Guide de l'administrateur de compte pour VisitorOS

Ce guide explique ce que les administrateurs de compte peuvent voir et gérer dans VisitorOS.

Qu'est-ce qu'un administrateur de compte?

Un administrateur de compte dans VisitorOS peut gérer tous les paramètres et configurations pour chaque site d'une organisation.

Créer un compte

Après que l'équipe FacilityOS vous a ajouté à VisitorOS, vous recevrez un e-mail avec un lien pour créer un mot de passe pour votre compte FacilityOS.

1. Ouvrez l'e-mail et suivez le lien pour créer votre mot de passe.
2. Après avoir créé votre mot de passe, allez à la page de connexion FacilityOS. Pour plus d'informations sur la connexion, consultez Se connecter à FacilityOS.

Si vous n'avez pas reçu d'e-mail avec un lien pour réinitialiser votre mot de passe, consultez Réinitialiser votre mot de passe oublié.

Naviguer vers VisitorOS

1. Dans la barre latérale gauche de FacilityOS, cliquez sur Modules.
2. Sous le module VisitorOS, cliquez sur Lancer.

Présentation de VisitorOS

Tableau de bord

Le tableau de bord est le cœur de VisitorOS et est la première page que vous verrez après vous être connecté au module. Depuis le tableau de bord, vous pouvez voir les informations suivantes:

• Attendus aujourd'hui: Visiteurs qui arriveront aujourd'hui.

• Événements: Événements prévus pour aujourd'hui.

  Remarque:

  Les sections "Attendus aujourd'hui" et "Événements" n'apparaîtront que s'il y a des visiteurs ou des événements prévus pour la journée en cours.

• Visiteurs connectés: Visiteurs actuellement connectés.
• Connexions en attente: Visiteurs arrivés en avance sur votre site et attendant le début de l'événement ou de la réunion.

Vous pouvez également effectuer les actions suivantes:

• Connecter un visiteur: Sélectionnez cette option si vous devez connecter un visiteur manuellement. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de le faire si le visiteur ne peut pas se connecter lui-même.
• Inviter un visiteur: Sélectionnez cette option pour inviter un visiteur sur votre site. Cette option est également disponible sur la page Événements.

Visiteurs

La section Visiteurs fournit un historique de toutes les personnes qui se sont connectées. À partir de là, vous pouvez effectuer les actions suivantes:

• Voir les dossiers des visiteurs
• Modifier les dossiers des visiteurs
• Supprimer les dossiers des visiteurs
• Télécharger les documents des visiteurs

Événements

La section Événements est l'endroit où vous pouvez créer un événement et inviter plusieurs invités en même temps.

Comment fonctionnent les événements

Voici le processus de base pour créer un événement et faire en sorte que les invités se connectent. Selon la configuration de votre site, le processus peut être différent.

1. Dans VisitorOS, créez un événement.
2. Après avoir créé un événement, invitez vos invités.
3. Vos invités recevront une invitation avec un code QR pour l'événement.
4. À leur arrivée, vos invités scanneront le code QR pour se connecter.

Carnet d'adresses

Le carnet d'adresses a deux fonctions principales:

• Il maintient une liste de vos employés, vous permettant de délivrer des passes employés pour la connexion.
• Les employés dans le carnet d'adresses peuvent être sélectionnés comme hôtes pour les événements ou la connexion.

Dans le carnet d'adresses, vous pouvez effectuer les actions suivantes:

• Ajouter des hôtes au carnet d'adresses
• Exporter le carnet d'adresses
• Gérer le carnet d'adresses pour modifier, épingler, désactiver ou supprimer des hôtes.

Le carnet d'adresses dans VisitorOS vs FacilityOS

Les carnets d'adresses dans VisitorOS et FacilityOS partagent les mêmes actions disponibles et se synchronisent entre eux. Cela signifie que toute action effectuée dans le carnet d'adresses de VisitorOS est reflétée dans celui de FacilityOS.

La seule différence entre les deux est que le carnet d'adresses de VisitorOS montre l'historique des visiteurs de l'hôte pour les trois derniers mois. Si vous utilisez des passes employés, il montre également les connexions des employés hôtes des trois derniers mois.

Documents

La section Documents vous permet de télécharger des vidéos ou documents pertinents du site que les visiteurs peuvent consulter ou signer lors du processus de connexion.

Les documents peuvent être spécifiques à un site, une langue ou un type de visiteur, vous permettant de personnaliser le processus de connexion. Pour apprendre à ajouter un document, consultez Ajouter un nouveau document dans VisitorOS.

Appareils

La section Appareils vous permet de voir et gérer les iPads et kiosques virtuels assignés à chaque site. Elle liste les informations suivantes:

• Type: Affiche un logo Apple si l'appareil est un iPad ou un logo cloud s'il s'agit d'un kiosque virtuel.
• Site: Le site auquel l'appareil est assigné.
• Statut: Indique si l'appareil est en ligne ou hors ligne.
• Nom de l'appareil: Indique si l'appareil est un iPad ou un kiosque virtuel.
• Dernière connexion: La date et l'heure de la dernière connexion de l'appareil.
• Logiciel: Le modèle de l'iPad et sa version iOS. Est également affiché le numéro de version de l'application VisitorOS.
• Étiquettes: Les étiquettes sont des mots-clés utilisés pour distinguer les appareils utilisés sur un même site. Par exemple, "Entrée principale" ou "Réception". Pour plus d'informations, voir À propos des appareils dans VisitorOS.

Pour en savoir plus sur la section Appareils, consultez À propos des appareils dans VisitorOS.

Listes de surveillance

Vous pouvez créer une liste de surveillance pour signaler des visiteurs lors du processus de connexion en fonction d'un nom, d'une entreprise, d'un e-mail ou d'un pays correspondants.

Lorsqu'un visiteur est signalé, vous pouvez configurer une liste de surveillance pour que VisitorOS:

• Bloque une étape, comme arrêter le processus de connexion.
• Envoie des notifications à un ou plusieurs employés.

Des flux de travail plus avancés peuvent également être configurés pour les listes de surveillance, vous permettant de:

• Afficher ou masquer des documents spécifiques.
• Exiger que des champs de données spécifiques soient remplis.
• Changer la couleur ou le modèle du badge pour alerter visuellement le personnel.

Pour faire configurer ces flux de travail avancés pour vos sites, ou pour en savoir plus sur les autres façons dont les listes de surveillance peuvent vous aider, contactez votre gestionnaire de la réussite client.

Menu Paramètres

Vous pouvez accéder aux paramètres suivants en sélectionnant l'icône Paramètres dans le coin inférieur gauche de VisitorOS:

• Sites: Gérer les paramètres pour chaque site. Pour en savoir plus, consultez Présentation des paramètres du site VisitorOS.
• Utilisateurs: Ajoutez vos employés en tant qu'utilisateurs pour qu'ils puissent se connecter à VisitorOS. Pour en savoir plus, consultez Ajouter un utilisateur dans VisitorOS.
• Rôles: Créez ou gérez les rôles pouvant être attribués aux utilisateurs.

Ressources supplémentaires

FacilityOS propose des heures de bureau en direct où vous pouvez poser toutes vos questions. Pour participer, inscrivez-vous à l'une des sessions suivantes:

• Discutez avec nous le mardi à 14h ET – Inscrivez-vous maintenant
• Discutez avec nous le jeudi à 14h ET – Inscrivez-vous maintenant