un enlace para restablecer tu contraseña, consulta Restablecer tu contraseña olvidada.
Navegar a VisitorOS
- Desde la barra lateral izquierda en FacilityOS, haz clic en Módulos.
- En el módulo VisitorOS, haz clic en Iniciar.
Descripción general de VisitorOS
Panel de control
El Panel de control es el corazón de VisitorOS y es la primera página que verás después de iniciar sesión en el módulo. Desde el Panel de control, puedes ver la siguiente información:
- Esperados hoy: Visitantes que llegarán hoy.
-
Eventos: Eventos programados para hoy.
Nota:
Las secciones "Esperados hoy" y "Eventos" solo aparecerán si hay visitantes o eventos programados para el día actual.
- Visitantes registrados: Visitantes que están actualmente registrados.
- Registros pendientes: Visitantes que han llegado temprano a tu sitio y están esperando que comience el evento o reunión.
También puedes realizar las siguientes acciones:
- Registrar visitante: Selecciona esta opción si necesitas registrar a un visitante manualmente. Por ejemplo, puede ser necesario si el visitante no puede registrarse por sí mismo.
- Invitar visitante: Selecciona esta opción para invitar a un visitante a tu sitio. Esta opción también está disponible en la página de Eventos.
Visitantes
La sección Visitantes proporciona un historial de todos los que se han registrado. Desde aquí, puedes realizar cualquiera de las siguientes acciones:
- Ver registros de visitantes
- Editar registros de visitantes
- Eliminar registros de visitantes
- Descargar documentos de visitantes
Eventos
La sección Eventos es donde puedes crear un evento e invitar a varios invitados a la vez.
Cómo funcionan los eventos
A continuación se muestra el proceso básico para crear un evento y que los invitados se registren. Dependiendo de cómo esté configurado tu sitio, el proceso puede verse diferente.
- En VisitorOS, crea un evento.
- Después de crear un evento, invita a tus invitados.
- Tus invitados recibirán una invitación con un código QR para el evento.
- Cuando tus invitados lleguen, escanearán el código QR para registrarse.
Libreta de direcciones
La libreta de direcciones cumple dos funciones principales:
- Mantiene una lista de tus empleados, permitiéndote emitir pases de empleado para el registro.
- Los empleados en la Libreta de direcciones pueden seleccionarse como Anfitriones para eventos o registros.
Nota:
Agregar un empleado a la Libreta de direcciones no le otorga acceso al módulo VisitorOS. Para dar acceso a los empleados, agrégalos como usuarios.
En la Libreta de direcciones, puedes realizar las siguientes acciones:
- Agregar Anfitriones a la Libreta de direcciones
- Exportar la Libreta de direcciones
- Gestionar la Libreta de direcciones para editar, fijar, desactivar o eliminar Anfitriones.
La Libreta de direcciones en VisitorOS vs FacilityOS
Las Libretas de direcciones en VisitorOS y FacilityOS comparten las mismas acciones disponibles y se sincronizan entre sí. Esto significa que cualquier acción que realices en la Libreta de direcciones de VisitorOS se refleja en la Libreta de direcciones de FacilityOS.
La única diferencia entre ambas es que la Libreta de direcciones de VisitorOS muestra el historial de visitantes del Anfitrión de los últimos tres meses. Si usas pases de empleado, también muestra los registros de empleados del Anfitrión de los últimos tres meses.
Documentos
La sección Documentos te permite subir videos o documentos relevantes del sitio para que los visitantes los revisen o firmen durante el proceso de registro.
Los documentos pueden ser específicos para un sitio, idioma o tipo de visitante, permitiéndote personalizar el proceso de registro. Para aprender cómo agregar un documento, consulta Agregar un nuevo documento en VisitorOS.
Dispositivos
La sección Dispositivos te permite ver y gestionar iPads y kioscos virtuales asignados a cada sitio. Lista la siguiente información:
-
Tipo: Muestra un logo de Apple
si el dispositivo es un iPad o un logo de nube
si es un kiosco virtual.
- Sitio: El sitio al que está asignado el dispositivo.
- Estado: Muestra si el dispositivo está en línea o fuera de línea.
- Nombre del dispositivo: Muestra si el dispositivo es un iPad o un kiosco virtual.
- Última vez visto: La fecha y hora en que el dispositivo estuvo en línea por última vez.
- Software: El modelo del iPad y su versión de iOS. También se muestra el número de versión de la aplicación VisitorOS.
- Etiquetas: Las etiquetas son palabras clave usadas para distinguir entre dispositivos usados en el mismo sitio. Por ejemplo, "Entrada principal" o "Recepción". Para más información, consulta Acerca de los dispositivos en VisitorOS.
Para aprender más sobre la sección Dispositivos, consulta Acerca de los dispositivos en VisitorOS.
Listas de vigilancia
Puedes crear una lista de vigilancia para marcar visitantes durante el proceso de registro basándote en un nombre, empresa, correo electrónico o país coincidente.
Cuando un visitante es marcado, puedes configurar una lista de vigilancia para que VisitorOS automáticamente:
- Bloquee un paso, como detener el proceso de registro.
- Envíe notificaciones a uno o más empleados.
También se pueden configurar flujos de trabajo más avanzados para las listas de vigilancia, permitiéndote:
- Mostrar u ocultar documentos específicos.
- Requerir que se completen campos de datos específicos.
- Cambiar el color o plantilla de la credencial para alertar visualmente al personal.
Para que estos flujos de trabajo avanzados se configuren en tus sitios, o para conocer otras formas en que las listas de vigilancia pueden ayudarte, contacta a tu Gerente de Éxito del Cliente.
Menú de configuración
Puedes acceder a las siguientes configuraciones seleccionando el ícono Configuración en la esquina inferior izquierda de VisitorOS:
- Sitios: Gestiona la configuración de cada sitio. Para aprender más, consulta Descripción general de la configuración del sitio en VisitorOS.
- Usuarios: Agrega a tus empleados como usuarios para que puedan iniciar sesión en VisitorOS. Para aprender más, consulta Agregar un usuario en VisitorOS.
- Roles: Crea o gestiona roles que pueden asignarse a usuarios.
Recursos adicionales
FacilityOS ofrece horas de oficina en vivo donde puedes hacer cualquier pregunta que tengas. Para unirte, regístrate en una de las siguientes sesiones:
- Chatea con nosotros los martes a las 2 PM ET – Regístrate ahora
- Chatea con nosotros los jueves a las 2 PM ET – Regístrate ahora